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請求管理代行のメリット・デメリット

会社の販売業務は代金を回収するまでが仕事です。いくら販売しても代金を回収できなければ意味がありません。このため請求業務は会社にとってとても重要な仕事です。しかし取引先が多くなると事務作業の負担も大きくなりがちです。その負担を減らす方法として請求管理代行があります。 この記事では中小企業にとっての請求管理代行のメリットとデメリットをご紹介します。

①請求管理代行の具体的内容とは？

②請求管理代行のメリット

③請求管理代行のデメリット

④請求管理代行を検討する際の注意点

⑤まとめ

①請求管理代行の具体的内容とは？

一口に請求管理代行といっても、内容は様々です。実際には業務を選んで依頼することになるでしょう。請求管理代行会社が対応している主要な内容をご紹介します。

(1)請求書発行、送付

取引先が多くなると請求書発行の事務作業は当然多くなり、請求書発行のシステムを構築するのにもコストがかかります。また昨今では送付方法も郵送だけでなく電子データなど多様化しています。
請求管理代行では請求書の発行を行ってくれるだけでなく、送付方法も柔軟に対応が可能です。請求書発行ではウェブ上へのアップロードといった形から、取引先指定のフォーマットに対応したり実際に紙で印刷したりと様々な要望に対応してくれます。

(2)入金確認、消込作業

売上代金の入金を確認する、そして請求データと確認して売掛金を消込する作業も大事な業務です。こちらも取引先や請求データが多くなると手間がかかる上、システム化するにもやはりコストがかかります。
請求管理代行ではこうした入金確認、消込作業の代行が可能です。

(3)未入金先への督促

売掛金の消込処理をした後は、未入金先を洗い出し督促をします。督促の結果、請求書を再発行するなどの対応が必要な時もあるでしょう。またなかなか連絡がとれないなどの理由で何度も督促をするなど、少額の債権に対して事務作業量が増える時もあります。請求管理代行ではこうした督促業務の代行が可能です。

(4)与信管理、与信審査

取引前には、取引先の支払い能力を確認する与信審査を行うことが多いですが、その方法は帝国データバンクなどを利用して財務情報を確認するのが一般的です。また財務状況も日々変化するので、継続取引先においては与信審査の定期的な見直しも必要になるでしょう。
与信審査、与信管理では取引先の財務情報を確認する事務手続きだけでなく、内容を判断して評価する手続きが必要で、それには知識や判断基準が求められます。また従業員一人だけに与信審査を任せるとその人の独断で決められ不正につながるリスクもあります。
請求管理代行会社ではこうした与信関連の業務の代行が可能です。

請求管理代行のメリット

中小企業が請求管理代行を利用する主なメリットは以下の通りです。

業務の効率化

事務手続きが煩雑な部分を代行してもらえば、社内での請求業務に係る時間を大幅に削減し、業務を効率化できます。
例えば請求書発行、送付を代行してもらえば、社内では請求金額を伝えるだけで済みますし、入金確認、消込作業まで代行してもらえば、その結果をもらって確認するだけで済みます。
経理などの間接部門の人員採用が資金的などの理由で難しい中小企業では、営業が請求業務の一部を兼ねている場合もあります。請求業務をアウトソーシングして効率化できれば負担を減らせるでしょう。

(2)ミスが防止できる

請求業務のミスは取引先に迷惑がかかるだけでなく、自社の資金回収遅れにもつながります。請求を代行してもらえば正確かつ取引先の要望に沿った請求方法、タイミングでの請求が可能です。

(3)コストの削減

請求業務が煩雑になるに従い、経理などの人材雇用が必要になります。また請求システムの導入が必要になる時もあるでしょう。
請求管理代行は必要な業務だけをアウトソーシングできるので、人員の雇用やシステム構築の費用よりもコスト削減が可能です。

(4)販売市場の拡大

与信審査をするには財務情報を分析して判断する力や自社内での判断基準の作成が必要ですが、特に中小企業では余裕がない場合もあるでしょう。そのような時に代行会社へ依頼すれば、今まで判断がつかずに取引を行えなかった相手とも取引を開始でき、取引先の拡大につながります。
また代行会社によっては、代金を回収できなかった場合に保証してくれるサービスを付けており、未回収のリスクを負わずに取引先を拡大できます。

(5)本業へ注力できる

限られた人材の中で請求業務の業務量が多いと、営業など売上に直結する業務に割ける時間が少なくなってしまいます。アウトソーシングにより請求業務の量を減らし、自社の社員が本業に注力できるようになります。
このように様々なメリットがありますが、まとめると特に以下のような会社は代行会社へ依頼すると効果的です。
　・小口の取引先の数が多くて、売上の割には請求業務の負担が重い。
　・人材不足で請求業務の負担が重い。雇用する資金的余裕がない。必要な作業だけを外注してコストを削減したい。
　・請求業務のミスが多く、トラブルが頻繁に起こる。
　・間接部門よりは、営業などの売上に直結する部門に人材を多く配置したい。
　・与信業務を自社で行う余裕がないが、取引先を拡大したい。
　・売掛金の未回収を少なくしたい。

請求管理代行のデメリット

一方で以下のようなデメリットもあります。

(1)ノウハウが残りにくい

アウトソーシングしてしまうと、自社に請求業務に関するノウハウが残らずに外注頼りになってしまいます。
請求業務は重要な業務です。将来的に自社で行うことも見据えている場合は、単純業務だけをアウトソーシングするなど、代行範囲を工夫するのもよいでしょう。

(2)取引先への説明が必要

請求業務をアウトソーシングすると、請求関係の窓口が代行会社になります。請求書の発送元、未入金時の連絡などが代行会社から行われるため、取引先に一度説明をしておく必要があるでしょう。

(3)コストがかかる

取引先や請求件数が増えてくると、請求業務のボリュームが増えます。そうすると業務量によっては代行してもらうほうがコストが高くつく可能性があります。
一般的に規模が大きくなってくると、自社内で業務を行うよりもアウトソーシング費用の方が高くなる傾向にあります。コストが高くなってきたら、他のメリット面とも比較した上で代行を継続するか検討するとよいでしょう。

請求管理代行を検討する際の注意点

請求管理代行を検討する際、どのように代行先を決めればよいでしょうか。検討する際の注意点をまとめました。

(1)代行範囲

請求業務といっても前述したように請求書の発行だけでなく様々な業務があります。そしてどの業務を代行してもらうかは自社のニーズで決めることが可能です。
請求書発行は請求業務の基本なのでまず対応していますが、その他の業務については代行会社によっては限定される可能性もあります。依頼したい業務を代行してもらえるか、事前に確認しておきましょう。

また請求書発行業務だけをとっても、紙で発行する、webでのアップロード、などとやり方は様々です。自社のニーズに合ったやり方で対応してもらえるかを確認しておきましょう。

(2)対応する業界

業界によって請求のタイミングや方法が変わるときもあります。自社の業界に対応しているか確認しておきましょう。

(3)料金

アウトソーシングは業務量によりコストが高くなる可能性もあります。メリットと比較して妥当なコストであるか検討しておきましょう。

(4)柔軟な対応をしてくれるか

請求業務を代行してもらうと、何か質問やトラブルがあったときの窓口が代行会社になる可能性が高くなります。柔軟かつ誠実な対応や、迅速な連絡をしてくれるかは重要なポイントです。

まとめ

以上、請求管理代行の業務内容と、メリット・デメリットをご紹介しました。
請求業務といっても請求書を発行するだけでなく、入金、消込、督促、与信管理と多岐にわたります。うまく利用すれば自社での業務を削減し、コア業務に注力できます。
メリットとデメリットをよく確認した上で、「請求管理代行」という選択肢も念頭においてみてはいかがでしょうか。 当社では、こうした「請求管理についてのお悩み」の解決をサポートいたします。 貴社の環境に応じて、必要なサポートを様々ご提案させていただいております。

もちろんご相談内容は守秘義務により厳重に守られますので、ご安心ください。

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