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コラム

2023.02.06: 経理が不正をしてしまった…仕組みが悪いので経理の見える化をしよう

経理はお金を扱うため、不正が発生しやすい業務です。

特に中小企業では経理に人員を割けず、一人に任せるケースが多くあり、さらに不正のリスクが高くなります。

この記事では、一人経理は不正リスクが高い理由、そして不正リスクをシステム化で改善する方法をご紹介します。

経理にたくさんの人員を割けない状況の場合などに、確認してみてください。

一人経理は不正のリスクが高い

経理の不正は、主に横領と会計帳簿の改ざんです。経理が横領をする状況の例としては、以下のようなケースがあります。

1.小口現金の横領
2.不正振込
3.交通費の水増し請求
4.売上代金着服

現金をそのまま横領するだけでなく、請求書や領収証などの資料を偽造する、私的な経費を請求する、水増し請求をおこなうなど、さまざまな状況が考えられます。経理が一人の場合は、特に経理による不正が防ぎにくくなります。その理由は以下のとおりです。

1.小口現金の横領

一人で小口現金を管理していると、一部を着服しても残高のチェックをする人がおらず、なかなか発覚しないケースがあります。

2.不正振込

経理担当が一人だと、その方だけが振込を自由にできる状態になる状況が多くなるため、振込の内容をチェックする人がいないまま出金ができてしまい、その後なかなか発覚しにくいことがあります。架空の請求書や私的な領収書による出金がおこなわれるリスクも高くなります。

3.交通費の水増し請求

経費の精算、特に交通費は不正がおきやすい場面です。一人経理だと、内容をチェックする方が一人だけになるケースがほとんどな中、特に電車代などは領収書がないことも多く、かつ頻繁に発生する費用であるため、水増し請求をしても気付かれないケースが多くあります。経理の方だけでなく、他部門の社員の不正も発生しやすいところです。

4.売上代金着服

経理担当が一人だと、入金業務も一人です。現金で売上代金を回収した際に、会社へ入金せず着服してもチェックする人がおらず、なかなか発覚しないケースがあります。売上代金だけでなく、バックマージンをもらったものの会社に入金をしないケースも考えられます。これは経理だけでなく、営業などの現場による不正もおきやすい状況です。
経理担当が一人だと、帳簿への入力も一人でおこなうことがほとんどです。帳簿を改ざんしてしまえば、不正の事実と帳簿を一致させてしまい、発覚が遅れる原因になります。例えば売上代金を着服した場合、売上を帳簿上計上せずに、現金を個人の懐に入れてしまうことが考えられます。また、不正に振込をした先を、仕入代金の支払等、本来の営業活動に関するものとして帳簿上は記録することも考えられるでしょう。

経理の不正を防ぐ方法

経理の不正を防ぐ対策としては、いくつか方法があります。主なものは以下のとおりです。

1.経営者が帳簿を確認する
2.記帳と出納担当を分ける
3.小口現金の廃止
4.アウトソーシングの利用
5.経理業務の「見える化」

1.経営者が帳簿を確認する

経理業務を複数人で相互チェックすれば、内部牽制になります。しかし、中小企業では経理に複数人を配置するのは難しいケースがほとんどでしょう。
このため、経営者がある程度の頻度で帳簿のチェックをすることで、一人経理での不正を防ぐ対策になります。帳簿を定期的に確認し、全件ではなくても大きな金額の取引だけ内容を詳細に確認するだけでも、不正防止につながります。
税理士に顧問契約を依頼して、大きな取引をチェックしてもらうことも有効な手段です。経理担当以外のチェックが入れば、一人経理での不正を防ぐ対策になります。

2.記帳担当と出納担当を分ける

出納で不正をしても記帳担当が別であれば、不正をした内容を記帳時に確認できるため、不正の防止につながります。しかし、前述したように中小企業では人員不足で難しいケースも多いでしょう。
このため、経営者が出納に関して一部だけでも担当すれば、一人経理での不正を防ぐ対策になります。支払いはネットバンキングを利用し、金額の大きな支払いだけは経営者ではないとできない、もしくは承認を必要とする、などの対策が考えられます。

3.小口現金の廃止

小口現金は不正がおきやすくなります。現金が近くにあり盗難の危険がある、現物と帳簿の差額があっても原因不明のまま処理されてしまう、といった状況がおきやすいからです。小口現金は経費の精算や小口の支払いなどに利用されますが、すべてを振込に変更することも可能です。小口現金自体を廃止する、もしくは上限の金額を設定し多額の現金を持たないことで、一人経理での不正を防ぐ対策になります。

4.アウトソーシングの利用

経理業務をアウトソーシングすれば、自社内での不正は回避できます。アウトソーシングにはメリットもありますが、自社内で経理業務のノウハウが残らない、コストがかかるといったデメリットもあります。メリットとデメリットを比較して検討しましょう。

5.経理業務の「見える化」

前述したように、経営者が経理に少しでも関与できれば不正の防止につながります。しかし、多忙のためまったく関与できない、またはしたくない経営者の方もいらっしゃるでしょう。このような完全な「一人経理」の場合は、経理業務を「見える化」して業務フローを見直し、仕組みを改善しましょう。そもそも経理業務の内容が明確化されていないと、不正がおきても発覚しづらくなります。業務の「見える化」のためには、システムの導入が有効です。システムの導入は業務フローを明確にできるだけでなく、導入自体が不正の防止にもなります。特にクラウド会計ソフト、経費精算システムの導入は、不正防止に有効です。詳しくは、次の項目でみていきます。

経理の不正をシステム化で改善しよう

クラウド会計ソフト、経費精算システムの導入が、経理の不正防止に有効になる理由は以下のとおりです。

1.クラウド会計ソフト

・場所と時間を問わず会計帳簿を確認できる

クラウド会計ソフトは、IDとパスワードさえあればどの端末からでも確認できます。このため、忙しい経営者でも会計帳簿を確認しやすい環境になり、経営者が内部牽制をかけられます。

・銀行口座やクレジットカード明細を自動で読み込みできる

自動読み込みにより、銀行取引をそのまま帳簿に流すことができます。不正な振込をしていると、その取引も帳簿に反映されるため、発見しやすくなります。

・店舗などのレジと連携が可能

店舗などの売上金データと帳簿を自動で連携すれば、売上金を操作した不正を防ぎやすくなります。経理の不正だけでなく、店舗での不正も防げるでしょう。
クラウド会計ソフトに銀行口座の自動読み込みをする場合は、インターネットバンキングの利用が必要になります。インターネットバンキングを利用すると、帳簿を確認する以前に銀行の取引データのチェックがしやすくなり、また振込作業も時間や場所を問わず可能になるため、経営者の方が関与しやすくなるでしょう。

2.経費精算システム

・交通費の内容を明確にできる

経費請求の不正で多いのが、交通費の水増し請求です。経費精算システムでは、区間、移動手段を入力すると最安値が自動計算されるようになっていたり、Suicaなどの履歴から読み込む形となっていたりします。定期券の区間をあらかじめ入力し、この区間を立替経費請求から除く処理をするシステムもあります。水増し請求の防止につながるでしょう。

・クレジットカードとの連携

立替経費は必ず法人名義のクレジットカードを利用するルールとし、経費精算システムと連携してデータを読み込めば、架空請求や私用の経費精算を防ぐことにつながります。

・小口現金の廃止

経費精算システムを導入し、経費精算をすべてシステム化すれば、小口現金を廃止できます。小口現金の管理の手間を省けるだけでなく、前述したように小口現金は不正が起きやすいため、不正の防止につながります。

まとめ

以上、経理の不正を防ぐ方法と、特に中小企業に多い一人経理でも、システム化で不正を防ぐ方法をご紹介しました。システムを導入するにもコストがかかります。資金面で経理の人員を増やせない中小企業では、躊躇する面もあるかもしれません。しかしシステム導入は、不正防止だけでなく社内全体の業務効率化にもつながります。
不正がおきると多額の損失を被るリスクがあるため、特にリスクの高い一人経理の中小企業では、何かしらの対策が望まれます。その方法のひとつとして、システム導入も検討してみてはいかがでしょうか。

私たち横浜・町田経理アウトソーシングオフィスは税理士法人YMG林会計のグループ会社であり、税務/経理の専門家である税理士とグループ提携しています。
経理担当者が不正を起こさない・起こした場合にすぐに気が付ける体制をつくるためのサポートも用意していますので疑問点・ご相談がございましたらお気軽にご連絡ください。

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