業務の標準化と平準化がキーワード。業務効率化のすすめかた - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2024.06.03: 業務の標準化と平準化がキーワード。業務効率化のすすめかた

業務の標準化、業務の平準化とは

業務効率化に意欲はあるものの、すべきことが具体的にわからず二の足を踏んでいるというケースは少なくありません。そのようなときに着目したいのが、業務の「標準化」および「平準化」です。この2点が実現できているのかをチェックすることから始めると良いでしょう。

業務の標準化

業務の標準化とは、従業員の誰もが同じ品質の成果物を挙げられるように業務手順を整えることです。具体的な取り組みとしては、業務プロセスを一定の基準に合わせてマニュアルや手順書を作成することなどが挙げられます。

業務の平準化

業務平準化は、従業員の業務量や作業負担、労力などを、できる限り均一にすることを指します。具体的な取り組みとしては、業務フローを把握するためにフローチャートの作成から始めます。

標準化のメリット

「業務の標準化」では、誰が担当者であっても同じ品質の成果物が挙がることを目的として、業務手順を整えます。企業にとっての具体的なメリットは、以下の通りです。

属人化の解消

「属人化」とは、担当者だけが業務手順を知っている状態を指します。中小企業は1人の社員が同じ業務を長く受け持つことが多いため、属人化リスクが高まりがちです。引継ぎを想定していないためマニュアルが存在せず、担当者個人が得たノウハウが企業に蓄積されていないケースもあります。そのような状態では、担当者が急に退職や休職をした場合にその業務はブラックボックス化するでしょう。関連業務の停滞は必至で、顧客や取引先に迷惑をかけるばかりか、企業存続の危機を招くことにもなりかねません。

業務の標準化が実現すると、属人化は解消します。担当者不在でも業務が滞ることがなくなるため、担当者自身の負担も軽くなるでしょう。時間外労働が減ったり休暇を取りやすくなったりといった労働環境の改善も期待できます。

品質の安定

業務を標準化すると、決められた手順に従うことで誰もが同じ品質の成果を得られるようになります。担当者によって成果水準にばらつきが生じることがなくなることは、品質の安定につながります。このことから、対外的な評価を上昇させ、業績の向上も期待できるでしょう。

不正リスクの低減

標準化されていない業務は、担当者以外には正解がわかりません。ミスや漏れを見落しやすく、意図的な改ざんや横領といった不正が起こっても気づきにくいという危険な状況です。

標準化すると、担当者以外でも業務内容や手順を理解できるためダブルチェック機能がはたらきます。透明性が増すため、不正リスクは大幅に低減するでしょう。また、ミスや漏れも見つけやすくなり、正確性も高くなります。

平準化のメリット

特定の従業員に業務量が偏らないよう調整を行うことが「業務の平準化」です。企業にはどのようなメリットがあるのか、具体例を挙げて解説します。

業務量の偏りを防ぐ

業務の平準化では、同じ工程で作業する従業員のうち、特定の人だけに負担がかかる状態を防ぎます。特定の従業員ばかりが負担の大きい作業を担う状況は、その作業についての属人化リスクが高まります。また、誰かが無理をして業務を行う状況は健全とは言えず、チーム破綻の危険性をはらんでいます。

業務フローを見直し、リソースに適した業務内容にすることで偏りがなくなり、属人化解消や労働環境の改善もかなうでしょう。

生産性が向上する

「業務量」と「リソース」のバランスが悪い状態には、表面化していないムダな作業や無理な労働が隠れています。ムリとムダの多い業務は品質のムラを招き、その修正といった新たなムダ・ムダが生じる悪循環に陥りかねません。

業務の平準化をすることで、コストパフォーマンスが向上し、生産性アップにもつながります。業務フロー改善で「ムリ・ムダ・ムラ」が排除され、品質の向上も期待できます。

連携の強化とモチベーションアップ

業務量が偏っている状態のチームには、負担を抱えて常に疲弊している従業員がいる一方で、手が空いているのにできることがなく仕事に対するモチベーションが低下する従業員がいます。このような状態ではそれぞれに悪感情が生じ、チーム全体の連携を図ることが難しくなるでしょう。

業務の平準化により従業員個人の業務負担のバランスがとれれば、自然にチーム全体のバランスよくなり連携も強化されます。業務の個人負担が偏らないことがわかれば、従業員も安心して働くことができるため、モチベーションアップやエンゲージメントの向上も期待できます。

標準化・平準化に有効な対策

業務の標準化と平準化をおこなうために、有効な対策をご紹介します。

業務フローチャートの作成

まず、業務全体を俯瞰で捉えるためにフローチャートの活用が有効です。フローチャートとは、一区切りの業務におけるスタートからゴールまでの手順を図表化したものです。誰もが直感的に理解しやすいように、時系列に沿って各ステップを並べ、矢印でつないで手順を示します。自社での作成が難しい場合は、ヒアリングに基づき適切なフローチャートを作成してくれるプロに頼るのも1つの手です。

フローチャートは、関連業務を含めた工程全体を俯瞰できるため、ミスや遅延が生じた場合も即時対応が可能で、ボトルネックの特定にも役立ちます。完成したフローチャートはマニュアルとしても使えるため、将来の引き継ぎにも活用できるという利点があります。

業務フローの再構築

フローチャートを作成する際は、自社の業務をすべて洗い出しましょう。定型業務（ルーティンワーク）はもちろん、非定型業務についても徹底的に可視化します。業務内容にムリ・ムダ・ムラが見つかったら、廃止や統合を重ねて最適な業務フローを再構築します。

フローチャートを作成するだけで業務フローの最適化ができるわけではありません。トライアンドエラーを繰り返しながら、複数回の改定が必要です。このとき、業務改善のノウハウを持つプロに任せることで効果的かつ効率的に進めることができるでしょう。

ITシステムの導入で自動化する

データ入力業務や計算、日程調整、タスク管理などは自動化しやすい業務です。クラウドシステムを介することで効率よく標準化でき、属人化も防げます。また、業務を自動化すると単純に作業工程が減るため、平準化もしやすくなります。また、人的ミスの削減やタイムラグの解消にもつながり、経営判断材料を得やすい環境を整えることにもなるでしょう。