中小企業の事務職必見！その仕事、誰かに代わってもらいませんか？ - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2023.11.10: 中小企業の事務職必見！その仕事、誰かに代わってもらいませんか？

バックオフィス業務全般担当者の「よくある不安」上位3つ

1人で経理業務を担当する社員のこと、またそのような状況を「1人経理」といい、経営者から見た問題点については他の記事でも紹介しています。

ここでは、経理を兼務する事務職員が抱えやすい不安について、その理由とともに紹介しましょう。

簿記がわからない

簿記とは、会社のお金の流れをルールに従って記録・計算・整理して、経営成績と財務状態を明らかにするための技能です。

経理業務には簿記の知識を必要とする場面が多くありますが、「経理」を担当する際に資格の有無は問われません。そのため、「実際にやっていくうちに覚えればいい」と無資格者や未経験者に任せているところも少なくないでしょう。

しかし、転職業界では「経理は実務3年以上からが経験者、5年以上で戦力」といわれる専門職です。「経験しながら慣れる」までの数年間、担当者はずっと不安を抱えたままということになりかねません。

また、経理業務は、会社ごとにローカルルールが定着している業務でもあります。

例えば、「科目」とはお金の使い途や入ってきた理由をカテゴリ分けして、流れを明確にするためのルールです。科目の扱いかたは簿記によって得られる知識ですが、「何をどの科目にするか」はそれぞれの会社に任されています。

前任者からの引き継ぎが十分でない場合、実用的なマニュアルがない場合は、たとえ経験者であっても独自ルールを理解するまで時間がかかるでしょう。

専門用語がわからない

「社会保険」や「税金」にまつわる専門用語やルールがわからないという不安もよく聞く話です。

役所から届く書類を「処理しておいて」と渡されても、書かれている言葉の意味がわからず苦労する担当者も多いでしょう。経理で扱う専門用語は一般的に馴染みが薄く、独学で学ぼうにもまず単語の意味を調べるところから始めなくてはならないと頭を抱える方もいるのではないでしょうか。

しかも、社会保険の仕組みや税法は毎年のように細かい改正、数年おきに大改正が行われています。そのたびに勉強をして、知識をアップデートする必要があるのです。

責任が大きい

バックオフィス業務は、生産・開発や営業といったコア業務部門のように見えやすい成果がありません。
そのため、社内でも他者からの評価を得にくいことが多いでしょう。

しかし、お金に関する業務が多いため、責任は重大です。

日々の記帳に基づいて作成される年次決算の財務諸表（損益計算書・貸借対照表）は、経営判断に影響を与えるのはもちろん、法人税や消費税などの納税額の算出根拠となります。また、給与計算や社会保険では、勤怠情報や個人情報も管理するため気苦労が絶えないでしょう。

働き方改革では有給の消化や残業の削減を推奨されていますが、デリケートな情報を他の社員に見せないようにするため、あえて残業をするという話も珍しくはありません。代わりの人員がいないため、有給も思うように取得できないという不満もあるでしょう。

このように、経理・バックオフィス担当者は、大きなストレスと不安を抱えやすい環境にあるのです。耐えきれずに辞めてしまったり、負担が大きすぎて業務が回らなくなってしまったりする前に、何らかの手を打つ必要があります。

経理担当者の不安を解消するためには、経理やバックオフィス担当者の人数を増やし、分担や相談ができるようにすることが効果的です。しかし、その分人件費や教育費などのコストがかかることを考えると簡単なことではありません。

そこで、比較的低コストで実行でき、効果の高い方法を3つ紹介します。

　①ルール通りに動くことが得意な機械【クラウド型ツール】を導入する
　②知識と経験を持つ専門家に【業務委託】をする
　③仕組みの再構築【業務フローの見直し】をして業務効率をあげる

具体的な方法について、1つずつ説明していきます。

解決策1：クラウド型ツール

経理業務の大半は、ルールに則った正確な記録とデータに基づく正確な計算です。こうした作業は、機械を利用する方が効率よく進められるでしょう

クラウド型とは、オンライン上のサーバーで提供されているサービスを、インターネットを通じて利用するものです。

クラウド型の「会計ツール」は、簿記や税務の知識が無くてもツールの指示に従うだけで正しく会計管理ができるように作られています。もちろん機械が正しく稼働するための初期設定や最終的なチェックは人間が行いますが、日常的な業務量は大幅に減るでしょう。

クラウド型ツールをいつでもどこでも快適に利用

一般的なクラウド会計ツールの機能には次のようなものがあります。

・仕訳入力
・出納管理
・月次レポート作成
・決算資料作成　など

多くの会計ツールでは、人事労務ツール（勤怠管理・給与計算・社会保険・年末調整など）との連動ができるため、バックオフィス業務の大半を一元化かつ自動化することも可能です。

クラウド型ツールのメリットとデメリット

クラウド型ツールを利用するメリットは多いですが、次の3点では特に大きなメリットを得られます。

【メリット①】いつでもどこでも利用できる。

オンライン上のサーバーにデータ保存されているため、アクセスする時間や場所、端末を選びません。担当者以外にも権限を発行すれば、移動中にかかった経費を入力したり、商談前に現時点の財務状況を確認したりと柔軟に活用できます。

また、定期的に税理士などの専門家にデータチェックや状況確認をしてもらうことも可能です。

【メリット②】自動入力で手間もミスも大幅削減

取引銀行との連携、POSレジとの連動により、伝票を入力し直す必要がなく正確な数値が自動的に入力されます。交通系ICカードや経費用クレジットカードと連携させておけば、交通費精算や小口現金による経費精算も不要です。

担当者が手入力するものは。突発的な支出や新しい取引先などイレギュラーな案件のみとなります。また、集計はもちろん、月次レポートや決算資料も自動作成できるため、決算期の残業も大幅に減らせるでしょう。

「実は数字が苦手」という人でも簡単に扱えて、計算ミスの心配もありません。

【メリット③】クラウド保存でデータ消失リスク減

個別PCにデータが保存されている場合、そのPCが壊れてしまったらデータも消失してしまう可能性が高いです。しかし、クラウド保存されている場合は、個別のPC端末が壊れてもデータに影響はありません。

ただし、次のようなデメリットがあることも覚えておく必要があります。

【デメリット①】導入費用、運用コストがかかる

当然ですが、導入のための初期費用と毎月の運用コストは必要です。ただし、経理担当者の残業代、1人増やす場合の人件費などと比較すれば安価でしょう。

また、単純なミスや不正リスクの回避ができ、正確性があがり、業務効率も向上することを考えれば結果的にコストダウンできるのではないでしょうか。

【デメリット②】セキュリティ上の不安

お金に関連するデータをクラウドで保存するということに抵抗がある人もいるでしょう。しかし、会計ツールを提供する企業にとってセキュリティは信頼の要です。

十分なセキュリティ対策が取られているならば、個別にインターネットを利用するよりも安全生は高いと考えられます。

解決策2：プロの代行

経理業務や税務、社会保険にまつわる業務は、専門知識が必要な難しい業務です。

専門知識を持たない人が無理に担当するよりも、外部の専門家に委託するほうが、正確性も効率も向上します。苦手だと思いながら、専門用語の意味を調べることも、改正に対応するために勉強することも必要ありません。

知識と経験を持つ専門家にお任せ

一般的な経理代行で委託できる業務は下記の通りです。

・仕訳入力、記帳、出納管理
・給与計算、社会保険管理、年末調整
・振込・請求管理
・決算資料作成　など
・クラウド会計ツール導入の初期設定や運用サポート
・経理のコストカット診断
・業務フロー見直し　など

専門家への経理代行では、業務単位ごとの委託から「一任（丸投げ）」まで柔軟に選択できることが多いでしょう。

プロ代行のメリットとデメリット

プロによる代行のメリットとしては、次のようなものが挙げられます。

【メリット①】正確性が高い

プロ代行業者には、会計士や税理士といった専門資格を持つスタッフが複数人在籍しているのが一般的です。徹底的なダブルチェックが行われているため正確性が高く、安心して任せられます。

【メリット②】必要な業務だけを委託できる

それぞれの会社によって、負担に感じる業務の種類や量は異なるでしょう。プロに代行する場合は、特に負担になっている部分だけを任せるという方法もあります。

たとえば、日常業務は回っているけれど月ごとのダブルチェックを委託する、決算や年末調整だけ委託する、デリケートな給与計算のみ委託するといった具合です。

【メリット②】プロの視点で適切なサポートを受けられる

専門家に依頼する最大のメリットが、「相談できる」という点です。自社の経理業務の問題点を相談し、「委託すべき点」「内製ですべき点」などを判断してもらえるため、無駄がなく効率のよいサポートが期待できます。また、先に予算を伝えておくことで、無理の無い範囲で委託できる点もメリットの1つです。

ただし、会計ツール同様に、次のようなデメリットに注意しましょう。

【デメリット①】委託コストがかかる

ツールの導入と同様に、委託のためのコスト増は避けられません。しかし、プロ並みの経理人材の雇用コストとは比較にならないほど安価です。ミス軽減・不正リスク回避・正確性向上などによるコア業務効率アップを考えれば、相対的なコストダウンにつながるでしょう。

ただし、突発的な対応や追加委託で料金がどのくらい変わるのか、事前に確認しておくことも重要です。

【デメリット②】セキュリティ上の不安

会社の資金データを外部に出すことになるため、セキュリティ面で不安があるということもあるでしょう。委託先企業、委託先担当者が信頼できるかどうか、しっかりとコミュニケーションを取って見極めてから依頼することが大切です。

【デメリット③】自社にノウハウが残らない

経理に関する業務を完全に外部に出してしまうため、自社の経理スタッフを育てることができません。今後も経理スタッフを置く予定がない企業は、丸投げでも大きな問題ではないでしょう。

しかし、将来的には人員を増やし経理を内製化しようと考えている場合は、部分的な委託や繁忙期サポートを中心に利用するという手もあります。

解決策3：業務フローの見直し

経理業務フローの見直しとは、業務内容をいったん洗い出して業務の可視化を行い、「ムリ・ムダ・ムラ」のない業務フローを再構築することです。

自社スタッフだけで行うこともできますが、経理の専門知識を持つ外部のプロに助言してもらうほうがよいでしょう。

根本的な解決策をご提案

業務フローの見直しでは、次のような改革が行われるケースが多いです。

キャッシュレス化推進

法人カードなどの活用で、小口現金を無くし経理生産業務をデジタル化します。

作業環境の改善

パソコン環境、インターネット環境の整備を行い、業務を行いやすい環境を作ります。

・クラウド会計ツールなどの導入
・経理業務のアウトソーシング
・業務マニュアル作成　など

中小企業によっては、なかなか行うタイミングがつかめなかったDX化の推進を行うケースが多いでしょう。

業務フロー改善のメリットとデメリット

業務フロー改善を行うことで、次のようなメリットが期待できます。

【メリット①】属人化の解消

属人化とは、「その人がいないと業務内容がわからず、業務が回らない」という状況です。特に1人経理でおこりやすく、急な退職や休職により業務がストップする原因にもなっています。

業務フローを見直し、見える化やマニュアル作成によって「誰もがわかる状況」にすることで、経理担当者の負担や休みづらさは大きく改善するでしょう。また、誰も指摘できないことで起こりうるミスや不正を回避する効果もあります。

経理担当者の交代があった場合でも、確実な引き継ぎが可能です。

【メリット②】業務効率の向上

経理・事務業務の効率化を進めることで社内のリソースをコア業務に集中できるという効果が見込めます。そのため、生産性向上や成績向上など会社全体の成績もアップするでしょう。

【メリット③】外部委託がしやすくなる

業務の棚卸をすることで、外部に委託すべき業務がはっきりします。どこを委託すればムダが無いのかわかるため、さらに効率のよい代行活用が見込めます。

デメリットとしては、次のようなことが考えられます。

【デメリット①】自社で行う場合は、手間がかかる

業務フローの見直しには、いったんすべての業務を洗い出して、何がどのように動いているのか把握する必要があります。通常業務を行いながら、片手間にできる作業ではありません。

【デメリット②】外部に依頼する場合は、コストがかかる

1つ前の項で紹介した経理代行のプロには、業務フローの見直しを委託することも可能です。ただし、当然のことですが、費用がかかります。

しかし、まず業務フローの見直しの見直しを依頼して、その改善策に基づいて会計ツール導入や業務委託を検討するというのが、結果的にもっとも効率がよくコストも削減できる方法ではないでしょうか。

その際は、依頼先と十分にコミュニケーションをとり、資格や実績等の確認を行い、慎重に検討することが重要です。

まとめ

技術革新により高機能なツールが比較的安価で利用できるようになりました。

家庭に全自動掃除機や乾燥機付洗濯機があることで、家事が効率化されます。また、調理のプロの手を借りた飲食店やデリバリーを利用することで、調理時間を他のことに使えるでしょう。年に1度くらいは、掃除のプロに任せる方が毎日を快適に過ごせるかもしれません。

会社にも様々なサービス・ツールを導入し、事務員の負担を減らし快適な労働環境を整えていきましょう。

弊社では、貴社の環境に応じて経理業務のアウトソーシング、業務フロー改善のご提案・サポートなど、必要なサポートを様々ご提案させていただいております。もちろんご相談内容は守秘義務により厳重に守られますので、ご安心ください。

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