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2022.05.02

【経理業務といえば】決算業務についてじっくり解説！

決算業務は、一年間の企業の営業活動の結果である「決算書」を作成するための業務で、経理の事業年度最後の仕事ともいえます。中小企業では年に一度の業務であることも多いのではないでしょうか。 決算業務は通常の経理業務と違い、決算特有のものがあります。この記事では中小企業の決算業務の概要と決算特有の会計処理をご紹介するとともに、決算業務を効率化するための方法も合わせてご説明していきます。

中小企業の決算業務の概要

決算業務にはさまざまな業務がありますが、主に大きく3つの業務に分けられます。勘定科目残高を確定する業務、税金を計算する業務、そして決算書を作成する業務です。

(1)勘定科目残高の確定

まずは決算日時点でのすべての勘定科目の残高を確定します。経理では日々仕訳を計上して試算表を作成していますが、決算で残高を確定するにあたって月次での処理と異なる点は、確定した棚卸資産の数字を計上する、などの決算特有の処理があることです。その他にも預金残高や借入金残高などは銀行から残高証明書を取り寄せて金額を確認するなど、勘定科目の残高が決算日の時点で正しいものであるかをより詳細に確認して確定させる作業を行います。

(2)消費税・法人税の計算

勘定科目残高が確定したら消費税の計算、そして法人税の計算を行います。 まずは消費税の確定金額を計算したら、未払消費税を計上する仕訳を入れます。その後法人税を計算して、未払法人税を計上する仕訳を計上します。 税金の仕訳を計上すれば、決算で計上する仕訳はすべて完了です。

(3)決算書の作成

数字がすべて確定したら、最後に決算書を作成します。決算書は、貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書および個別注記表です。 また税務申告のために申告書も完成していきます。申告書には税金計算のために作成するものだけでなく、勘定科目残高内訳書などの細かい書類もあります。税務署に提出する申告書一式をすべて作成しなければなりません。

決算時特有の会計処理

決算業務の基本であり時間もかかるのは、上記(1)である「勘定科目残高の確定」の過程です。特に決算特有の処理をよく理解しておく必要があります。ここでは決算時特有の会計処理の中でも、どの会社にも発生しそうな主要な処理を3点ご紹介します。

(1)在庫の金額の確定、仕訳計上

現在試算表に計上されている棚卸資産勘定の金額は原価に振り替え、「確定した」棚卸資産の金額を原価から棚卸資産へ振り替えします。

例えば期首で20万円の商品在庫を計上していたものの、確定した商品在庫は25万円だった場合の仕訳は以下になります。

在庫(棚卸資産)は、仕入れたものの期末日時点でまだ使用していないものです。決算日に棚卸資産や貯蔵品がある場合には、まず実際に数えます。そして仕入単価(自社で採用している評価方法の単価)を調べて掛け合わせ、決算日時点での棚卸資産の金額を出します。これが「確定した」棚卸資産の金額です。
決算日時点での数量を確定させるためには、決算日近くで在庫を数える必要があります。実際に数えるのは経理だけでなく他の部門の人にもお願いする場合が多いでしょう。

(2)減価償却費の確定、仕訳計上

固定資産がある場合には減価償却費を計算して仕訳計上します。
固定資産は支出時に一度に経費にならず、耐用年数にわたって経費になります。減価償却費の計算自体は会計ソフトで計算することが多いでしょう。ただしその前提として固定資産のソフトへの登録を正確に行う必要があります。金額だけでなく、償却方法、耐用年数、勘定科目などの判断をします。 登録が正確であることを確認したら、実際に計算された金額を仕訳計上します。期中に概算で計上しているものがあれば戻し入れた上で、確定数字を計上していきます。
例えば器具備品400,000円、償却率0.5(定率法)の減価償却費200,000円を計上した場合の仕訳は以下になります。

(3)未払金、未収入金などの計上、経過勘定の処理

未払金、未収入金、前受金、前渡金などの科目は、支払または入金する期と、費用または収益として認識する期が一致していないものです。
以下を確認した上で、該当するものがあれば未払金、未収入金などの内容に合う科目で計上します。

・支払または入金したものの、費用または収益として認識するのは来期以降のものがないか

・支払または入金はないものの、今期に費用または収益として認識しなければならないものがないか

例えば決算月3月で、3月中に消耗品25,000円を購入、納品されて使ったものの、支払は4月となった場合の仕訳は以下になります。

また経過勘定は、前払費用、未払費用、前受収益、未収収益をいいます。継続したサービスの中で一部だけ支払時と発生時の時期がずれる時に使用します。 例えば前払費用は、家賃の翌月分を当月末に支払っている場合に、翌月分を経費から振り替える時などに使います。 例えば決算月3月で、3月末日に4月分の家賃200,000円を支払った場合の仕訳は以下になります。

決算業務を効率化するためには

決算業務は通常の業務にプラスして決算時に一気に行わなければならないため、大変かつ時間がかかります。少しでも効率化するにはどうすればよいでしょうか。ここでは対策法を4点ご紹介します。

(1)期中から仕訳の見直しをする。なるべく前倒しで処理しておく。

決算期に業務を集中させることを防ぐためには、なるべく期中から前倒しで処理しておくとよいでしょう。例えば以下のような作業が考えられます。

・日々の仕訳を注意深く正確に計上する

・残高に異常なものがないか月次で確認し、間違いがあれば都度訂正しておく

・固定資産の把握、耐用年数の判断、システムへの登録を都度おこなっておく

・決算に必要そうなデータは整理しておく

・前払費用や未払金など、期中で把握できた分は都度計上しておく

決算業務の効率化で一番大事なのはこの点です。決算まで問題を先送りにせず、判断が必要なものは都度検討する、ミスがないか定期的に確認する、など、日々の会計処理を丁寧に行っているかどうかが決算業務を減らせる大きなカギになります。

(2)業務マニュアルの作成

決算業務は一年に一度のことも多いと思います。慣れていないと思い出すまでに時間がかかるので、業務マニュアルを作成しておくと効率的でしょう。 マニュアルがあれば経理の担当者が変更になってもスムーズに引き継ぎもできます。

(3)他部門との調整をしておく

決算業務は経理だけでは完結できません。請求書がなければ残高が確認できない、営業が経費精算をしてくれないと経費が確定できない、など他部門からの資料が必要な場合が多くあります。

決算業務に必要な資料を洗い出し、他部門に事前にアナウンスして協力を依頼しておきましょう。

(4)アウトソーシングも検討にいれる

決算業務は決算期に業務が集中するだけでなく、簿記の専門的な知識も必要です。業務をアウトソーシングすれば自社の経理の業務負担が減るだけでなく、専門性も確保できます。 特に残高の確定や税金計算は専門的知識が必要な場面です。税理士やアウトソーシング会社へ依頼すると効率的でしょう。ただしコストがかかります。アウトソーシングでは外部に依頼する業務を限定できるので、コストと比較して依頼業務を検討するのもよいでしょう。

まとめ

以上、決算業務の概要と決算特有の会計処理、効率化するための方法をご紹介しました。

決算業務は経理の中でも負担の大きい業務です。前倒しできるものは行ったうえで、事前に業務フローを確認しておき、効率的に行いたいところです。 税務申告を専門家である税理士に依頼したり、決算業務をアウトソーシングしたりする選択肢もありますので、うまく活用することを選択肢のひとつとするのもよいのではないでしょうか。

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