クラウド会計の導入サポートで、業務効率化=生産性向上を狙う - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2023.07.27: クラウド会計の導入サポートで、業務効率化=生産性向上を狙う

経理は企業経営にとって重要な業務です。

経理業務自体を専門家に任せたいという経営者がいる一方で、大事な経理データを外部に渡してしまう不安もあるでしょう。

今回は、専任のスタッフが要件をヒヤリングしながら使い勝手の良いシステムを構築する「クラウド導入支援」について解説します。

クラウド導入支援とは？

煩雑な経理業務を、クラウド会計ツールを導入することで効率化を図ろうと考える経営者は少なくありません。

しかし、情報漏えいなどのリスクを懸念したり、どのクラウドサービスを利用するのが良いか判断がつかなかったりといった理由で、導入を躊躇してしまう場合もあるでしょう。

クラウド導入支援とは、そのような場合に、知識やノウハウのある専門家の意見を聞きながら、無理なくスムーズにクラウド会計の環境構築をすることができるサービスです。

また、スタートアップの際だけでなく、その後の永続的なフォローも対応が可能な安心してクラウド導入ができる便利なサービスです。

クラウド導入支援における3つのステップ

導入支援サービスを利用するにあたっては、目的を明確にし、現状の課題をどのような形で解決するのか、ある程度の着地点がイメージできていると、専門家とのやり取りもよりスムーズにいくでしょう。

では、クラウド導入支援とは、実際にどのように進められるのでしょうか。基本的なクラウド導入支援の流れについては、次のとおりとなります。

ステップ1：ヒアリング

中小企業にはさまざまな業態があり、その企業の経営状況や取引状況も企業ごとにさまざまです。

まずは、企業概要から売上げ発生の流れ、各種経費や人件費、外注費の発生支払状況、取引方法、借入金の有無などを丁寧にヒヤリングし、現状把握をおこないます。

この際、現状の課題とともに、想定している改善後のイメージを明確に伝えられると、その後の経理フロー構築にあたってもスムーズにいきます。

また、クラウド導入にあたっての疑問点やメリット・デメリットについて、この時点でしっかりと確認をして、不安な点の解消をしておくとよいでしょう。

ステップ2：経理フロー構築

クライアントへのヒヤリングで現状把握をし、現状の課題が明確になったら、次に、実際にその課題解決をするための経理フローを設計していきます。

導入すべきクラウドツールの提案、初期導入費用及びランニングコストの見積もり、クラウド導入後のセキュリティ対応の確認、導入後の運用方法の確認などを順に行い、導入企業の意向を確認しながら、企業のニーズに沿うような経理フローを構築していきます。

ステップ3：クラウド会計ツール導入

最後に、いよいよクラウド会計ツールの導入となります。

経理フロー構築の際に確定したクラウドツールを、場合によっては導入企業の実態に合うようにカスタマイズをして、もしくはそのまま基本設定をするなどして、クラウド会計ツールを実際に使えるようにします。

移行計画に沿って、エンジニアが開発構築、動作確認、切替作業を実施します。

導入後には、使用方法のレクチャーもおこないますので、操作に不安な人でも安心して新システムの利用をスタートすることができます。

クラウド会計ツール導入で得られる5つのメリット

クラウド会計ツール導入にあたっては、サーバーやネットワーク機器を準備することなく、インターネットを通じてのサービス利用となります。

機器代が発生せず、サービス利用料のみの支払いとなるため、コスト減が期待できます。

機器の購入や設定が不要で、クラウドサービスの契約締結をすればよいだけなので、導入も比較的、早くできるでしょう。

ここでは、クラウド会計ツールを導入することで得られるメリットとして、次の5つを紹介します。

メリット1：場所・端末を選ばず、リアルタイムで経営状況を把握できる

クラウド会計ツールを用いると、社内だけでなく、外出先や自宅からでも操作が可能になりますので、業務の効率化につながります。

複数人同時にアクセスできるため担当者不在時の対応が可能となるほか、権限設定や同時アクセス人数を限定することで情報漏洩のリスクも軽減されます。

また、データ連携によりすぐにレポートが作成されるので、リアルタイムで経営状況を把握でき、経営判断のスピードもアップします。

メリット2：追加費用不要の自動アップデートで、常に最新の法律や制度に対応

法改正等があるたびにアップデートする必要のあるインストール型の会計ソフト等とは異なり、クラウド会計ツールでは導入企業によるアップデートは不要です。もちろん、アップデートに費用が発生することはありません。

頻繁に行われる税制度の改正などにも、システムが自動的に法改正したものにバージョンアップされるため、経理担当者の負担も減り、対応漏れの心配がなくなります。

メリット3：データ消失リスクが低い

クラウド型でない場合、外部記憶媒体や自社サーバーにデータのバックアップをするなど自社でインフラを整える必要があります。また、災害が発生した際などにはデータ消失のリスクがあります。

一方、クラウド会計ツールにおいては、クラウドサーバ上にデータがあるため、手元の端末に何らかの不具合が起きてもデータが消失するリスクが少なく安心です。

災害時においても、クラウド上にあるデータをすぐに利用できるので、BCP対策にもなります。

さらに、クラウド会計ツールでは、セキュリティ対策されたうえでデータを外部のクラウドサーバ上に保管するため、不慣れな人が社内の端末で情報を扱うより安全です。

メリット4：自動入力・自動取り込みで入力の手間が激減

クラウド会計ツールでは、記帳のための入力の手間が大幅に省けます。

銀行口座やクレジットカードなど金融機関と連携できたり、スマホで領収書を撮影すればそのまま自動的に取り込んだり、勤怠データが連動できたりと、いろいろな形で自動入力・自動取り込みができるようになっています。

自動入力及び自動取り込みにより、適切な仕訳へ自動的に変換されるため、入力の手間が激減し、業務が効率化されます。また、入力による人的ミスも減らせます。

メリット5：トータルで大幅なコスト削減が可能

サーバー等機器のインフラ整備の必要がないことから、クラウド会計ツール導入時のイニシャルコストの大幅な削減が実現できます。

また、機器の管理やメンテナンスといった保守費もかからないため、ランニングコストの心配も不要です。

また、煩雑な経理作業を効率化できるため、社内リソースをコア業務に集中させることができます。毎日毎月発生していた膨大な紙資料や保存するためのファイル、スペースも不要になり、経費削減にも繋がります。

コア業務がスムーズに進むことで生産性向上も期待でき、コストパフォーマンスの良い経営が可能になります。

クラウド導入が成長エンジンに

上記のとおり、インターネットを通じてサービスや機能を使うことができるクラウド会計ツールを導入するメリットは多数あります。

自社の課題解決に対応できる会計システムを導入することで、経理業務の大幅な効率化も期待できます。

また、タイムリーに財務諸表等のデータが出せるようになるため、自社の情報分析や経営判断もしやすくなるでしょう。

経理以外の業務でもクラウドを導入するきっかけにもなり、その場合は経理業務との連携もスムーズになります。

クラウド会計ツールの導入により、経理業務の効率化により、その余力でコア業務にも専念でき、企業の成長につながります。

まとめ

クラウドサービスに興味はあるものの、何をどうしたらよいのかわからなかったり、使い方が難しそうといった懸念があったりするのであれば、クラウド導入サービスを利用することをおすすめします。

クラウド導入サービスを利用することにより、そういった悩みから解放され、スムーズに快適なクラウド環境を構築ができます。

テレワークが定着してきている昨今、クラウド導入のニーズは確実に高まっています。

経理事務にまで手が回らない中小企業やベンチャー企業、個人事業主、フリーランスの方にとっては、クラウド会計ツール導入によるメリットの恩恵は特に大きいでしょう。

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