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2023.07.27: 【徹底比較】ズバリ記帳作業は自計化・代行・派遣のどれが効率的か

記帳作業は、会社を運営するうえで最も重要な業務のひとつです。

経理担当者に任せるケースが多いですが、中小企業では人材確保が難しいところもあるのではないでしょうか。

そこで本記事では、記帳作業について「自計」「代行」「派遣」という3つの選択肢を提示し、特徴やメリット・デメリットをわかりやすく解説します。

また、それぞれどのような企業におすすめかという点についても、併せてご説明しましょう。

記帳作業とは？

事業をおこなう中で生じた取引内容を仕訳して帳簿に記入することを、記帳作業といいます。

会社のお金の流れを記録することで損益を明らかにし、正確な納税額を算出することが大きな目的となります。

もちろん、経営判断を下すためにも役立ちます。

経理の業務には、日常的な仕訳入力作業だけでなく、根拠資料となる領収証や請求書などの証憑を整理して適切に保存すること、国税関係書類や決算関係書類を作成することなども含まれます。

作成した国税関係書類や帳簿書類、証憑などは法律で保存が義務づけられているため、必ずおこなわなければなりません。

では、誰がどのように作業をおこなえば良いのでしょうか。

記帳作業を実行するための3つの選択肢

記帳を実行する手段としては、3つの選択肢が考えられます。

①自計：自社の社員がおこなう
②記帳代行：外部に業務委託する
③派遣：必要な時間分のスタッフ派遣を依頼する

それぞれを簡単に比較すると次の通りです。

それぞれの企業規模や状況によって、どの方法が適しているかは異なります。

ここからは、各選択肢の特徴やメリット・デメリットについて、さらにくわしく説明していきましょう。

”自計”とは？

「自計」とは自ら考えるという意味で、該当作業をすべて社内でおこなうことを指す言葉です。

これまで外部委託していた作業を社内でおこなう場合は「自計化」といい、「内製化」や「インソーシング」などと呼ばれることもあります。

自計の特徴

自計では、帳簿作業をおこなうのは自社の従業員です。企業規模にもよりますが、中小企業やスタートアップ企業の場合は、1人で担当することが多いでしょう。

状況によっては、総務や人事といったバックオフィス業務全般を兼任するケースも考えられます。

自計の主なメリットとデメリットは以下の通りです。

自計化のメリット

タイムリーに業績を把握できる

自計の場合は、帳簿も関連書類も社内に保存され、担当者も在籍しています。

そのため、業績を知りたいと思ったときにすぐ閲覧、把握できるのが利点です。

自社内に経理体制の構築ができ、ノウハウが蓄積される

経理担当者が経験を積むことで、社内にノウハウが蓄積されていくでしょう。

金融機関や税務署などに帳簿の数字について説明しやすい

金融機関の融資審査で必要な財務諸表や、税務申告に必要な国税関連書類は、帳簿をもとに作成します。

状況を把握している担当者が社内にいるため、説明を求められた際もすぐに対応できるはずです。

自計のデメリット

経理担当者を雇用するための人件費、教育コストがかかる

経理業務にはある程度の知識と技術が必要です。経験者にはそれなりの高給を設定する給与保証が必要でしょうし、新人や経理未経験者を雇用する場合は、人件費だけでなく教育コストもかかるでしょう。

経理業務の正確性に不安、不正リスクも高まる

社内に経理知識を持つ従業員が1人の場合は、チェック体制が脆弱なためミスに気づきにくく、不正リスクも高まります。

経理業務が属人化しやすい

1人経理によるもうひとつの問題点は、「その人でないとわからない」といった業務の属人化が起こりやすい点です。

急な休業や退職で業務が停滞してしまい、会社の運営にも影響を与えます。

「成長させたい」のなら、自計がおすすめ

「会社を大きく成長させたい」と考えている企業は、記帳作業を自計でおこなうのが向いているでしょう。

自社の成長を考えたときに、経理人材の育成にコストをかける意味があるという会社は、自計化がおすすめです。

”記帳代行”とは？

「記帳代行」とは、会計士や税理士などが所属する外部の専門業者に記帳作業代行を委託する方法です。

単純に業務委託、アウトソーシングと呼ばれることもあります。

記帳代行の特徴

記帳代行では、経理業務の関連書類を外部業者に渡して、記帳作業を代行してもらいます。

日常業務から決算業務まですべてを委託するケースから、ある程度の作業を社内でおこなったあとのチェックを依頼するケース、国税関係書類や決算関係書類の作成のみを委託するケースなど、必要に応じた契約が可能です。

記帳代行の主なメリットとデメリットは以下の通りです。

記帳代行のメリット

コスト削減になる

業務委託には費用がかかります。しかし、正規雇用の人件費よりは安く、教育コストも不要なため全体的にはコストの削減につながるでしょう。

自社リソースをコア業務に投入することで業績アップが期待できる

煩雑な帳簿作業を外部に委託することで社内リソースがコア業務に集中し、全体的な業績向上も期待できます。

専門家に依頼できるため正確性が高い

代行業者には経理専門家が複数人在籍しており、二重チェック体制が整っていることが一般的です。ミスが起こるリスクは限りなく低く、不正も防げるでしょう。

法改正や新制度に対応できる

電子帳簿保存法の改正やインボイス制度施行など、経理業務に関する法改正は毎年おこなわれています。しかし、経理専門家である代行業者は、その時々の法改正や新制度に適した方法で経理業務をおこなってくれるため安心です。

記帳代行のデメリット

自社にノウハウが残りにくい

作業を外部に委託しているため、社内にノウハウが蓄積されません。ただし、代行業者内にはノウハウがあるため、代行担当者が離職した場合でも自社に影響はないでしょう。

タイムリーに数字が把握できない

記帳代行を委託する場合、月単位で関連資料を渡す方法が一般的です。そのため、帳簿完成までにはタイムラグがあり、「今の経理状況を知りたい」と思ってもリアルタイムでの把握はできません。

急なトラブルに対応できない場合がある

何らかのトラブルがあり早急に連絡を取りたいという状況になった場合、代行業者が営業時間外だと対応してもらえない可能性が高いでしょう。緊急時の対応について、予め確認しておくことが重要です。

依頼する量によってはコストがかさむ

業務委託費用は、業務単位や件数、人数などに応じて設定されていることが一般的です。追加作業があると別途費用がかかり、想定よりもコストがかさんでしまいます。委託したい作業はどのようなもので、どのくらいの量があるのか、徹底的に洗い出すことが重要です。

「記帳を丸投げしたい」のなら、記帳代行がおすすめ

記帳代行がおすすめなのは、次のような企業です。

・中小企業、零細企業、スタートアップ企業など経理担当者の雇用・教育が難しい会社
・手間のかかる記帳作業は専門家に丸投げしたい会社
・今は営業や開発などのコア業務に専念したい会社
・現状が1人経理で、経理業務がうまく回っていないと感じる会社

人材に余裕がない企業では、煩雑な経理業務を専門家に委託する方が作業効率面でもコスト面でも良い結果が出るでしょう

一般的には、企業規模が大きくなるとスピーディーな経営判断が必要な状況が増えるため、会社の成長に合わせて部分的な自計化なども検討するのがおすすめです。

”派遣”とは？

派遣は、記帳業務をするためのスタッフを外部から派遣してもらう方法です。

多くの場合、自社に派遣してもらい、社内で作業をおこないます。

派遣の特徴

派遣は時間給で契約することが多く、週に数日、あるいは月末など繁忙期のみなど、必要に応じた契約が可能です。

派遣元には、経理の専門性が高いスタッフから単純に人手としての人材までいるため、契約時の面接等を入念におこないましょう。

派遣の主なメリットとデメリットは以下の通りです。

派遣のメリット

自社で記帳作業のための人員を雇用しなくて済むため、コスト削減になる

派遣費用はかかりますが、「時間給×作業時間」となるため、正規雇用よりは大幅なコストダウンになります。

自社の人員をコア業務に投入できる

業務委託同様、自社のリソースをコア業務に集中させることができるため、業績アップや業務効率向上なども期待できるでしょう。

自社で作業をしてもらうため、作業内容がリアルタイムで確認できる

業務委託と異なり、派遣スタッフの作業場所は自社内となります。

そのため、作業内容をすぐに確認できるという利点があります。ただし、派遣スタッフの稼働日に限ります。

派遣のデメリット

自社内にノウハウが残りにくい

社内の人員に経理業務スキルが継承されないという問題点がありますが、作業ツールやデータなどは社内にあるため、まったく残らないというわけではありません。

依頼する量によってはコストがかさむ

派遣スタッフは時間給で動いているため、予定時間外の稼働や担当外の業務を頼むとコストパフォーマンスが悪くなる可能性があります。派遣スタッフの仕組みを理解し、作業時間や内容をしっかりと検討することが重要です。

「経理は監視下におきたい」のなら、派遣がおすすめ

派遣が向いているのは、次のような企業です。

・経理業務に人員は割けないが、経理状況は監視下においておきたい会社
・経理資料を社外に出すことに抵抗がある会社
・ゆくゆくは自社に経理スタッフを常駐させることを検討している会社

完全な外部委託と異なり、社内で記帳作業を実施してもらえるため業務内容が見えやすくなり、派遣スタッフと直接コミュニケーションを図ることも可能です。お金にまつわる業務を監視下におきたい場合におすすめです。

まとめ

記帳作業について「自計」「代行」「派遣」それぞれでおこなう場合のメリット・デメリットをご紹介しました。

どの方法が適しているかはそれぞれの会社の規模や状況によります。おすすめポイントなどを参考に自社の状況に合った方法を検討しましょう。

また、外注する前に委託したい業務内容の洗い出しをおこなうことが重要です。

委託先の業務一覧と見比べながら、まずはどのような方法が適しているか相談するとよいでしょう。

「自計」「代行」「派遣」をうまく取り入れ、自社業務の効率化を図る手段としてみてください。

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