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2023.12.16

システム導入サービスにお金を払う意味とは？導入支援のメリット徹底調査

システム導入支援とは

経理業務や給与計算などを効率的におこなうためにシステム導入を決定し、現在はツールの検討中だという事業主の方も多いでしょう。

インターネットで会計システムの検索をすると「システム導入支援」という言葉が目立つことからも注目度の高さがうかがえます。

パソコン作業に慣れている方にとっては、「ツールの導入くらい、自分でできる。そんなことにお金を払う価値はない」と思われるのではないでしょうか。

システム導入支援とは、何をしてくれるのか、どのようなメリットがあるのかを徹底的に解説します。

何を支援してもらうのか

個人や企業で新しくパソコンを購入すると、初期設定サービスの有無が選べます。

OSのインストールと初期設定、ネットワーク環境の整備、基本的なセキュリティ対策やオフィスツールのインストールなどが一般的です。

手間が省けて便利なサービスですが、自分でできる人にとってはお金の無駄遣いだと感じることもあるでしょう。

しかし、システム導入支援は、「インストール・初期設定代行サービス」だけではありません。一般的な導入支援内容は、下記の通りです。

【一般的なシステム導入支援内容（経理業務）】
（1）経理業務フロー改善、最適ツールの選定
（2）ソフトウェアのインストール・基本設定
（3）データ移行・勘定科目の設定、自動仕訳・自動連携の初期設定
（4）操作説明、運用サポート

導入支援の目的

企業がシステムを導入する主な目的は、対象となる業務の効率をあげることです。単純にツールが利用できればよいわけではありません。

導入を検討する企業によって、業種も規模も「悩み」も異なります。適したシステムの導入支援の際に大切なことは、綿密なミーティングです。最適なツールの選定、企業に合った活用方法の提案、状況によっては業務フローの再構築をおこないます。

つまり、システム導入支援とは「業務効率化の効果を最大限に発揮するための支援」でもあります。

システム導入支援のメリットとデメリット

では、自社の経理業務をシステム化する際に「システム導入支援」を利用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

〇メリット1：効率の良い定義付けができる

経理システムの特徴のひとつが、自動仕訳です。この機能では、経理担当者による入力、あるいは金融機関や支店のPOSレジとの連携で自動入力される取引情報が、最適な勘定科目に仕訳されます。当然のことながら、最初に設定をおこなわなければ反映されません。

経理とは、会社のお金の流れを「見える化」する業務です。これまでの勘定科目を踏襲しつつ、的確な定義付けをおこなうことでお金の流れがより鮮明になり、資金状況や業績把握がしやすくなるでしょう。

〇メリット2：業務フローの改善もできる

経理システムを導入することで、経理業務における作業負担は大きく変化します。それにあわせた社内リソースの再配分を考えなくてはなりません。

システム導入支援では、導入前後の課題を踏まえた業務フローの見直しもおこなえます。不要業務を洗い出して業務フローを再構築することで、システム導入による業務効率化効果が最大限に発揮されるでしょう。

〇メリット3：ツールの活用方法も教えてもらえる

ツールを使い始めるためには、初期設定だけでなくデータ登録をおこなう必要があります。

これまでのアナログデータや既存会計ソフトからのデータ移行、必要な情報の新規登録、自動入力のための連携設定などすべきことは膨大です。

導入支援をうければ煩雑な移行作業も一任でき、社内リソースを割く必要はありません。

経理担当者をはじめ従業員に対する「ツールの基本操作」や「活用のコツ」などの説明もおこなってくれます。

導入支援に任せれば、「切替日」には新しいシステムをすぐ使えるようになっているというわけです。

〇メリット4：結果的にコストダウンになる

ここまでに挙げた3つのメリットは、決して自社でおこなえないわけではありません。

効率の良い定義付けや最適な業務フローの構築は、トライアンドエラーを繰り返せばいつかは結論に辿り着くでしょう。

また、データ移行や新規登録作業は、時間さえかければ誰にでもできることです。

しかし、そのためには人手と時間が必要です。

社内リソースを割く場合は、その間他の業務が手薄になります。導入のために臨時の増員をおこなえば、当然人件費がかかるでしょう。

システム導入のノウハウと経理専門知識をあわせ持つプロによる導入支援ならば、試行錯誤の時間を大幅に短縮できます。

また、ダブルチェック体制が整っているため、設定や入力のミスや漏れといったリスクもほとんどありません。

自社内でおこなうよりも、トータルでコストダウンになるでしょう。

●デメリット1：打ち合わせの時間がかかる

導入支援の利用におけるデメリットは、第1に打ち合わせの時間がかかるという点です。

企業にとっては、「よし導入しよう」と決断してから、できるだけ早く使い始めたいというのが本音でしょう。

しかし、導入支援では決断に至った経緯や現在の課題、将来的な展望などさまざまなことをヒアリングします。

自社でソフトウェアを購入するように即日利用できるわけではありません。

しかし、密度の濃い打ち合わせをおこなうからこそ、課題解決につながる業務フロー構築ができるのだともいえるでしょう。

●デメリット2：ツール費用+導入コストがかかる

経理業務のシステム化をおこなうためには、ツールの購入費用が必要です。

利用するシステムや社内環境によっては、毎月の利用料やパソコン・電子機器の調達費用もかかります。

そのうえ、導入支援費用がかかるとなると、コストが大きすぎると感じるかもしれません。

しかし、先述通り、導入支援を利用するほうが初期設定やデータ移行を適切におこなえます。

初期設定に不備があると、業務効率化の効果は半減するでしょう。

根本的な修正が必要なケースでは、余計な手間と時間がかかり、経理業務の停滞をおこすおそれもあります。

リスク低減と業務効率化を考えれば、初期コストは初期投資として必要な出費ではないでしょうか。実際にシステムが稼働し始めれば、導入コストを上回る成果を得られるケースがほとんどです。

システム導入支援の活用がメリットになる企業とは

次のような企業では、システム導入支援を活用するメリットをより効果的に得られるでしょう。

スタートアップ企業

起業して間もない企業は、必要最低限の人材で専任の経理担当者がいないというケースも少なくありません。

また、業務フローを模索している最中でもあるでしょう。

導入支援を利用し、最初のうちに経理業務をシステム化しておくことで、将来的に増員やコア業務の発展などの変化が起きても対応しやすくなります。

成長期に突入した企業

コア業務が軌道に乗り成長期に突入した企業は、業務フローの見直しどきです。

これから、さらにお金の流れが複雑になっていく可能性が高いため、適切な勘定科目設定などを準備しておくことで混乱せずに対応できます。

また、将来的な経理部門の拡大に備えた条件付けも効果を発揮するでしょう。

さらなる成長を遂げるために、コア業務に専念しやすいバックオフィス固めが大切です。

アナログ管理を長く続けてきた企業

経理業務を長年アナログ管理してきた企業にとって、デジタル化は膨大なデータ移行と取引情報登録など「大がかりで面倒な作業」になります。

同時に、経理システムに対応するために、業務フローを根本的に改善しなければなりません。

そういった中小企業が抱える課題解決こそ、導入支援の得意分野です。

システム化の検討段階から、早めに相談するとよいでしょう。

経理担当者が抜け、業務内容を整理したい企業

小規模の中小企業では、1人の担当者が長年経理を担っていることが多く、属人化しやすくなっています。

何らかの事情で経理担当者が抜けるタイミングは、業務内容を整理して「脱・属人化」をおこなう好機です。

新しい業務フローを反映させたマニュアルを作成しておけば、引き継ぎも容易になり、新しい担当者も休暇が取りやすくなるなど労働環境の改善にもつながります。

経営者が経理を担当していてコア業務に専念できない企業

経理担当にリソースを割くことが難しい企業のなかには、経営者自身が経理を担当しているところも少なくありません。

しかし、経営者はコア業務に専念してほしいものです。経理状況は経営者自身が把握しておきたいというケースでも、入力作業などは自動化しておくほうがよいでしょう。

導入を任せる従業員がいない企業こそ、プロに任せる意味があります。

一般的なシステム導入支援の流れ

ここからは、システム導入支援の手順の紹介です。

委託先によって多少の違いはありますが、おおむね次のような流れでおこなわれます。

①ヒアリング

最初におこなうのは、丁寧なヒアリングです。

企業概要や売上発生の流れ、取引状況、給与・経費といった社内で動くお金、借入金の有無、税理士契約の有無などを含め、さまざまな関連事項を確認します。

現状の経理における課題、不安に思うこと、将来的な展望、導入に関する要望など、すべて伝えておきましょう。

②業務フロー構築

現状の経理における課題解決に向けた業務フローの設計、導入すべき会計ツールの選定などをおこないます。

システム化によって自動化される作業、大幅に負担が軽減する作業、新たに生じる作業など踏まえたプロ視点の提案がありますが、最終的に決定するのは経営者自身です。

慎重に検討しましょう。

この時点で、複数の業者に相談して回答を比較したり、料金を見比べたりするのも有効な手段です。

できることに差がない場合は、自分の意見を伝えやすく信用できる担当者であるかという点を重視することをおすすめします。

③ツール導入・使用方法レクチャー

ツール導入に向けた初期設定や移行作業を済ませた後は、使用方法のレクチャーをおこないます。

使い始めてからも、一定期間はサポートをおこなってくれることがほとんどです。

委託先によって、アフターサービス期間や回数が異なるため、いつまでどのようなことに対応してくれるかを確認しておきましょう。

まとめ

システム導入支援とは、単なるインストール・初期設定代行ではないことをご理解いただけたのではないでしょうか。

むしろ、業務効率化の効果を最大限に得るためには、導入支援における初期設定や業務フロー改善が重要なポイントとなります。

導入支援には費用がかかりますが、業務効率の向上、不要業務の廃止や残業時間の削減、ペーパーレス化による経費削減などによるトータル的なコストダウンが可能です。

また、労働環境改善によってモチベーションアップやエンゲージメントの上昇、コア業務へのリソース投入による業績向上なども見込めるでしょう。

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