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2025.12.14

マイナンバー管理、経理がやっておくべき3つのセキュリティ対策

マイナンバー管理、経理がやっておくべき3つのセキュリティ対策

中小企業の経営者や経理担当者の皆さま、こんにちは。

「マイナンバーって経理が保管しているけど、漏えいしたらどうなるの？」

「番号だけコピーしておけば大丈夫？」

こんな不安を感じていませんか？

マイナンバー制度（正式名称：個人番号制度）は、2016年から本格運用が始まり、税・社会保険・雇用関連の手続きで必須となる情報です。

特に経理部門は、従業員や外部委託先のマイナンバーを扱う機会が多いため、安全な管理と適切な運用が求められます。

この記事では、中小企業におけるマイナンバーのリスク管理を踏まえながら、

経理部門がやっておくべき3つのセキュリティ対策について、実務的かつ具体的に解説します。

この記事で分かること：

• マイナンバー制度の基礎と経理業務との関係

• 情報漏えいによって生じるリスク

• 経理が押さえておくべき具体的なセキュリティ対策3選

• 社内でのマイナンバー運用ルールの作り方

経理業務を一手に担う中小企業の担当者や、情報管理に不安を感じる経営者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

そもそもマイナンバーはなぜ重要？経理との関係性

マイナンバーとは？

マイナンバーは、住民票を持つすべての国民に付与される12桁の個人番号です。

目的は、行政の効率化・国民の利便性向上・不正防止の3点。

経理業務での使用例

経理がマイナンバーを扱う主な場面は次の通りです：

• 源泉徴収票の作成

• 法定調書（支払調書など）の提出

• 雇用保険・社会保険の手続き

• 外注先への報酬支払（士業など）

これらの書類は、年末や年度初めに集中するため、短期間で多数のマイナンバーを扱うことになります。

管理を間違えるとどうなる？漏えいリスクと企業責任

マイナンバーは「特定個人情報」に分類され、法律で厳格な管理が義務付けられています。

違反した場合、以下のようなリスクが発生します：

法的リスク

• 最大4年以下の懲役または200万円以下の罰金

• 個人情報保護委員会からの指導・勧告

信用リスク

• 情報漏えいによる企業イメージの低下

• 従業員や外注先との信頼関係の崩壊

• 取引先や監査法人からの指摘

特に中小企業の場合、「セキュリティ意識が低い会社」として評価が下がると、採用や取引にも悪影響が出る恐れがあります。

経理がやっておくべきセキュリティ対策①：保管・管理のルール化

マイナンバーは不要な保管をしない

まず原則として、マイナンバーは「利用目的があるときだけ取得・利用」し、不要になったら速やかに削除・廃棄することが義務です。

経理が「とりあえず保存しておこう」という姿勢では、違反になる可能性があります。

紙で保管する場合のルール

• 施錠可能なキャビネットで保管

• 鍵の管理者は限定された社員のみ

• コピー・複写の禁止

デジタルで保管する場合のルール

• アクセス権限の限定（経理部門の特定PCのみ）

• パスワードロック＋ウイルス対策ソフトの導入

• クラウド保管の場合は、国内サーバーかつ暗号化通信対応のサービスを使用

経理がやっておくべきセキュリティ対策②：社内教育とアクセス制限

社員全員にルールを周知

経理だけでなく、マイナンバーを扱う可能性のある社員全員に「制度の仕組みと管理ルール」を周知することが重要です。

知らずに不正取得や漏えいをしてしまうリスクを防ぐため、以下のような取り組みをしましょう。

• 定期的な社内研修（年1回以上）

• ルールをまとめたハンドブックの配布

• 誓約書の取得（機密保持・目的外利用禁止）

アクセス制限の徹底

• マイナンバーを取り扱える社員を最小限に

• 共有フォルダに保存しない

• 退職者・異動者のアクセス権は即時削除

経理がやっておくべきセキュリティ対策③：外部委託時のチェック体制

経理業務をアウトソーシングしている場合、マイナンバーの管理も委託先に移ることがあります。

しかし、委託するからといって責任がなくなるわけではなく、委託元（企業）も管理責任を負う立場です。

委託時に確認すべきポイント

• 「特定個人情報取扱規程」の整備があるか

• 委託契約書にマイナンバーの守秘義務が記載されているか

• 物理的・技術的セキュリティ対策が明示されているか

• 過去の情報漏えい事故歴がないか

また、定期的な委託先との見直し面談や、契約更新時のセキュリティチェックリスト提出などの管理体制も整えておくと安心です。

まとめ：マイナンバー管理は経理の「信用力」が問われる時代

マイナンバーは、単なる番号ではなく「最重要の個人情報」です。

その管理を任されている経理部門の対応によって、企業全体の信頼性が大きく左右される時代になりました。

特に以下の3つの対策を徹底することで、情報漏えいのリスクを最小限に抑えることができます。

経理がやっておくべき3つのセキュリティ対策（まとめ）

1. 保管・管理ルールの明確化と削除徹底

2. 社員教育とアクセス制限の運用

3. 外部委託時のセキュリティ体制のチェック

「どこまでやれば安全なのか不安」「委託先が信頼できるかわからない」と感じる方へ。

当事務所では、マイナンバー管理に関する社内規程の整備や、外部委託先チェックリストの作成サポートも承っています。

無料相談・オンライン相談も可能です。ぜひ一度、お気軽にご相談ください。

この記事を担当した税理士

株式会社YMG コンサルティングラボ 酒井 康至

保有資格公認会計士・税理士

専門分野法人税・消費税・国際税務

経歴大学卒業後、上場企業の専門商社(鉄鋼系・食品系)の経理部員として約15年の経験。内海外駐在3年半。

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