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2023.06.23

マネーフォワードクラウドBoxで電子帳簿保存法対応は可能？

2022年1月1日施行の電子帳簿保存法改正で、電子取引で受領した電子データは「電子データのまま」保存することが義務化されました。

しかし準備が整わない事業者も多く、2023年12月31日までは猶予されています。

このコラムでは、2022年1月1日から施行されている電子帳簿保存法の改正点の概要を説明した上で、電子取引データ保存義務化の猶予期間の終了が近づいてきた今、どのように対応する必要があるかを紹介します。

そして選択肢のひとつとしておすすめしたい、完全無料・データ容量無制限の「マネーフォワードクラウドBox」の特徴、および使用感を紹介していきます。

電子帳簿保存法の改正 | 2024年1月1日以降どう変わる？

2022年1月1日施行の電子帳簿保存法では、ペーパーレス化を促進する等の目的で、以下の3つの区分それぞれにおいて改正が行われました。

（1）電子帳簿等保存

「電子帳簿等保存」は、電子的に作成した帳簿・書類、例えば試算表や元帳などを電子データで保存することです。主な改正は以下のとおりです。
・税務署長の事前承認の廃止
・データで保存できる帳簿の要件の緩和

（2）スキャナ保存

「スキャナ保存」は、紙で受領、作成した書類、例えば請求書や領収書を、スキャンした電子データで保存することです。主な改正は以下のとおりです。
・税務署長の事前承認の廃止
・タイムスタンプ要件、検索要件等の緩和

（3）電子取引データ保存

「電子取引データ保存」は、電子取引で受領した電子データ、例えばメール添付で受領した請求書や領収書を、電子データのまま保存することです。主な改正は以下のとおりです。

・電子データのままの保存が義務化

（1）および（2）は要件の緩和ですが、（3）は義務化です。原則としてすべての事業者が対象となります。保存するには「真実性の要件」「可視性の要件」が必要であり、対応が間に合わない事業者が多く、2年間の宥恕措置がとられました。

2024年1月1日からはこの宥恕措置が廃止され、すべての事業者で電子取引データ保存が義務化されます。

ただし令和5年税制改正にて、以下の点が改正されました。

・検索機能の要件のすべてを不要とする対象の見直し

電子データのダウンロードの求めに応じられれば、2事業年度前の売上が5,000万円以下の事業者、または、データを出力して所定の整理をしている事業者は、検索機能の要件が不要になります。

・新たな猶予措置の整備

「電子データの保存ができない」ことについて、所轄税務署長が「相当の理由がある」と認められる場合、紙で保存し、かつ電子データのダウンロードの求めに応じられれば、保存要件は不要になります。

ただし「相当の理由」がどのような場合かは現時点では明確ではありません。

電子取引データ保存の義務化は2024年1月1日以後にやり取りする電子取引データから適用されます。

前述したように令和5年税制改正で要件が緩和されたため、検索要件が不要である事業者もあるでしょう。

しかし電子データの保存にはさまざまなメリットがあります。

例えばペーパーレスによりオフィスが省スペース化できますし、電子データでの保存で検索が容易になり業務効率化が図れます。

電子データの保存義務化は一度決定されている経緯から、今後も推進されていくでしょう。

この機会に対応し、社内の業務効率化を図ることを検討してはいかがでしょうか。

マネーフォワードクラウドBoxの特徴

電子データを保存するには、保存場所を決める必要があります。

自社のサーバーに保存することも可能ですが、電子帳簿保存法に遵守した要件を満たすような仕組みを整備するには手間がかかり、また、容量の負担も出てくることが想定されます。

中小企業では、外部のサービスを利用すると安心でしょう。

マネーフォワードクラウドBoxは、「電子取引データ保存」に特化したサービスです。

会計ソフトとは別に、単体でサービス提供がスタートしました。マネーフォワードクラウドBoxの特徴は、以下のとおりです。

（1）電子取引データの保存のみに対応した単体サービス

マネーフォワードクラウド会計を使用していなくても利用できるため、どの事業者でも手軽に利用開始が可能です。
電子帳簿等保存やスキャナ保存までは対応しない事業者にとって「電子取引データ保存」だけが手軽にできるサービスとなっています。

（2）改正電子帳簿保存法の要件に対応

取引日、取引先名、金額を入力する欄があり、指定された箇所を入力すれば改正電子帳簿保存法の検索要件を満たします。
法令順守の要件を気にせずに済む上に、入力項目による詳細検索が可能になるため、書類を探す手間が省力化できます。

（3）無料、かつ、容量・利用人数が無制限

完全無料で利用できます。しかも容量、利用人数が無制限です。
今後ますますペーパーレス化が進み、電子データの取引が増えることが予想されます。
電子データが大幅に増えても容量無制限で保存できるため、安心して利用できるでしょう。
また複数人でアクセスできるため、事務作業の手分けができる上に、いつでも誰でも書類を検索できるため作業効率が高まります。

（4）「マネーフォワードクラウド会計」との連携が可能

「マネーフォワードクラウド会計」を利用していれば、会計システムでアップロードした電子取引データは自動的にマネーフォワードクラウドBoxに保存される上、電子帳簿等保存・スキャナ保存にも対応しているため、仕訳と紐づけて完全にペーパーレス化することも可能です。

その他にも、電子帳簿保存法に対応した「マネーフォワードクラウド請求書」があり、連携すれば自動でマネーフォワードクラウドBoxに保存されます。

マネーフォワードクラウドBoxを特におすすめしたい事業者は、主に以下のとおりです。

・まずは電子帳簿等保存やスキャナ保存までは対応せず「電子取引データ保存」のみを行いたい方
・電子帳簿保存法の要件を満たすサービスを探している方
・無料のサービスを探している方
・容量無制限のサービスを探している方
・クラウド保存でセキュリティ面が安心できるサービスを探している方
・マネーフォワードクラウド会計を始めとして、マネーフォワードのサービスを現在利用している、または利用を検討している方

マネーフォワードクラウドBoxの使用感

無料のサービスであることから、筆者も試しにマネーフォワードクラウドBoxを利用してみました。

まずはマネーフォワードIDを作ります。メールアドレスがあれば簡単に作成できます。

電子データをアップロードするには、アップロードボタンを押します。

ファイルをドラッグ＆ドロップ、または保存先からファイルを選択するだけで、簡単にアップロードできました。1度に50件までアップロードできるので、便利です。

ただしアップロードしただけでは電子帳簿等保存法の検索要件を満たせません。「取引日」「取引金額」「取引先」を記録する必要があります。

アップロードの際に、電子帳簿等保存法の検索要件を「自動読取する」にすると、読み取ろうとしてくれます。しかし私は違う書類で2回試したものの、残念ながら正確に読み取りしてはくれませんでした。マネーフォワードクラウドBoxに限らず、読み取りの精度は厳しいサービスはまだ多いかなと感じています。

「取引日」「取引金額」「取引先」は実際に入力していきます。

まとめて入力作業をすると効率的でしょう。

全体的な所感としては、スムーズにアップロードでき、入力箇所も明確、シンプルな機能で画面を見ただけで簡単に利用でき、ストレスはありませんでした。何より「無料・容量無制限」で利用できるので、試しに利用しやすいのではないでしょうか。

マネーフォワードクラウド連携元サービスの名前が列挙されており、これらを利用すれば連携して自動で保存ができ、さらに便利に利用できそうです。

まとめ

以上、2024年1月1日から義務化される「電子取引データ保存」の内容、およびマネーフォワードクラウドBoxの特徴と使用感を紹介しました。

電子取引データ保存に関しては、事業者の対応が追い付かないため2年間宥恕期間があり、かつ令和5年税制改正でも新しい猶予措置の創設や要件緩和がなされたところです。

しかし、業務効率化やペーパーレス化などのメリットも多くあります。無料で利用できるマネーフォワードクラウドBoxを一度試してみてはいかがでしょうか。

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