マネーフォワードクラウドを使いこなし経理の業務改革を実現！ - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2024.04.20: マネーフォワードクラウドを使いこなし経理の業務改革を実現！

経理業務はより煩雑に

経理の仕事は、会社における金銭の流れを正確に数値化して管理することです。
主な定型業務としては、領収書管理や伝票起票、税額計算、経費管理、各種帳簿書類等の作成・管理などがあります。また、1年の集大成というべき年次決算では各データの照合、決算書類の作成、財務レポート作成などが日常業務に上乗せされるかたちで発生します。

人的リソースに限りがある中小企業では経理を含むバックオフィス業務を1人で担当する企業が多いのが現状です。その一方で、近年の度重なる法改正によって、定形外業務の増加や複雑化が問題視されています。DX化を推進し業務効率化を図ることが、企業にとって時代の波に乗れるかどうかのターニングポイントとなるでしょう。

近年の法改正や制度新設

2022年1月の電子帳簿保存法改正では、電子取引の電子保存が明確に義務化されました。移行のための猶予期間が終わり、2024年以降は全ての企業に対して、国税に関わる書類や帳簿についてルールに則った電子保存することが求められています。同時期である2023年10月には、インボイス制度が始まりました。任意とはいえ、仕入税額控除を適用するためには適格請求書（インボイス）が必須となり、苦渋の決断を迫られた免税事業者も多いでしょう。

いずれも、従来の経理業務を根本的に変える大規模な政策です。このような法改正や制度の新設は毎年のように行われており、企業の経理担当者は常に情報を仕入れ、勉強し、対策を講じなくてはなりません。電帳法改正のように2年もの猶予期間があるケースもあれば、公表から数ヶ月で実施を迫られるケースもあります。

なかでも、2024年に実施される定額減税は、2023年12月公表から半年で実務対応しなければならず、さらなる業務負担増加は避けられないでしょう。

2024年4月施行　定額減税の対応

定額減税とは、デフレ脱却を目的とした減税措置のことです。具体的には、所得税額と個人住民税額に対する特別控除で、所得の種類によって適用方法が異なります。

個人事業主などの事業所得者は、2024年分の確定申告で特別控除を適用させた申告と納税を行うケースがほとんどです。そのため、まだ十分な準備期間があるでしょう。しかし、給与所得者の場合は2024年6月以降に支払う給与から順次控除が適用されます。つまり、企業の経理担当者の負担は、短期間で急増するということにほかなりません。

具体的には、以下の業務発生により負担が増加します。

業務負担増①対象者の抽出・管理簿の作成

定額減税の対象者は、2024年6月1日時点で自社に属している従業員とその配偶者や扶養親族です。配偶者や扶養親族の確認は前年の年末調整で提出された扶養控除等申告書で行いますが、今回の定額減税と所得税法では扶養の定義が異なります。そのため、適正に控除するためには、従業員の家族構成を扶養控除当申告書の範囲を超えて把握しなければなりません。

また、対象者条件に従って抽出した従業員は、定額減税専用の帳簿を作り管理する必要があります。専用管理帳簿の作成は、この後の定額減税にかかる事務作業をスムーズに進めるために効果的ですが、通常の給与・源泉徴収管理とは別に帳簿を作る手間がかかります。

業務負担増②月次減税額の計算

定額減税では、1人あたりの控除額を「所得税から30000円、個人住民税から10,000円」とし、従業員及び配偶者・扶養親族の人数に応じて引き去ります。つまり、それぞれの家族構成によって総控除額が異なるというわけです。そのため、まず従業員ごとの総控除額を計算し、専用管理簿に明記しなければなりません。

業務負担増③定額減税の適用・源泉徴収対応

6月以降に支払う給与や賞与は、まず通常通り源泉徴収税額を算出し、そこから総控除額を差し引きます。源泉徴収税額よりも総控除額が大きい場合は、引き去り切れなかった分を次月以降に持ち越し、同様の手順で総控除額が0円になるまで繰り返しましょう。控除額を全て引き去った後は、源泉徴収税額の残額を納税して専用管理簿を締め、翌月から通常の源泉徴収へと戻します。

業務負担増④明細書の作成

控除が適用されている期間は、従業員に発行する給与明細書にもその旨を明記しなければなりません。このとき、その月に適用されている控除額と共に総控除額も記載することが大切です。

このときの問題点は、従業員それぞれの源泉徴収税額も定額減税の総控除額もまったく違うという点です。人によって控除を適用させる月数も専用管理簿を締めるタイミングも異なるため、手間も緊張感も増えることになるでしょう。

中小企業が会計ソフトを導入するメリット

会計ソフトでは、要件を満たした方法での帳簿書類保存が簡単に行えます。また、会計ソフト導入のメリットとして、次の3点が挙げられます。

会計ソフト導入のメリット1　業務効率化の実現

会計ソフトでは、入力内容から自動仕訳、計算、複数の帳簿作成などが可能です。金融機関や法人カード、各店舗のPOSレジなどと連携することで、入力そのものの自動化にも対応しています。

これによって、計算ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止、経理担当者の負担軽減、業務効率アップによる残業代削減などが期待できます。また、簿記会計の知識がなくても利用できるため、新たに特別な人材を雇用する必要はありません。

会計ソフト導入のメリット2　スピーディな財務状況把握

会計ソフトでは、入力データをリアルタイムで集計して、適切なグラフを作成するといった情報の可視化も簡単です。財務状況を正確かつ迅速に把握できるため、経営方針の改善策検討など経営判断もスピードアップするでしょう。探す・調べる・作るといった待ち時間が短縮でき、営業機会を逃しません。

会計ソフト導入のメリット3　税制改正への対応

会計ソフトは、その時々の税制や法律に適した税務書類を作成します。アップデートにより法改正や税制改正にも適切なタイミングで対応でき、記載必要事項の漏れや計算条件の設定ミスも起こしません。

新電子帳簿保存法に則った帳簿書類保存、インボイス制度に対応した適格請求書の発行や管理、税務申告書類作成なども正確に行います。定額減税の適用に伴う対象者の抽出から控除額の適用、帳簿作成や明細書発行まで、様々な経理業務を自動化可能です。特別な対応を必要としないため、税法改正があっても経理担当者の負担は最小限で済むでしょう。

中小企業が会計ソフトを導入するデメリット

一方、会計ソフトを使うことによるデメリットは次の3点が挙げられます。

会計ソフト導入のデメリット1　導入コスト・維持コストがかかる

会計ソフトには、パソコンにシステムをインストールして使用する「インストール型」とインターネットに接続してクラウド上にあるシステムを利用する「クラウド型」があります。支払い方法は「一括支払いの買い切りタイプ」と「毎月利用代金を支払うサブスクリプションタイプ」の2種類が主流です。

どのような会計ソフトを導入するにしても、導入・維持コストがかかります。

会計ソフト導入のデメリット2　セキュリティリスク

インターネットに接続している以上、情報の流出・消失・外部からの改ざんといったリスクが完全になくなるわけではありません。しかしながら、中小企業におけるサイバーリスクが高まる昨今では、最新かつ厳正なセキュリティ・プライバシー対策を講じる業者に委託する方が、かえって安全だともいえるでしょう。適正な対策を行う業者を見分ける方法としては、外部認証の取得などが目安になります。

また、社内における改ざんなどの内部不正リスク対策としては、アクセス権限付与やパスワード管理などを厳密に行うことが重要です。ただし、会計ソフトの導入は属人化しやすい経理業務を標準化するため、内部不正を実行しにくい環境を作り出します。自動化により改ざんの余地がなくなることもあり、法人経理の透明化を促す効果が期待できるでしょう。

会計ソフト導入のデメリット3　新制度導入の手間

新しいことを始めるためにはエネルギーが必要です。これまでになかったシステムを導入する際には、従業員への事情説明、使い方指南、リテラシー周知なども行わなければなりません。デジタル化に苦手意識を持つ人や新しいことに抵抗感を覚える人もいるでしょう。

会計ソフトの選定などを行っている業者では、導入支援としてさまざまな課題解決にも対応しています。上に述べた手間のかかる作業はもちろん、面倒な初期設定から軌道に乗るまでの道のりをワンストップでサポートしてくれるでしょう。

中小企業の経理業務改革には「マネーフォワードクラウド」が最適

一般的に、クラウド型とインストール型には下記のような違いがあります。

「マネーフォワードクラウド」は、クラウド型の会計ソフトで、インターネット環境があるところならどこからでも会計処理が行えます。システムに合わせてパソコンを新調したり増設したりする必要はありません。サブスクリプションタイプのため初期費用が安く抑えられる点も、初めての会計ソフトに適しているでしょう。

マネーフォワードクラウドの特徴1：手入力不要で作業時間が大幅削減

金融機関やクレジットカード、POSレジシステムと連携することで、取得した明細からの仕訳入力が自動的に行われます。さらに、「ASKUL」や「たのめーる」といった通販サイト、Suicaなど交通系ICカードとも連携可能で、備品購入や交通費精算、小口現金精算といった煩雑な諸経費管理が自動化可能です。

マネーフォワードクラウドの特徴2：自動仕訳で記帳業務の効率化

連携先から自動入力されたデータはAIが自動仕訳を行うため、経理担当者はAIが提案した勘定科目の確認・承認を行うだけで記帳業務が完了します。AIの学習精度も高く単純仕訳も複合仕訳も可能で、使えば使うほど自社に合った記帳業務を覚えるというわけです。

マネーフォワードクラウドの特徴3：人事や労務と連携して多様な業務を一元管理

マネーフォワードクラウドが提供する人事や労務などのバックオフィスサービスを導入すると、経費精算や給与計算、勤怠管理など様々な業務を一元管理できます。バックオフィス業務は直接的な利益は生みませんが、企業運営に必要不可欠です。バックオフィスの業務効率化を図ることが、企業全体の健全化を維持することになるでしょう。また、顧問税理士や会計士とリアルタイムで情報を共有することもでき、経営判断を行う際にも役立ちます。

マネーフォワードクラウドの特徴4：定額減税額にも対応

マネーフォワードでは、2024年3月31日に定額減税に対応する機能の開始を公表しています。対応項目は①控除対象者の抽出、②定額減税額の算出、③給与・賞与計算から所得税額の控除、④帳票の出力で、マネーフォワードに任せておけば最低限の負担で済むことがわかります。

まとめ

少子高齢化が長引く日本では、深刻な労働力不足が慢性化しています。働き方改革や税制改正など、政府による各種改革が推進されていますが、中小企業にとってはかえって業務負担が増大することも多いでしょう。働き方に対する課題は山積みで、すぐに達成できるものではありません。今後も、法改正や新制度の創設、既存ルールの廃止などが続くでしょう。中小企業が対応力をつけるためには、経理業務をはじめとするバックオフィス業務のDX化が最善策です。

まだDX化に対応していない事業者には、個人事業主から中小企業まで幅広い業種に対応できる会計ソフト「マネーフォワードクラウド」の導入をおすすめします。本記事で紹介した通り、これまでの手入力業務が自動化され、残業時間減少から人件費削減にもつながるでしょう。ノンコア業務負担が軽減する分、リソースをコア業務に再配分し業績向上を目指すこともかないます。

弊社では、貴社の環境・状況をヒアリングし、マネーフォワードの各ツール・プランのうち最適なものを選定し、サポートさせていただきます。
同時に業務フローの最適化を行うことで、より効果的なDX化が実現するでしょう。

もちろんご相談内容は守秘義務により厳重に守られますので、ご安心ください。
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この記事を担当した税理士