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2023.05.19: 経費精算システムについて解説！

立替経費の精算は、経理業務の負担となるだけでなく、従業員が申請をする手続きが煩雑で精算が遅れるなど、さまざまな課題が生じることがあります。

こうした課題を解消するために「経費精算システム」があります。

このコラムでは、経費精算システムの概要、およびメリット、デメリットを紹介し、さらに選び方も合わせて説明いたします。

導入を検討する際の参考にしてみてください。

立替経費とは？

仕事をする中で、従業員が会社の経費を一時的に立て替える場面が日常的に発生します。

これを立替経費と呼び、例えば以下のような費用です。

通勤交通費

通勤のための定期代は、従業員が購入して費用は会社から支給されることがほとんどです。
通勤交通費は事前に金額がわかり、かつ高額であるため、事前に申請して先に支給してもらうケースも多くあるでしょう。

立替交通費

客先への移動など、勤務にあたり随時発生する交通費は、少額かつ頻度が高いことが多いため、従業員が立て替えをして後日精算をするケースがほとんどです。
出張時の交通費など、金額の大きいものについては、事前に申請して支給してもらう場合もあるでしょう。

交際費

客先接待のための飲食代や手土産代などの交際費は「少額かつ頻度が高い」「突発的に発生する」などの理由で、従業員が費用を一時的に立て替えし、後日精算をするケースが多くあります。

備品購入費

備品については、通常であれば社内にあるものを使用することがほとんどですが、発注が間に合わなかったり、突発的な事象により外出先などで必要になったりした場合には、従業員が購入費用を一時的に立て替えし、後日精算をするケースもあります。

立替経費の精算に関して、以下のような課題が生じるケースがあります。

従業員の立替経費申請が遅い

従業員が立替経費を申請した上で領収書などを提出しないと会社側は精算ができず、経費として認識できません。
発生月から遅れると、毎月の業績に反映できなくなります。また、まとめて提出されると経理の負担が偏ってしまいます。

経費精算の事務手続が煩雑

立替経費の種類は前述したようにさまざまな種類があり、細かくて量が多いケースがよくあります。
従業員の申請、経理のチェックおよび支払業務、上長の承認作業、すべてにおいて事務処理の負担が大きくなりがちです。

不正がおきやすい

細かくて大量の精算資料を正確にチェックしきれなかったり、交通費は領収書がなく自己申請だけのケースも多く、水増し請求をされると気付かなかったりすることで、不正がおきやすくなります。

経費精算システムとは

立替経費の精算にまつわる課題を解決するためのツールとして、経費精算システムがあります。

経費精算システムは、従業員が立替経費を申請し、上長が承認し、経理がチェックするという一連の業務を一括管理し、効率的におこなうためのシステムです。

近年ではクラウド型システムが主流であり、よくある機能は以下のとおりです。

・移動のルートから、交通費を自動で計算できる
・申請を紙面ではなくシステム上でおこなえる
・領収書をスキャンまたは写真データで提出できる
・領収書を読み取ると文字や金額を自動で読み取ってくれる
・承認をシステム上でおこなえる
・振込データをシステム上で自動作成できる
・会計システムへ自動読み込みするためのデータを作成できる

経費精算に関する業務効率を上げ、書類をクラウド上で保存することでペーパーレス化も図れます。

経費精算システムのメリットとデメリット

経費精算システムのメリットとデメリットは以下のとおりです。

（1）メリット

従業員、承認する上長、経理担当者、それぞれにとってメリットがあります。立場ごとに説明します。

【従業員】

・システム上に入力して申請をおこなうことができるため、紙やエクセルで立替経費の内容、金額を記載する必要がなくなり、事務処理の効率化が図れます。

・システム上で承認を依頼できるため、申請書類を手渡しする必要がなくなります。領収書をスキャンや写真データで提出すれば、証憑の提出も不要です。場所と時間を問わずに申請が可能になるでしょう。

・交通費の自動計算機能やICカードの読み取りが可能になるため、個々に交通費を調べる必要がなくなります。

【承認する上長】

・クラウド上で承認が可能になるため、場所と時間を問わずに業務ができます。このため迅速に承認し、早い精算が可能になります。

【経理担当者】

・クラウド上で書類が確認できるため、他の方同様に場所と時間を問わずに業務ができます。

チェックした結果、修正などの依頼があったとしても、クラウド上で指示ができるため、迅速かつ効率的な業務が可能です。また、振込データや会計ソフトへの読み込みデータを自動で作成できれば、一からこれらを作成せずに済むため大幅な業務効率化が図れます。自動読み込み機能は、業務の手間だけでなく入力の正確性も担保してくれるでしょう。

業務効率化を図り、精算に係る時間を短縮できれば、他のコア業務に注力できます。また、交通費の自動計算などのシステム化により、不正の余地を減らすことができ、社内の内部統制機能強化にもつながります。

（2）デメリット

一方でデメリットは以下のとおりです。

コストがかかる

システムの導入コストおよびランニングコストがかかります。

クラウド型システムでは利用人数により利用料が変わるケースが多いため、利用人数が多いと費用も高額になる可能性が高くなります。しかし利用人数が多いほど、システム導入によって業務効率を高めることができるともいえます。
かかるコストと業務効率化により得られる効果を比較して検討するとよいでしょう。

業務フローが変わる

経費計算システムを導入することで、今までの業務フローが変わります。このため、システムの理解、従業員への通知、規定やマニュアルの整備などが必要になります。これらを念頭に置いた上でスムーズな導入ができるよう、余裕をもったスケジュールをたてておくとよいでしょう。

経費精算システムの選び方

経費精算システムにはさまざまな種類があります。選ぶ際の主なポイントは以下のとおりです。

（1）自社の希望する機能があるかどうか

経費精算システムのよくある機能を「経費精算システムとは」の項目で記載しました。
しかし現在販売されている経費精算システムにはたくさんの種類があり、機能もさまざまです。このため自社が希望する機能が付帯していない可能性もあります。

まずは自社が経費精算システムを導入する目的、期待している機能を明確にし、希望に合うシステムを選びましょう。
領収書の読み取り機能、ICカードとの連携、クレジットカードとの連携など、連携できる機能に差があることが多くあります。

また、会計ソフトなど他システムとの連携機能の有無も大切なポイントです。
自社で利用している他システムと連携できるかどうかを確認しておくとよいでしょう。

（2）コストと比較して十分な効果があるかどうか

コストがどの程度かかるかは、誰しも気になるポイントです。
クラウド型経費精算システムでは、導入費用と月々の利用料がかかります。
「導入費用が高額だが毎月の利用料は抑えられる」「利用人数によって料金が大幅に変動する」など、料金体系はさまざまなので、まずは料金体系を確認しましょう。

低コストのシステムを導入しても、希望した機能がないと、思ったような効果があがらない可能性があります。
かけられる予算と、得られるであろう効果を比較して検討しましょう。

業務効率の効果は、数値では簡単に表せない面もあるため、かかるコスト面にのみ注目しがちです。
時短になるであろう業務を洗い出して、何かしらの指標で効率化の効果を測定してみるとよいのではないでしょうか。

（3）電子帳簿保存法に対応しているかどうか

電子帳簿保存法が改正され、会計資料を電子のまま保存するためのハードルが以前よりも低くなりました。
領収書などを電子データのまま保存したい場合には、電子帳簿保存法に対応し、電子データで保存する要件を満たすことができる経費精算システムであるかどうか確認する必要があります。

まとめ

以上、経費精算システムの概要、およびメリット、デメリット、選び方を紹介しました。

新しいシステムを導入するには、コストも時間もかかるため、一歩が踏み出せないケースもあるかもしれません。
まずは導入したい理由、経費精算システムに求める機能を明確にし、システムのメリットとデメリットを把握した上で、自社の希望にあったものを導入することが大切です。

また、経費精算システムの導入はIT導入補助金の補助を受けられる可能性があります。
この機会に一度検討してみるのもよいのではないでしょうか。