中小企業が経理アウトソーシングを頼む最適なタイミングとは - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2023.08.17: 中小企業が経理アウトソーシングを頼む最適なタイミングとは

中小企業においては、人手に余裕がなく、経理担当者が他の業務を兼任していたり、1人で経理を担当していたりすることも多いでしょう。

毎月の経理業務は非常に煩雑であり、決算時期などは多くの残業が発生します。

また、1人で経理を担当している場合には、さまざまな問題やリスクがあります。

そこで、費用対効果やリスク回避の面から、経理をアウトソーシングする企業が増えています。

ここでは、経理アウトソーシングを頼む最適なタイミングについて解説いたします。

経理アウトソーシングへの切り替えサインを見極める

中小企業は慢性的な人手不足に陥っていることが多く、経理に人数を割けない環境も珍しくありません。

そのため、経理アウトソーシングの導入を検討している中小企業も少なくないでしょう。

そこで、経理アウトソーシングに関心はあっても、切り替えるべきなのか判断できない、タイミングがわからないという方へ切り替えサインをご紹介いたします。

切り替えサイン①1人経理状態

人手不足や人件費の問題から、1人経理状態となっている中小企業は少なくありません。

経理業務だけでなく、給与計算や総務事務などバックオフィス全般を1人の担当者が担っている企業もあります。

しかし、経理業務を含むバックオフィス全般を1人が担っている状態は問題点も多く、とても危険です。

1人経理状態が常態化している企業は、経理業務をいち早くアウトソーシングするすべきでしょう。

1人経理のデメリット

1人経理は、代わりになる人がいないので休みも取りにくく、業務の繁忙期でも1人で担わなくてはならなりません。

自分以外に代わりがいない状態は精神的な負担が大きいほか、ダブルチェックできない状況だとミスがあっても見逃しがちになります。

また、1人経理は経営者や他の社員がなど他者のチェックが入りにくいため、不正リスクが高まります。

1人経理は属人化しやすい

経理資料や経理作業について、1人の経理担当者だけしか把握していない状態だと、属人化が進みやすくなります。

また、その担当者の欠勤や退職があると他の社員では対応できず、経理業務が滞る危険性があります。

担当業務から経理部門を切り離しアウトソーシングへ

中小企業では、経理担当者が経理以外のバックオフィス全般を担っていることも珍しくありません。

1人経理のデメリットや属人化のリスク回避のために、経理部門のみを切り離してアウトソーシングする方法があります。

経理をアウトソーシングすることで、現担当者には経理以外のバックオフィス全般をしっかりと担ってもらうことが可能になります。

切り替えサイン②経理担当者の退職

経理は専門職ともいえ、誰でもすぐに経理業務をこなせるわけではありません。

中小企業は、諸々の理由から経理担当者を複数配置することが困難です。

また、専門職のため、担当者が突然退職した場合なども、他の社員が代行することも難しいでしょう。

そういった意味では、経理担当者が退職するタイミングも、アウトソーシングへの切り替え時の1つといえるでしょう。

後継者への引き継ぎも難航

中小企業の場合、退職者が出ることが決まったとしてもすぐに中途採用ができるとは限りません。

また人件費の問題から、現担当者と新規採用者を同期間に雇用することも困難でしょう。

現担当者と新規採用者が同時に在籍する期間が短いということは、引き継ぎが十分に行われない可能性もあります。

引き継ぎがままならず、また退職事由によってはその後の連絡も取れるとは限らない状況となります。

現担当者が在籍中に、アウトソーシングへ切り替えるのがおすすめ

経理をアウトソーシングするとしても、その企業独自のやり方、データや書類の保存場所などについては、退職予定の経理担当者から予め聞いておかないと対応が難しくなります。

そこで、経理担当者が退職する前に経理アウトソーシングの利用を開始すれば、経理業務がマニュアル化、見える化されるため、自社における経理業務の負担が軽減できます。

切り替えサイン③本業に支障が出ている

中小企業では、経理担当者が経理以外の業務を担っていたり、逆に経理担当者以外が繁忙期に経理業務の手伝いをしていたりすることがあります。

また、中小企業は人数の関係から経理担当者を複数配置できないことが多く、人員不足は結果的に経理担当者の残業や休日出勤といったかたちで一部社員の負担増となります。

他の社員が経理のサポートに追われ、本来の業務に携われないないなど会社の生産性や売り上げにも影響します。

このような状態が続いている場合も、経理のアウトソーシングを検討すべきでしょう。

月末や納期ごとに他部門社員が駆り出される

経理担当者のマンパワーが不足していると、月末や年度末、決算月など経理の繁忙期に、経理業務の手伝いをするために、他部門の社員が経理部門に駆り出されることがあります。

しかし、経理の繁忙期が他部門の閑散期とは限らず、その分本業ができない時間が増えてしまうことになります。

また、本来の経理担当者以外に経理業務を任せると効率も悪く、ミスが増えるおそれもあります。

担当者の残業・休日出勤が多い

経理担当者は慢性的に人員不足の場合、どうしても経理担当者の残業や休日出勤が多くなります。

月次や年次の決算期など、ある程度の残業や休日出勤は仕方ない面もあるでしょう。

しかし、残業の多さが変わらない場合と、残業代などのコストを払い続けることになります。

また、業務効率化とともに、、経理担当者の人件費などコストの見直しが必要な状態といえるでしょう。

必要な部分だけをアウトソーシングすることで効率UP！

中小企業は、経理業務の担当者だけに人件費をかけることはできません。

そのため、経理業務をアウトソーシングすることで効率化につながる可能性は高いでしょう。

しかし、経理業務をすべてアウトソーシングしてしまい、結果的に経理担当者を採用するよりも割高になってしまったら意味がありません。

しかし、会社の状況に合わせてアウトソーシングできるのであれは、すべての経理業務をアウトソースする「丸投げプラン」から、一部の業務を任せるプランまで幅広く選ぶことが可能です。

現在、自社に必要な部分だけを外注し、会社の成長などによって柔軟にアウトソースする部分を変更すると良いでしょう。

切り替えサイン④時代についていけない

昨今では、電子帳簿保存法の改正による対応、インボイス制度施行による対応、DX化など、目まぐるしいスピードで経理業務の変化が求められています。

これは、マンパワーに余裕のない中小企業においても同様に対応をしていかなくてはならない問題ですが、これらの対応は十分にできていますでしょうか？

多くの中小企業が日々の業務に追われ、対応しきれていないことが多いのではないでしょうか。

法律の改正は、毎年おこなわれている

電子帳簿保存法改正のような大きな法改正については、ニュース等でも大きく取り上げられるので対応しなくてはならないことが自ずと認識できるでしょう。

しかし、実は何らかの法改正が毎年のようにおこなわれています。

担当者は会社経理に関する法律改正があるかどうかを自分で調べ、対応する必要があります。

経理担当が1人であれば、情報収集や勉強も自分だけでしなくてはなりません。

DX化は一気に進めた方が効率がよい

電子帳簿保存法に対応した経理ソフトを購入したもののスキャナがない、これまでの帳簿は相変わらず紙保存という状態では、かえって非効率です。

DX化を行うには、日々の業務に加えて、別途新たなDX化を行うための作業をしなくてはなりません。

しかしそれは担当者の負担や人件費が大きく増えることにつながります。

DX化は行った後の効果が十分にないとやる意味がありません。

DX化を進めるときは一気にまとめて行い、DX化を行ったことによるメリットが十分に出るように、費用対効果を意識した対応をする必要があります。

アウトソーシングは最新の知識と技術で対応

DX化については、日々行っている業務と異なり、新しい知識や技術について調べたりしながらの対応となります。

多くの中小企業においては、対応をしたくても人員不足やノウハウ不足により、なかなか難しい実行に移せないことがあります。

アウトソーシング先は、プロの経理集団ですので、DX化にも法改正にも対応済みです。

DX化についても、アウトソーシングをすることにより、専門家にお任せすることができるのです。

切り替えサイン⑤おおきなチャンスを逃す

経理とは1日、1ヵ月、1年間のお金の流れを正確に記録し、様々な側面から経営状態を判断するためのデータを提示する部門です。
本来、経理処理は速やかに行い、即時に財務諸表等のデータを経営者に提示することにより、適時な経営判断を行えるようにすべきものです。
ところが、中小企業は人員不足等が原因で対応が遅くなりがちです。それは結果的に重要な経営判断にも影響を及ぼすことになります。