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コラム

2023.08.17: 経理の高齢化について、どう対策していくべきか

近年、特に中小企業では経理担当者の高齢化が進んでおり、引き継ぎをどうすべきか、引き継ぎできる人員をどう確保するか、悩むケースが増えています。

この記事では、経理担当者の高齢化により人員が不足した場合におきうる問題点と、その対策方法を3つ紹介します。

自社に合った対策をたてられるよう、参考にしてみてください。

経理の高齢化が引き起こす問題点

経理業務は、入金や支払、現金管理など、お金に関わる業務を中心に、記帳業務や給料計算、経費精算など、会社の経営活動が円滑に遂行されるためには必須の仕事です。

経理担当者が高齢化などの理由で人員が不足し、業務が滞った場合には、例えば以下のような問題が起こるリスクがあります。

・記帳が滞ると現状の業績が見えなくなり、正確な経営判断ができなくなる

・請求業務が滞ると、資金の回収ができない、またはできていなくても気付かない

・支払が滞ると、仕入先などからの信頼を失い、今後必要な仕入ができなくなる可能性がある

・給与計算や経費精算が正確にされていないと、従業員からの信頼を失い、働くモチベーションを下げてしまう。退職される可能性もある。

・現金管理をしていないと、不正やミスがおきる可能性が高くなる

経理の人員が不足した場合に経理業務が滞ってしまう理由のひとつとして、経理業務が属人化していることがあります。

長年決まった従業員が経理業務をしていると、担当者ではないとわからない業務が増えてしまい、退職などでもし急に離脱した場合に業務内容が滞るケースがあります。

特に中小企業では経理の人員が少なく、属人化が起こりやすいといえるでしょう。

自社でそのような状況にある場合には、対策をたてておくことがおすすめです。

対策その1：新規雇用ができる魅力的な体制作り

もし経理の人員が不足したとしても、すぐに新規雇用して引き継ぎができるようにすることは、ひとつの解決策になります。

しかし中小企業では、経理の人材にかけられる資金が少なく、条件面から応募者が集まりにくいケースも多いかもしれません。

そのような中でも、優秀な方に応募してもらえるような魅力的な勤務条件を作れれば、今いる従業員の方の労働環境も改善し、全体的にモチベーションが上がる可能性もあります。

例えば、以下のようなことが考えられます。

・勤務時間に融通の利く勤務体系を設ける

・未経験者も可能とし、教育体制やマニュアルを整備する

・評価の仕方を明確にし、可能な限り賞与を出して、従業員のモチベーションアップを図る

・福利厚生や研修体制を充実させる

対策その2：システム導入による業務効率化

近年、バックオフィスのDX化が推進されており、さまざまなシステムが販売されています。

経理業務にシステムを導入する効果は、例えば以下のようなことが考えられます。

・データ連携などの機能により業務フローが効率化できる

・誰でも同じような業務結果が得られる

・クラウド化、ペーパーレス化が図れ、誰でも経理データにアクセスできるようになれば、業務が属人化せずに済む

システム導入により業務効率化を図るためには、以下を実施するとスムーズです。

（1）業務の棚卸
（2）自社に必要なシステムの選定
（3）マニュアルの作成

（1）業務フローの棚卸

まずは自社の経理業務について、どのような業務フローでおこなっているかを明確にしましょう。

前述したとおり、経理業務といっても幅広く、請求・売掛金管理、支払・買掛金管理、給与計算、記帳業務、資金繰りなどさまざまな業務があります。

例えば記帳業務であれば、誰がどのような資料を見て記帳しているか、資料はどのように集めているかなど業務の流れを確認しましょう。

例えば担当者が一人で資料を抱え、担当者のパソコンにインストールされている会計ソフトに入力している場合は、担当者以外の人が記帳業務の具体的な作業を知らずに属人化している可能性があります。

この場合、クラウド会計ソフトを導入し、入力のための資料は極力データで保存しておき、だれでもアクセスできるようにすれば、業務を担当者だけが把握している状況を避けることができます。

また銀行の入出金データなどの自動読み込み機能を利用すれば、業務効率化が図れるだけでなく、誰でも同じように作業しやすくなるでしょう。

（2）自社に必要なシステムの選定

上記では会計システムを例に出しましたが、記帳業務だけでなく、自社の経理業務の中で負担となっている業務、属人化している業務を洗い出し、どのシステムを導入すべきか選定します。

経費精算であれば経費精算システム、給与計算であれば給与計算のシステムがあります。必要なシステムを選びましょう。

（3）マニュアルの作成

システムを導入し、業務フローが大きく変更されるこの機会にマニュアルを作成して周知しましょう。

システムの導入には初期コストやランニングコストがかかるため、中小企業では躊躇するケースもあるかもしれません。

そこまで取引量が多くないため、システムを導入して効率化を図る必要性を感じないこともあるでしょう。

しかし中小企業こそ、経理の属人化が起こりやすくなっています。

バックオフィスのDX化が推進されている今、IT導入補助金などの、国の後押しもあります。導入を検討するチャンスではないでしょうか。

対策その3：業務のアウトソーシング

対策1、2では経理業務を自社でおこなうことを前提とした対策ですが、業務をアウトソーシングするという方法もあります。

アウトソーシングの主なメリットは以下のとおりです。

・経理人員が急に退職しても、引き継ぎや新規雇用の心配がない
・外部に委託できるため、経理の人材を自社で雇用しなくても済む
・専門の方に正確な処理をしてもらえるため安心

アウトソーシングをしていれば、経理の人員を確保する必要がなく、業務が滞る心配もありません。

一方でデメリットもあります。

・経理業務のノウハウが自社に残らない
・アウトソーシングのコストがかかる
・リアルタイムに業務内容を把握できない
・業務を柔軟に対応してもらえない可能性がある

例えば記帳業務をアウトソーシングした場合、一カ月程度まとめた状態で結果を報告されるケースが多く、毎日業績を把握したい場合は難しくなることが多いでしょう。

アウトソーシングすればコストもかかります。ただし、自社で経理を雇用するにもコストがかかるため、デメリットとは言い切れないケースも多くあります。料金体系を見てよく検討してみましょう。

まとめ | 自社に合った対策をたてましょう

以上、中小企業における経理担当者の高齢化問題にどう対処するか、問題点と対策の例を紹介しました。

経理アウトソーシングオフィスでは、こうした問題に対処するためのさまざまなサービスを提供しています。

前述した「対策その2：システム導入による業務効率化」を検討したい場合には、クラウド会計・運用サポートをおこなっています。単にシステムの導入支援をおこなうだけでなく、まず始めに状況のヒアリングをし、課題を把握した後に、理想の経理フロー構築のため、導入すべきクラウドツールをご提案するところから始めます。

「対策その3：業務のアウトソーシング」を検討したい場合は、業務ごとに以下の各種サービスを展開しています。

・クラウド記帳代行サポート
・給与計算・年末調整サポート
・請求・売掛金管理サポート
・支払・買掛金管理サポート
・財務診断・資金繰りサポート
・経理代行サポート（すべて丸投げしたい場合）

詳しくはこちらのページを参照ください。

このようにさまざまな選択肢があります。自社の状況を確認し、それに合った対策をたてていきましょう。