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コラム

2023.11.10: バックオフィス業務整理のすすめ。業務効率化のメリットを解説

バックオフィス業務とは？

バックオフィス業務とは、顧客と直接関わる機会がほぼない業務全般のことを指します。

売り上げを直接あげる部門ではなく、後方支援がメインとなるため、間接部門、管理部門、バックヤードなどと呼ばれることもあります。

反対に、顧客と直接関わりのある部門は、フロントオフィス、直接部門、営業部門などと呼ばれます。バックオフィス業務については、具体的に次のような業務が挙げられます。

経理業務

企業のお金の流れを記録し、それらを日ごと、月ごと、年ごとの決算を行う業務です。

具体的には、現金預金の管理、買掛金及び売掛金の管理、請求書作成、領収書の管理、伝票作成、固定資産の減価償却及び管理、決算書の作成、税金の計算などを行います。

日々の記帳業務、月ごとの締め業務、決算業務などがあり、時期によっての繁忙の差が激しいことも特徴です。

経理業務担当者は、税務や会計に関する高い専門性が求められます。

財務業務

資金調達や予算管理を担当する業務です。具体的には、財務戦略の立案、資金調達、資産の運用、予算作成及び管理、監査対応などを行います。

経理は「使ったお金の流れを管理」する業務ですが、財務は「これから使うお金の管理」をする業務となります。

財務業務担当者は、専門知識とともに融資のための交渉力、対応力なども必要となります。

中小企業では経理業務と兼任することが多く、特に決算時期には監査対応や予算案作成も重なり、大きな負担となる場合も少なくありません。

人事業務

社員の採用、教育、評価、人事制度運用、労務管理など人に関わる業務です。

具体的には、勤怠管理、給与計算、社会保険手続、福利厚生業務、健康診断、就業規則管理、社員教育制度の企画・立案、人事評価などを行います。

また、人事担当者は採用にまつわる個人情報、勤怠情報など機密情報を多く管理するので、リスク管理能力が必要となります。

法務業務

顧客や取引先との契約に関わるチェックや手続きなど企業の法律に関する業務全般を行います。

具体的には、契約書類の作成及び審査、社内規程の整備、社内コンプライアンス業務、社内の法的トラブルへの対応などになります。

大企業では法務部が独立した部署として設置されていることが多いですが、中小企業の場合、顧問弁護士と契約している場合があります。法令・法律の関する業務であるため、当然ながら法務担当者は、法律関係の知識が必要となります。

総務・庶務・一般事務

総務業務は、社内環境を整え、働きやすい環境を作る業務です。

具体的には、備品の発注や管理、施設管理、社内行事の企画や運営などを行います。

庶務及び一般事務はデータ入力や電話対応、来客対応などを行う業務ですが、総務とともに部署が一緒になっていることもあります。

総務・庶務・一般事務業務については、専門性は低いものの業務量が多岐にわたっていることも特徴です。

バックオフィス業務のよくある課題

では、中小企業のバックオフィス業務において陥りやすい状況は、どのようなことが考えられるでしょうか。

多くの中小企業のバックオフィス業務における課題としては、次の３点が挙げられます。

課題1：人員配置

バックオフィス業務については、時期による業務量の繁閑差が大きく、適切な人員を配置しづらいという問題があります。

繁忙期に合わせて人員を配置すると閑散期には人員過多になりがちです。

一方、閑散期に合わせて人員を配置すると繁忙期に深刻な人手不足に陥り長時間の残業が発生したり、他部署からの応援を要請せざるをえなかったりする状況が発生します。

課題2：業務が属人化しやすい

経理業務、財務業務、法務業などは専門知識が必要なため、業務が属人化しやすくなります。

中小企業では担当部署に人員が不十分でマンパワーが不足したり、場合によっては1人に負担がのしかかったりすること珍しくありません。

そのため業務の担当者が急な休業や退職となると、業務が止まってしまう危険性があります。

属人化していると、業務のやり方や書類の保存場所などを担当者しか把握していないため、引き継ぎもスムーズにいかないこともあります。

課題3：アナログ管理が残っている

業種、業界にもよりますが、デジタル化が進んでいない中小企業は今も多くあります。

また、電子データ化、クラウド管理など社内のIT化の必要性を感じているものの、バックオフィスの人員に余裕がなく日々の業務に追われ、紙資料でのアナログ管理が続いている企業も少なくありません。

バックオフィス効率化のメリット

多くの問題を抱える中小企業がバックオフィス業務を整理し、ITを導入するなどの業務効率化を行うことで、次のようなメリットが期待できます。

メリット1：コスト削減

アナログ処理していた業務をデジタル化することで、二重管理や人によるダブルチェックなどの無駄が省け業務の効率化が進みます。その結果、残業代など人件費の削減が期待できます。

また、紙での処理・管理を電子データで処理・管理することにより、紙代等の消耗品費が削減されます。紙の書類を保管するスペースも減ることで、倉庫代などの費用削減にもつながります。

よって、システムの導入時などイニシャルコストはかかるものの、デジタル化以降はランニングコストも抑えられるので、トータルではコストを削減できます。

メリット2：生産性向上

バックオフィス業務を効率化すると、企業全体の生産性向上が望めます。

バックオフィス業務自体は直接的な利益を生まないものの、それらを効率化することで、コア業務に人員を振り分けられるようになり、売り上げにつながる業務も円滑に回りやすくなります。

生産性が向上することで、利益率や売り上げのアップも期待できます。

メリット3：エンゲージメント向上

バックオフィス業務の効率化が進めば、従業員の残業時間も削減でき、休暇も取りやすくなります。

業務によってはリモートワークなど働き方自体を変えることも可能です。

働く環境の改善は、従業員の会社に対する満足度や愛着心といったエンゲージメントの向上に繋がるでしょう。

ここを優先すると効果的！

直接的な利益にはつながらないバックオフィス業務ですが、企業を回していくには欠かせません。

企業の生産性向上を目指すためにも、業務効率化を進めましょう。バックオフィスの業務効率化の実現には以下のような支援ツールを導入すると効果的です。

会計システム

日々の記帳作業や毎月の出納業務など、繁雑な作業はDX化することで効率化がはかれます。

たとえば、データ入力や計算にかかっていた時間が大幅に削減され、その分、日常業務がスムーズに回りやすくなります。

決算業務の負担も大幅に軽減されるため、繁忙期の長時間残業なども改善されるでしょう。また、税制改正への対応がスムーズになることもメリットです。

勤怠管理システム

勤怠管理ツールを導入すれば、手作業で行っていた勤怠管理の手間が軽減されるだけでなく、勤怠状況の把握なども容易になります。

経理システムと連動することで給与計算業務の負担減、給与や税金支払いの伝票起票の自動化なども実現できるため、さらなる効率化が期待できます。

社内コミュニケーションツール

バックオフィスは、仕事中に他の社員から声をかけられ作業を中断せざるをえない場合が多くあります。

しかし、社内チャットツールを導入すれば、手を止められることなく、かつ社員間の気軽なコミュニケーションが可能になります。

また、タスク管理ツールを使うことで日々のto doや進捗状況が整理しやすくなり、業務効率も高まるでしょう。

まとめ

バックオフィス業務は企業に欠かせないものの、中小企業では十分な人員を配置することは困難です。しかし、DX化を図ったり、支援ツールを導入したりすることで、業務の効率化をはかれます。

また、本記事では触れませんでしたが、バックオフィス業務をアウトソーシングするという方法もあります。バックオフィスを効率化することは、コスト削減や生産性向上、働く環境の改善などのメリットをもたらします。社内環境に合わせ、各種ツールの導入や、業務のアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。