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2024.08.01

【徹底比較】経理業務をデジタル化せよ！目的別にツールを紹介！

アナログ経理の問題点

DXとは、デジタルトランスフォーメーションの略語で、デジタル技術を活用して業務内容などを変革することを意味する言葉です。経理業務におけるDXとは、たとえば会計の記帳、請求書発行、給与計算などの定型業務にデジタル技術を導入し、自動化やペーパーレス化などを行うことです。

DXによって解決可能な問題点として、以下が挙げられます。

問題点1：紙が多い

注文書、納品書、請求書、領収書、会計伝票など、経理業務は多くの書類を必要とし、それぞれ適切に保管しなければなりません。特に各種帳簿や証憑類は、法律によって定められた保管期間が長く、これらをアナログ管理する場合はかなりのスペースを要します。

また、紙面での保管は劣化の問題や、検索のしにくさ、紛失のリスクなどもあります。

問題点2：時間がかかる

アナログ管理の場合、紙書類原本で処理を行います。そのため、必要な場所には持参や郵送などで原本を運ばねばならず、承認印をもらうために回覧する手間や待ち時間などは、業務停滞の原因にもなります。また、情報共有がしにくいという難点もあり、テレワークを導入しようにも、結局出勤して最新の情報を確認するという経験を持つ方も多いのではないでしょうか

問題点3：法改正への対応が大変

電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の施行、定額減税など、経理業務に関わる法改正は頻繁に行われています。そのたびに、経理担当者は自力で情報を集め、勉強して、対応しなければなりません。

中小企業ではリソースに限りがあるため、経理担当者が1人だというケースも珍しくないでしょう。日常業務を抱えながら、誰にも相談できない環境で新しい制度に対応するというのは、担当者に大きな負担を強いることとなります。 

ツール導入で手軽にデジタル化　～導入のポイントとメリット

DX推進に意欲はあるものの、予算やスケジュール、社内リソースには余力がない場合は、手軽に実践できるクラウド型経理ツールの導入がおすすめです。クラウド型経理ツールの導入は、比較的安価で効果が大きく、コストパフォーマンスの面でも優秀です。

導入を検討する際に注目すべきポイントと具体的なメリットは以下の通りです。

ポイント（1）ペーパーレス化

DXを進めると紙の書類をデジタルデータで配布・保管できるようになり、社内のペーパーレス化が実現します。これにより、作成した書類の印刷コスト、保管場所の確保やファイリングなどにかかるコスト、保管期間を過ぎた情報を適切に処分する廃棄コストなどが、大幅に削減できるでしょう。

ポイント（2）デジタルデータ保存

クラウド型会計ツールには、金融機関口座の取引情報や店舗の売上情報、在庫情報などを自動取得し、仕訳記帳する機能があります。また、取引先から送られてきた電子証憑はもちろん、紙での証憑もスキャンするだけで自動的に取り込みできます。これにより、確認漏れや転記・仕訳・計算ミスといったヒューマンエラーを防げます。

また、帳簿がクラウド上にあるので、自社のパソコンに、故障やウィルス感染などの問題が生じても、大事なデータを焼失、破損せずに済むという利点もあります。さらに、デジタル化すると検索が容易になるため、作業時間の短縮も図れます。

ポイント（3）データの共有

クラウド型会計ツールでは、情報をインターネット上のクラウドサーバーに保存します。そのため、インターネット環境さえあれば、時間や場所を問わず複数人が同時にアクセスできるため、情報共有しやすくなります。出先でも必要な数字をリアルタイムで確認できるため、営業機会を逃さずにすむなど企業の発展にも貢献するでしょう。

また、アクセス権は、「閲覧者・編集者」などを個別に付与できるため、担当者以外が誤って情報を書き換えてしまう心配はありません。在宅ワークや外部委託、複数社との合同プロジェクトなどでも、安全に情報共有や共同作業が行えます。

ポイント（4)電子承認

書類のデジタル化と併せて電子承認システムを導入すると、承認もスムーズになります。確認が必要な書類の閲覧、指摘や修正の連絡、承認まで、すべてクラウド上で完結するため、決裁者の帰社を待つ必要がなくなるのです。リソースの有効活用ができ、生産性向上も期待できるでしょう。 

目的に応じたツールを選ぶ

デジタル化を推進するためのクラウド型会計ツールには、さまざまな種類があります。上記で紹介したような基本的な機能はもちろん、経理部門以外のDXを推進する機能も豊富です。

具体的にはどのような選択肢があるのか、主な会計ツールのなかから、目的別にいくつかピックアップして紹介します。

デジタル文書を交わすことが多い会社に

PDFなどでデジタル化したデータを保存、整理するツールがあると、会議資料やプレゼン資料などの配布・送付に役立ちます。多くの紙書類を処分できるため、ペーパーレス化とコストダウン、業務効率化にもつながるでしょう。

DocuWorks

ドキュメントハンドリング・ソフトウェア「DocuWorks」は、文書の作成からプレゼンテーション、保存、受け渡しまで、一連の業務をスムーズに行うためのサポートツールです。会議資料や各種帳票、決算書、設計図面、約款など、さまざまな電子文書をまとめて管理できます。また、電子印システムが搭載されているため、承認や決裁もスムーズです。

＞＞DocuWorksの詳細はこちらから　https://www.fujifilm.com/fb/product/software/docuworks

経費精算が多い会社に

経理業務のなかでも煩雑なものの1つに経費精算があります。他の従業員からの申請をベースとしているため、記入ミスや領収書不備、締切ギリギリの提出などが起こりやすく、数字も細かいため、負担が大きいと感じる担当者も多いでしょう。そこで、経費精算を自動化するツールの導入がおすすめです。

楽楽精算

経費精算クラウド「楽楽精算」は、経費の処理に特化したソフトウエアです。法人カード連携やスマホによるレシート読み取り機能、交通系ICカード連携により、経費精算申請を自動化します。振込データの自動生成までできるため、経理担当者の負担は大幅に軽減するでしょう。また電子承認システムにより、申請から精算までのスピードアップも図れます。

＞＞楽楽精算の詳細はこちらから　https://www.rakurakuseisan.jp/0002/index.php

経理業務を丸ごと任せるなら

繁忙期になると経理業務が回らなくなり、他部門からの応援が必要だという中小企業も珍しくありません。そういった企業には、日常的な記帳業務から、月次・年次決算の資料作成まで、経理業務のほとんどを丸ごと任せられるツールがおすすめです。

マネーフォワードクラウド

マネーフォワードは、経理業務から人事労務業務、法務業務など、さまざまなバックオフィス業務から自動化したい作業を組み合わせて利用できるクラウド型ツールです。企業規模に合わせて、その時々に必要な機能を備えることができるため、将来的に企業成長を目指す会社にもおすすめです。

＞＞マネーフォワードクラウドの詳細はこちらから　https://biz.moneyforward.com/

freee会計

freee会計は、2023年6月末時点で120の銀行、923の金融機関と連携している点が強みです。仕入や販売、備品購入など、ほとんどの取引情報について、取得から仕訳、記帳、集計まで自動で行います。決算書なども自動生成するため、決算期に発生していた経理業務の停滞を解消します。

＞＞freee会計の詳細はこちらから　https://www.freee.co.jp/

弥生会計オンライン

弥生会計オンラインは、簿記の知識がなくても誰でも簡単に扱える会計ツールです。導入時には専門のスタッフが、製品脳操作方法から経理業務のやり方まで丁寧にサポートしてくれるため、経理の専門スタッフが不足している中小企業のほか、法人化を目指す個人事業主にもおすすめです。

＞＞弥生会計オンラインの詳細はこちらから　https://www.yayoi-kk.co.jp/

自社に必要なツールを導入することが大切

経理業務には数字がつきものです。この数字は、企業や取引先に大きく関わるお金のことです。1円の誤差もない完璧な処理が求められますが、手書きや手入力では、どうしてもある程度のミスは出てしまうでしょう。すぐに気づいて修正できれば良いですが、時間が経てば経つほど原因がわからなくなってしまいます。

DXでなるべく人手が関わる部分を減らし、自動化できれば、このようなヒューマンエラーがなくなります。また自動化した分、作業工数が削減されるため、リソースの再配分が可能となりコア業務に注力できるでしょう。

ツールにはさまざまな特徴がありますので、「どのような企業にしていきたいか、そのためにはどの機能が必要なのか」という視点を持ち、慎重に検討することが大切です。

まとめ

以上、経理業務のデジタル化のメリット、具体的な対応策と導入ツールをご紹介しました。

コロナ禍でのテレワークの普及や改正電子帳簿保存法が施行された今こそ、経理業務のデジタル化を見直すよいきっかけではないでしょうか。

導入コストが気になるところですが、デジタル化は業務効率化を始めとして将来にわたりさまざまなメリットをもたらします。長い目でみて検討していきましょう。

弊社では、丁寧なヒアリングにより貴社に必要な機能を見極め、将来性を見据えた提案が行えます。
無料相談やオンライン相談も実施しておりますので、遠慮なくお声がけください。 

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この記事を担当した税理士

株式会社YMG コンサルティングラボ 部長代理 興梠　貴裕

保有資格弥生インストラクター資格 / 日商簿記３級

専門分野IT

経歴業務系システム業界に身を置いて12年目。様々な業種のお客様のシステム導入に関する多くの相談実績が有り 導入実績も多数。常にお客様目線で対応し、お客様の課題解決に全力で取り組む姿勢に定評有。

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