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2026.05.25

領収書の提出が遅い社員に困る！スムーズに集める仕組みづくり 　声掛けではなく「ルールと仕組み」で解決する実践法。

こんにちは。経費精算の時期になると、「領収書の提出が遅い社員に毎月声を掛けている」「締切を伝えても、同じ社員だけ提出が遅れる」と悩む経営者や経理担当者は多いのではないでしょうか。

領収書の提出が遅い社員がいると、経理担当者の確認作業が止まり、月次決算や資金繰り表の作成にも影響が出ます。さらに、領収書は法人の帳簿書類として原則7年間の保存が必要であり、消費税の仕入税額控除では帳簿と請求書等の保存が重要になります。

この記事では、領収書の提出が遅い社員に毎回声を掛ける方法ではなく、「ルール」と「仕組み」でスムーズに領収書を集める実践法を紹介します。経費精算の遅れを減らしたい経営者や、毎月の催促に疲れている経理担当者はぜひ最後まで読んでみてください！

領収書の提出が遅い社員に困る理由

領収書の提出が遅い社員がいると、経理業務全体の流れが止まります。経費精算は、領収書を受け取って終わりではありません。経理担当者は、日付、金額、支払先、利用目的、勘定科目、インボイスの記載事項などを確認します。

例えば、月末締め翌月5日払いの会社で、社員が翌月4日に領収書をまとめて提出した場合、経理担当者は1日で確認、差し戻し、承認、支払処理を進める必要があります。領収書の枚数が20枚だけでも、1枚3分の確認で60分かかります。内容確認や社員への質問が入ると、作業時間はさらに増えます。

私が経理体制の見直しを支援した会社でも、「営業担当者の領収書だけ毎月遅れる」という相談がありました。経理担当者は毎月チャットで個別に催促していましたが、社員は「忙しくて忘れていた」と答えるだけでした。経理担当者の努力ではなく、会社の仕組みに問題がある典型的なケースでした。

領収書の提出が遅い社員を声掛けだけで改善できない理由

領収書の提出が遅い社員への声掛けは、一時的な効果しかありません。声掛けは、経理担当者の記憶と負担に頼る方法だからです。

領収書の提出が遅い社員は悪気なく忘れていることが多い

領収書の提出が遅い社員は、必ずしも経理業務を軽視しているわけではありません。営業や現場対応に追われる社員は、領収書を財布やカバンに入れたまま忘れることがあります。出張や会食が多い社員ほど、領収書の枚数も多くなります。領収書の提出を「時間があるときにやる作業」と考えている社員は、締切直前まで動きません。

そのため、経理担当者が「早めに出してください」と伝えるだけでは行動が変わりません。社員の行動を変えるには、提出日、提出方法、未提出時の扱いを具体的に決める必要があります。

領収書の提出が遅い社員への個別催促は経理の負担を増やす

領収書の提出が遅い社員に個別で催促すると、経理担当者の仕事が増えます。未提出者を確認し、社員ごとに連絡し、返信を待ち、再度確認する流れが発生します。社員10名の会社でも、毎月3名に催促するだけで、経理担当者は数十分から数時間を失います。

個別催促が続くと、経理担当者は本来取り組むべき月次資料の作成や資金繰り確認に時間を使えません。経費精算の遅れは、単なる事務作業の遅れではなく、経営判断に必要な数字の遅れにつながります。

領収書の提出が遅い社員を減らす基本ルール

領収書の提出が遅い社員を減らすには、会社として明確な経費精算ルールを作る必要があります。ルールが曖昧な会社では、社員ごとの判断に任されるため、提出タイミングに差が出ます。

領収書の提出が遅い社員を防ぐ締切ルール

領収書の提出締切は、「月末まで」ではなく「利用日から3営業日以内」など具体的に決めることが大切です。月末締めだけにすると、社員は1か月分の領収書をまとめて提出します。まとめ提出は、紛失、内容忘れ、確認漏れの原因になります。

おすすめのルールは、「経費を使った日から3営業日以内に申請」「月末最終営業日の15時を最終締切」「締切後の提出は翌月精算」の3点です。提出期限が明確になると、経理担当者は未提出者を判断しやすくなります。社員も「いつまでに出せばよいか」を迷わなくなります。

領収書の提出が遅い社員を防ぐ記載ルール

領収書の提出が遅い社員は、提出だけでなく内容の記載漏れも起こしやすいです。経理担当者は、領収書だけでは利用目的を判断できない場合があります。例えば、飲食店の領収書だけでは、社内会議なのか、取引先との会食なのか、福利厚生なのかが分かりません。

経費精算ルールには、「利用日」「支払先」「金額」「利用目的」「同席者」「取引先名」「勘定科目の候補」を記載することを明記しましょう。特にインボイス制度では、仕入税額控除のために請求書等の保存が重要になります。領収書やレシートを受け取った段階で、必要事項が足りているかを社員が確認する流れを作ることが大切です。

領収書の提出が遅い社員を減らす仕組みづくり

領収書の提出が遅い社員を減らすには、社員の意識だけに頼らない仕組みが必要です。仕組みがある会社では、社員が迷わず同じ手順で経費精算を進められます。

領収書の提出が遅い社員にはスマホ提出を導入する

領収書の提出が遅い社員には、スマホで撮影してすぐ提出する方法が効果的です。紙の領収書を月末まで保管する運用では、領収書の紛失や提出忘れが起こります。スマホ提出なら、社員は支払い直後に写真を撮り、経費精算システムや共有フォームへ登録できます。

電子帳簿保存法では、紙で受け取った領収書などを一定の要件のもとでスキャナ保存する制度があります。国税庁も電子帳簿保存法に基づく制度により、経理のデジタル化を図れると案内しています。

ただし、スキャナ保存を導入する場合は、検索性や改ざん防止などの要件確認が必要です。会社独自の判断で紙を捨てるのではなく、税理士やシステム会社に確認しながら運用を決めると安心です。

領収書の提出が遅い社員にはリマインドを自動化する

領収書の提出が遅い社員への催促は、人が行うより自動化したほうが安定します。チャットツールや経費精算システムを使い、「毎週金曜日の15時に未申請経費を確認」「月末2営業日前に全社員へ通知」などの自動リマインドを設定します。

自動リマインドのメリットは、経理担当者が悪者にならないことです。経理担当者が毎回催促すると、社員は「また経理から言われた」と感じます。システムから同じタイミングで通知されると、社員は会社のルールとして受け止めやすくなります。

通知文も重要です。「領収書を提出してください」だけでは不十分です。「経費を使った日から3営業日以内に申請してください。月末最終営業日15時以降の申請は翌月精算です」と具体的に書きます。社員が次に取る行動を迷わない文面にすることがポイントです。

領収書の提出が遅い社員へのペナルティより先に整えること

領収書の提出が遅い社員に対して、すぐにペナルティを設ける会社があります。しかし、ペナルティより先に、会社が提出しやすい環境を整える必要があります。

領収書の提出が遅い社員を責める前にマニュアルを作る

領収書の提出が遅い社員が多い会社では、経費精算マニュアルが存在しないことがあります。マニュアルがない状態で社員に正しい提出を求めても、社員は過去のやり方や自己判断で動きます。

マニュアルには、提出期限、提出方法、対象となる経費、対象外となる経費、領収書を紛失した場合の対応、差し戻しの基準を記載します。文章だけではなく、スマホ画面のスクリーンショットや記入例を入れると分かりやすくなります。新入社員や中途社員でも同じ手順で申請できる状態が理想です。

領収書の提出が遅い社員に例外対応を増やさない

領収書の提出が遅い社員に例外対応を繰り返すと、ルールは形だけになります。「今回だけ月末後でも精算する」「今回だけ領収書なしで認める」という対応が続くと、社員は締切を守る必要性を感じません。

もちろん、災害、急な入院、長期出張など、やむを得ない事情はあります。その場合でも、例外承認者を上長に限定し、理由を記録に残すことが大切です。例外対応を見える化すると、不公平感を防げます。経理担当者だけで判断しない仕組みにすることで、社内トラブルも減ります。

領収書の提出が遅い社員を減らす実践ステップ

領収書の提出が遅い社員を減らすには、段階的な導入が効果的です。いきなり厳しいルールを始めると、社員から反発が出ることがあります。

まず、過去3か月分の経費精算を確認します。誰が、何日遅れで、どの種類の経費を提出しているかを整理します。次に、遅れが多い原因を分類します。原因は、「締切を知らない」「提出方法が面倒」「領収書をなくす」「上長承認で止まる」などに分かれます。

原因が分かったら、ルールを1枚の資料にまとめます。資料は長すぎると読まれません。A4で1枚から2枚程度にし、提出期限、提出方法、未提出時の扱いを大きく記載します。その後、1か月間は試行期間として運用します。試行期間では、社員から質問を集めてマニュアルを修正します。

最後に、本運用を始めます。本運用後は、締切後の提出は翌月精算にするなど、ルールを一貫して適用します。ルールの一貫性がある会社では、社員も経費精算を後回しにしにくくなります。

まとめ

領収書の提出が遅い社員への対策は、経理担当者の声掛けだけでは限界があります。経費精算をスムーズに進めるには、提出期限、提出方法、記載内容、未提出時の扱いを明確にしたルールが必要です。

さらに、スマホ提出、自動リマインド、経費精算マニュアルを組み合わせることで、社員が迷わず領収書を提出できる仕組みが整います。領収書の提出が早くなると、経理担当者の催促業務が減ります。月次決算や資金繰り確認も早くなり、経営者が数字を見て判断できるタイミングも早まります。

弊社では、経費精算ルールの整備、電子帳簿保存法に対応した領収書管理、経理業務の効率化までサポートしています。領収書の提出が遅い社員への対応に悩んでいる会社様は、現在の経費精算フローを一度見直してみてください。無料相談やオンライン相談も実施しておりますので、どうぞお気軽にお問い合わせください。

この記事を担当した税理士

株式会社YMG コンサルティングラボ 酒井 康至

保有資格公認会計士・税理士

専門分野法人税・消費税・国際税務

経歴大学卒業後、上場企業の専門商社(鉄鋼系・食品系)の経理部員として約15年の経験。内海外駐在3年半。

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