電帳法対応に役立つクラウド共有の実務術

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コラム

2026.03.01: 電帳法対応に役立つクラウド共有の実務術

2022年の電子帳簿保存法（以下、電帳法）改正により、経理資料の保存方法に大きな見直しが必要になりました。さらに2024年以降は、電子取引データの保存が完全義務化され、従来の紙管理やインストール型ソフトでは対応が難しくなっています。

こうした状況の中で注目されているのが、クラウド型ファイル共有です。本コラムでは、クラウド活用が電帳法への対応をしやすくする理由と、経理DXの第一歩としてどのような価値をもたらすのかを解説します。

＜目次＞

1.電帳法改正で求められる保存要件を整理

1-1.電帳法遵守を難しくする従来運用の課題

2.クラウド共有で電帳法対応を効率化
2-1.クラウド型ファイル共有の基本的な仕組み
2-2.電帳法要件を満たしやすいクラウドの特長
2-3.クラウド活用で高まるデータ保全と安全性
2-4.属人化防止と運用コスト削減の実現
2-5.クラウド導入で広がる経理DXの効果
3.まとめ：電帳法対応を経理DXの第一歩に

改正された電帳法に対応するためには、経理資料を単に電子化するだけでは不十分です。検索性や改ざん防止といった保存要件を満たした管理体制づくりが欠かせません。

日本商工会議所・東京商工会議所が2024年に実施した中小企業の実態調査では、規模の小さい企業ほど、請求書等の管理を手書きで行っている割合が高いことが分かりました。このような経理体制では、電子データの保存要件を安定的に満たすことは難しいでしょう。

電子帳簿保存法の最新情報については、下記コラムでも解説しています。
https://keiri-outsourcing.com/column/column-10767/
【2025年対応版】電子帳簿保存法の改正ポイントと実務対応ガイド

電帳法改正で求められる保存要件を整理

2022年に改正された電帳法改正では、取引にかかる証拠書類や帳簿の電子保存が強く推進されています。電子保存を行うには、検索性や改ざん防止、長期保存など複数の保存要件を満たす必要があります。

電子データ保存・スキャナ保存・帳簿保存という3つの保存方式ごとの、対象範囲と主な保存要件は次の通りです。

電子データ保存の義務化と改正ポイント

電子データで受け取った領収書・請求書・見積書・納品書・契約書など、取引にかかわるすべての書類は電子データのまま保存することが義務付けられています。例えば、電子メール添付で受け取った請求書や、クラウドサービス上で受領した取引データ、ECサイトで発行された領収データなどが該当します。

これらを印刷して紙で保存することは認められておらず、電子保存時には検索性や改ざん防止といった保存要件を満たす必要があります。

スキャナ保存の対象書類と選び方

紙で作成・受領した請求書・領収書・見積書などは、紙で保存する代わりにスキャナやスマートフォンで読み取った電子データを保存できます。スキャナ保存は任意です。ただし、原本を処分する場合には読み取り要件に加えて、タイムスタンプ付与または訂正削除履歴などの保存要件を満たし真正性を確保する必要があります。

また、過去の紙書類については、スキャナ保存へ切り替える方法と、従来通り紙のまま保存する方法のいずれかを選択可能です。

電子帳簿・電子書類に該当する保存範囲

仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿類、損益計算書・貸借対照表などの決算関係書類を会計ソフトで作成した場合は、電子データのまま保存することができます。パソコンで作成し、相手に渡した請求書・領収書・見積書・納品書なども同様です。検索要件に加えて、保存要件として法定保存期間中にいつでも確認できること、訂正・削除履歴が確認できるシステムを用いることが重要です。

電帳法遵守を難しくする従来運用の課題

電子取引データを電子のまま保存するためには、検索性・改ざん防止・データ保全といった複数の保存要件をすべて満たすことが求められます。しかし、従来の紙管理やインストール型ソフトを前提とした経理体制では、これらの要件を安定的に満たすことが難しく、運用面での限界が生じやすいでしょう。

ここからは、従来運用のどのような点がネックとなっているのかを整理します。

検索要件を満たすための対応限界

電子取引データを電子保存する場合は、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3要素で検索できることが不可欠です。さらに、日付や金額の範囲指定、複数の要素を組み合わせた検索にも対応する必要があります。

紙ベースの管理では、これらの検索要件を満たす仕組みを構築することは困難です。インストール型ソフトやエクセル管理でも、ファイル名ルールなどが手入力に依存するため、運用負担が大きくなるでしょう。

改ざん防止とログ管理が難しい理由

電子保存では、データの真正性を確保するために、タイムスタンプ付与または訂正・削除履歴が残るシステム運用などの方法で改ざん防止措置を講じる必要があります。しかし、紙中心の運用では、電子保存に求められる改ざん防止要件への対応が難しいでしょう。また、インストール型ソフトでもログ管理が限定的なケースがあり、データの真正性を十分に担保できない場合があります。

バックアップ不足によるデータ消失リスク

社内のPCやオンプレミス（社内サーバー）にデータを保存する方法では、故障や災害、誤削除といったデータ消失リスクに常にさらされています。国税関係帳簿書類の保存期間は原則7年と長期にわたるため、安定したバックアップ体制の構築が不可欠です。

担当者依存による属人化の問題点

紙管理や社内PCへの保存では、管理方法が担当者ごとに異なり、引き継ぎが円滑に進まないケースが少なくありません。電帳法対応には統一ルールが求められますが、従来の運用では担当者に依存する属人化が発生しやすく、運用品質を一定に保つことが難しくなります。

法令対応を続けるための運用コスト負担

紙管理やインストール型ソフトでも、工夫次第で要件を満たすことは可能です。しかし、その場合はファイル名ルールの徹底、検索要件を満たすための手動入力、改ざん防止措置の運用チェックなど、日々の作業負担が大幅に増加します。結果として、経理担当者の作業時間が増え、ミスの発生リスクも高まるでしょう。

クラウド共有で電帳法対応を効率化

従来の運用における課題を解決する方法として、注目されているのがクラウド型ファイル共有です。ファイルをデジタルで一元管理するクラウド共有は、電帳法で求められる保存要件を満たしやすい仕組みです。紙管理やインストール型ソフトの限界を合理的に解消し、経理DXの入り口としても高い効果が期待できます。

クラウド型ファイル共有の基本的な仕組み

クラウド型ファイル共有とは、インターネット上のストレージにデータを保存し、複数の端末や担当者が同じファイルにアクセスできるようにする仕組みです。場所や端末に依存せずにデータを扱えるため、従来の紙やローカル保存とは異なる運用が可能になります。

クラウドファイル共有で業務の前提が変わる

従来は、紙書類やUSBメモリ、メール添付など、担当者ごとにデータを持ち運ぶことを前提として運用されていました。クラウドファイル共有によって、最新のデータを必要な人がそれぞれの場所で共有できる体制へと置き換わります。これにより属人化の防止や情報共有のタイムラグが解消され、業務全体の効率化が実現します。

電帳法要件を満たしやすいクラウドの特長

企業がクラウドツールを活用してデータを管理することで、なぜ電帳法で求められる保存要件を満たしやすくなるのかを、以下に説明します。

電帳法が求める検索要件への対応

クラウド型ファイル共有では、「取引年月日」「取引金額」「取引先」といった検索に必要な情報を、メタデータとして自動的にひも付けて管理できます。範囲検索や複合検索にも対応しやすく、紙管理やインストール型ソフトでは手動入力に頼らざるを得なかった検索要件が、無理なく満たせます。

改ざん防止と履歴管理を自動化できる仕組み

電子取引データを保存する際には、真正性を確保するための改ざん防止措置が求められます。事務処理規程を整備する方法もありますが、日常的な運用で訂正・削除の履歴を残す負担は決して小さくありません。クラウド型ファイル共有を導入すれば、編集・削除履歴が自動で記録されるため、真正性を担保しやすくなります。

クラウド活用で高まるデータ保全と安全性

インターネット上でファイルを共有する方法に対して、セキュリティ面で不安を感じる方は少なくありません。しかし、クラウド型ファイル共有は高度なセキュリティ機能を標準で備えており、むしろ安全性が高まります。その理由は、次の通りです。

アクセス権限管理による情報漏えい対策

クラウド型ファイル共有では、閲覧・編集・共有といった権限を、担当者や役割ごとに細かく設定できます。必要な人だけが必要な情報にアクセスできるため、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。個人の判断に依存しない統一的な運用が実現し、組織全体の管理体制も強化されるでしょう。

自動バックアップによる長期保存対応

クラウド型ファイル共有は、標準機能として自動バックアップが備わっています。PCの故障や誤削除、災害によるデータ消失リスクを大幅に低減でき、データの長期保存が求められる電帳法への対応にも適した仕組みです。

属人化防止と運用コスト削減の実現

クラウド共有を前提に業務を設計すると、作業手順やデータ管理が標準化できます。特定の担当者に依存しない体制が整い、属人化リスクの低減が可能です。その結果、引き継ぎや確認にかかる手間が減り、運用コストの削減にもつながります。

担当者依存を防ぐ統一管理体制

クラウド上で管理ルールが統一できるため、担当者ごとの運用差が生じにくくなります。誰が対応しても同じ手順で業務を進められる体制が整い、属人化リスクを抑えられるでしょう。部門をまたいだ一元管理もしやすくなり、業務全体の効率化につながります。

業務標準化による業務継続性の向上

統一したルールを社内全体で共有すれば、特定の担当者が不在でも業務を滞りなく進められます。担当者が交代する場合でも引き継ぎがスムーズになり、安定した業務を継続できます。

正確性向上と内部不正リスクの抑制

複数の担当者がクラウド上で同じデータを確認することで、入力ミスや処理漏れにも早い段階で気づけます。早期に修正を行えるため、業務全体の正確性が高まります。誤りをすぐに発見できる環境は、内部不正への抑止力としても有効です。

トータルで見た運用コスト削減効果

クラウド型ファイル共有を導入すると、ファイル名ルールの徹底や手作業での確認といった細かな管理作業が不要になります。検索・共有・バックアップが自動化できるため、日常業務にかかる時間やミス対応の負担が削減可能です。結果として、運用にかかるコストが抑えられるでしょう。

クラウド導入で広がる経理DXの効果

クラウドツールを導入してファイル共有環境を整えることで、電帳法への対応にとどまらない多くの効果が期待できます。ここでは、その具体例を2つ紹介します。

税務調査・オンライン監査対応の効率化

資料をクラウド上で一元管理する体制を構築すれば、税務調査の際に必要なデータをすぐに提示でき、やり取りがスムーズになります。さらに、編集履歴やアクセスログが自動で記録されるため、真正性の確認がしやすい点も大きなメリットです。

オンライン監査にも対応でき、資料の郵送や紙の突き合わせ作業が不要になります。その結果、調査・監査にかかる時間と手間が大幅に削減できます。

多様な働き方を支えるクラウド環境

クラウド上でファイル共有を行えるようになると、担当者が紙の書類やUSBメモリを持ち運ぶ必要がなくなります。場所を問わず同じデータにアクセスできるため、テレワークなどの多様な働き方も安全に実現できます。

3.まとめ：電帳法対応を経理DXの第一歩に

電帳法への対応は、単に法令を守るためだけでなく、経理DXを進めるための第一歩となります。

クラウド型ファイル共有を導入することで、検索性や改ざん防止といった要件を満たしながら、業務効率化や属人化リスクの低減が可能です。

税務調査やオンライン監査への対応、テレワーク環境の整備など、経営全体に関わる効果も期待できるでしょう。

弊社では、丁寧なヒアリングを通じて貴社の状況を的確に把握し、電帳法に対応したクラウド型ファイル共有の導入をサポートしております。

初回のご相談は無料で承っておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

私たちの4つの強み

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この記事を担当した税理士

株式会社YMG コンサルティングラボ部長代理興梠　貴裕

保有資格弥生インストラクター資格 / 日商簿記３級

専門分野IT

経歴業務系システム業界に身を置いて12年目。様々な業種のお客様のシステム導入に関する多くの相談実績が有り導入実績も多数。常にお客様目線で対応し、お客様の課題解決に全力で取り組む姿勢に定評有。

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