2024.11.28
デメリットだけではない。1人経理のメリットを生かす方法
1人経理のメリットとデメリット 「1人経理」とは、経理業務を担当する社員が社内に1人であることをいいます。リソースに限りのある中小企業では、経理業務だけでなく、勤怠管理や総務などのバックオフィス業務…
大企業と比べ組織が柔軟な中小企業では、意思決定のプロセスが短いため、新しいアイデアや改善策を迅速に実施できます。当然、その効果も早く感じることができるでしょう。また、リソースに限りがあるため、アウトソーシングによるコスト削減や専門知識の活用といったメリットを受けやすいと考えられています。
本コラムでは、経理部門をアウトソーシングした場合に得られる具体的なメリットを挙げ、アウトソーシングを利用すべき理由を解説します。
経理業務をアウトソーシングすべき第1の理由は、経理に関する専門知識や経験を身につけた人材の確保が難しいからです。
長引く少子高齢化により、日本の生産年齢人口(15~64歳)は1995年をピークに減少の一途をたどっています。また、2008年以降は総人口も減少に転じていることから、人材不足は今後も加速していくことでしょう。
経理業務を担うためには、資格取得は必須ではないものの最低限の専門知識は必要です。労働人口減少に伴い、経理資格や知識を持つ貴重な若手人材は、今後いっそう大企業に確保される可能性が高まります。
スキルの高い経理人材は、人件費も高くなって当然です。しかし、経理業務をアウトソーシングすれば、採用コストや育成コストをかけることなく経理担当者を確保できます。もちろん、アウトソーシング費用はかかりますが、正社員採用の人件費とは比較できないほど安く済むでしょう。急な退職や休業などで穴が開くこともありません。
アウトソーシングは、人材を配置することなく確実に業務を遂行することができるのです。
第2の理由として、経理部門をアウトソーシングすることが会社の成長につながるという点が挙げられます。限られた人材だからこそ、効率的に配置することが企業のプラスになるでしょう。
経理業務は、日常業務と決算業務に大別できます。一般的な日常業務は出納管理や取引先への請求、仕訳記帳、経費精算など煩雑な作業です。決算業務は、日常業務の集計データをもとに決算報告資料などを作成、適正な税務申告と納税を行います。中小企業の場合、このようなお金に関する業務の担当者は1人であることが多く、決算期に対応しきれなくなるケースが珍しくありません。
アウトソーシングならば、日常業務も決算業務も委託可能です。1人経理が時間外労働をする必要もなくなり、担当外の社員が決算のたびに手伝うという追加業務も消滅します。
会社のお金の流れを明確にする経理部門は、企業にとって重要です。しかし、経理業務そのものが自社の売り上げに直結することはありません。
経営者や他部門の人材には、それぞれに集中すべきコア業務があるはずです。ノンコア業務をアウトソーシングすると、貴重なリソースをコア業務に再配分することが可能になります。コア業務に注力することで、業績の向上も期待できるでしょう。
労働環境が改善され、成果が見えやすいコア業務に専念できることで、従業員のモチベーションアップが図れます。また、自身の力を発揮する場がある、適切な待遇を受けていると感じることは、エンゲージメントの向上にも効果的です。
バックオフィス業務に複数の人材を配置することが難しい中小企業では、1人で経理業務のすべてを担当する「1人経理」が慣習化しています。しかし、1人経理は業務の属人化や内部不正などのリスクが高く、危険な状況だといえるでしょう。
これらの改善策としての活用が、アウトソーシングを導入すべき3つめの理由です。
1人経理にならざるを得ない中小企業では、多くの場合で担当者以外に経理業務を理解している社員がいません。そうなると、必然的に業務は属人化し、担当者の不在が業務停滞に直結します。1人経理は業務の責任をすべて追うことになり、自分しかできないというプレッシャーで休暇申請もしにくくなるなどの弊害が生じるでしょう。
アメリカの犯罪学者が提唱した理論では、以下の3要素が揃ったときに内部不正が起こるとされています。
1人経理は、すでに「機会」を得ている状態です。過重労働や精神的重圧から不満を抱きやすく、「正当化」するための材料もすぐに手に入るでしょう。がまんや緊張感が限界に達すれば、その状況を壊したいという「動機」が生まれることも考えられます。
つまり、1人経理とは、不正に陥りやすい環境が整い、スイッチに手をかけている状況なのです。
経理アウトソーシングを実施する際は、社内業務フローの見直しが必要です。ここで、すべての業務を洗い出し、委託する業務と社内に残す業務を選定しながら業務フローの最適化を行います。この作業は経理業務の標準化にもつながり、属人化が解消されます。
1人経理には、精度に対する不安というリスクもあります。
経理業務に限らず、どのような業務でもミスや不備が生じることはあるでしょう。1人経理の問題点は、担当者以外に経理知識を持つ社員がいないため、適正なダブルチェックができないという点です。
経理業務のミスは、取引先への支払や請求にかかわります。また、ミスを見落としたまま年次決算を越えてしまうと、法人税や消費税などの納税にも影響があります。過不足による修正申告や追徴課税、税務調査を受ける可能性もあるでしょう。また、お金の管理がきちんとできないということは、対外的な信用面でも大きな損失です。
経理業務のアウトソーシングは、通常、税理士や会計士など経理・会計の専門家に委託します。委託先のスタッフは知識やノウハウを持つプロばかりです。複数の目による厳正なチェック体制、適正なシステムツール導入による人為的ミスの消滅などにより、業務の正確性が大幅に向上します。
経理業務を遂行するためには税法の知識も欠かせません。ところが、毎年のように法改正があるため、1人経理は常に勉強し続ける必要があります。しかし、法律に関する基礎知識がないと、改正内容を正しく理解することは難しいでしょう。また、社内に相談相手もいないため、勘違いしたまま進めてしまうおそれがあります。
アウトソーシング先の1つでもある税理士は税務の専門家ですから、法改正があっても変更内容を正しく理解し、適切に処理することが可能です。
電子帳簿保存法改正やインボイス方式の導入など、新しい制度の創設や改訂に関わる大きな法改正があった場合も、基礎知識のない人材では適切な対応が難しいことがあります。また、制度によっては、企業側に新しい設備が必要なこともあり、リソースに限りがある中小企業では対応しきれないケースもあるでしょう。
そのようなときでも、アウトソーシングしてしまえば、設備の整った委託先が適切なタイミングで切り替えてくれます。
中小企業が経理をアウトソーシングすべき4つめの理由は、専門知識とノウハウの利活用ができるということです。
アウトソーシングに対する議論では、社内にノウハウを蓄積できないというデメリットが挙げられます。しかし、企業規模によっては、これをメリットに転じることが可能です。
経理アウトソーシングは、経理業務の一部あるいは全部を委託することができます。そのため、たとえば、「日常業務は社内で行い、月次・年次決算業務を委託する」というように、アウトソーシングと内製を共存させることも可能です。そうして作業を分担しながらプロの知識やノウハウに触れることで、1人経理の作業効率向上やスキルアップを促すこともできるでしょう。
転職市場では経理の実務経験3年以上を「経験者」と見なす傾向にあります。未経験者を採用して育成しても、経験を積み十分な知識を得たところでより待遇の良い企業へ流出しかねません。
業務が属人化している1人経理では、人員交代によって大きなダメージが生じます。急な離職で後任者への引き継ぎが不十分な場合は、経理業務手順がブラックボックス化して混乱を招くこともあるでしょう。
経理のアウトソーシングは、企業と企業の契約です。長く委託を続けるうちに、自社の担当者が長期休暇を取る場合や退職する場合もあるでしょう。しかし、アウトソーシング先企業で適切な情報共有が行われているため、速やかに担当者の補完が行われます。人員交代による業務の停滞はおこりません。
ここまで経理をアウトソーシングすべき主な理由として、以下の4つを紹介しました。
このように、アウトソーシングは企業にとってのメリットが大きな手段です。一方で、デメリットとしては、経費がかかることやノウハウの蓄積が挙げられます。
しかし、採用コストや育成コストと比較すれば委託コストは安価です。アウトソーシングによって業務効率化が実現することを考慮すると、トータルではコストダウンになるでしょう。
また、少数精鋭の小規模企業の場合、将来的に経理業務を抱える予定がないケースが多く、ノウハウの流出はデメリットになり得ません。
弊社では、貴社の環境に応じて経理業務のアウトソーシング、業務フロー改善のご提案・サポートなど、必要なサポートを様々ご提案させていただいております。
また、「経理に課題を感じているものの、どのようにすればいいかわからない」といったご相談もお受けしております。
もちろんご相談内容は守秘義務により厳重に守られますので、ご安心ください。
完全無料!オンライン面談OK!まずはお気軽にご連絡ください!
経理体制の
ヒアリング(無料)
貴社の課題解決の
ためのご提案
ご契約
貴社の業務フローの
改善サポートの開始
経理代行業務の
開始