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コラム

2026.07.28: 経理の属人化が会社を止める理由と現実的な対策

「経理はあの人に任せてあるから大丈夫」——そう思っている経営者ほど、担当者が突然辞めたとき、会社が止まるリスクにさらされています。

中小企業では、「1人経理」が珍しくありません。これまでは、1人のベテラン担当者に依存していても、なんとか回っていた会社が多いのではないでしょうか。しかし、近年では採用難の深刻化や相次ぐ法改正により、属人化のリスクは以前とは比べものにならないほど高まっています。

本コラムでは、なぜ今、経理の属人化が経営リスクとして顕在化しているのかを整理し、会社を止めないための現実的な対策を紹介します。

＜目次＞

なぜ今、経理の属人化が経営リスクになるのか
経理担当者が突然辞めたとき、会社で何が起こるのか
【要注意】属人化の兆候チェック
属人化が利益と資金繰りに与える影響
会社を止めないための現実的な対策
仕組み化によって得られる3つの効果
まとめ：会社を止めない経理体制をつくるために

なぜ今、経理の属人化が経営リスクになるのか

「あの人がいるから大丈夫」で回っていた従来の経理体制も、今では見過ごせない経営リスクへと変わりつつあります。以前から存在していた属人化の問題が、近年の中小企業を取り巻く環境変化によって表面化しているためです。

経理の属人化が放置できない問題に変わった背景には、次のような要因があります。

採用難が深刻化している

中小企業にとって、経理人材の確保は困難です。少子高齢化による労働人口の減少に加え、経理業務には専門知識が求められるため、採用自体の難易度が高まっています。たとえ採用できたとしても、自社のルールや業務フローを習得するまでには一定の育成期間が必要で、即戦力として任せられるわけではありません。

担当者が退職した後すぐに後任が確保できるとは限らず、1人経理に依存した体制では、空白期間が発生します。

ベテラン社員の高齢化が進んでいる

中小企業はリソースが限られているため、業務を交替する機会が少ない傾向にあります。経理業務も同様で、長期間にわたって同じ社員が担い続けるケースが一般的です。その結果、担当者の高齢化が進むにつれて、体調不良や家族の介護を理由とした突発的な退職や休職が起こるおそれが高まっています。

法改正によって業務が複雑化している

近年では、経理業務にかかわる法改正が相次いでいます。2023年10月に開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）や、2024年1月から本格適用された電子帳簿保存法（以下、電帳法）による電子取引データの保存義務化により、現場の負担は大きく増加しました。

こうした状況から、請求書の確認漏れや保存要件の不備などが起こりやすくなっています。このような対応上の不備は、税務調査での確認や指摘につながる可能性があります。

経理担当者が突然辞めたとき、会社で何が起こるのか

経理担当者が休職や退職をするときに、業務の引き継ぎが予定どおり進むとは限りません。担当者が「今月末で退職します」と告げた翌日から有給休暇に入ったり、急な体調不良で長期休職となり連絡が取れなくなったりするケースもあるでしょう。

こうした場合、担当者以外では対応できない「ブラックボックス化」に陥るおそれがあります。ここでは、1人経理が突然不在になったとき、実際に何が起こるのかを具体的に説明します。

支払が滞り信用度が落ちる

経理担当者が不在になると、真っ先に滞りやすいのが支払業務です。振込手順や振込データの保管場所が担当者にしか分からないため、支払期日を迎えても処理を進められません。

支払の遅延が続くと、取引先との信頼関係に傷がつき、取引条件の見直しや取引停止につながる可能性があります。たった1度の遅延が、長年築いてきた取引先との関係を損なうリスクがあるのです。

請求管理ができない

入金消込のルールが経理担当者の頭の中にしかない場合、誰がいつ、いくら入金したのかを正確に把握できなくなります。請求書の管理方法が不明なままでは、未請求や二重請求が発生し、売上の回収状況が不透明になりかねません。

未回収が続くと手元資金が不足し、資金繰りが悪化します。そうなると金融機関への返済が滞るおそれがあり、内部の信用評価にも影響が及びます。

月次決算が遅れる

担当者が不在になると、日々の取引が発生しているのに、記帳や月次の締め作業が進まなくなります。税理士との連絡履歴や確認中の案件が共有されていない場合には、どこまで処理が進んでいるのかを把握するところから始めなければなりません。

月次決算が遅れると、売上・利益・資金繰りの把握も遅れ、経営判断の精度を低下させます。さらに、未処理の取引が積み上がると、遅れを取り戻すまでに時間と手間がかかるでしょう。

1人経理が突然辞めた場合のリスクについては、下記コラムでも詳しく解説しています。
1人経理が突然辞めたらどうなる？中小企業の退職リスクと現実的な対策

【要注意】属人化の兆候チェック

担当者が辞めて初めて、属人化の深刻さに気づくケースは少なくありません。問題が表面化する前に、自社の経理がどの程度属人化しているかを確認することが重要です。次の4つの兆候に1つでも心当たりがあれば、早めに対策を行う必要があります。

会計ソフトは担当者しか扱えない

会計ソフトのログイン情報を経理担当者だけが管理しており、操作手順や日常的な作業の進め方も本人しか把握していない状態は、属人化の典型例です。担当者が不在になると、会計ソフトにログインできないだけでなく、必要な処理の方法も分からず、経理業務が滞るおそれがあります。

業務手順やスケジュールが見えない

請求・支払管理の手順や記帳ルール、入金スケジュールなどが担当者の頭の中だけで管理されている場合も、属人化のリスクが高い状態です。月次でどの作業をどの順番で行っているのかが文書化されていなければ、引き継ぎは困難になります。担当者が不在になると、他の社員は何から着手すべきかが分からず、業務が止まる可能性があります。

取引書類の保管場所が共有されていない

請求書や領収書、契約書などの取引書類がどこに保管されているのか、どのようなルールで管理されているのかを担当者しか把握していない場合も要注意です。紙・データを問わず、保管場所や管理方法が共有されていなければ、本人の不在時に必要書類を探せなくなるおそれがあります。

さらに、電子取引データの保存が求められる電帳法への対応にも支障をきたしかねません。

月次資料が遅れがち

月次決算の資料提出が毎月のように遅れるのは、属人化を疑うべきサインです。月次決算は一般的に翌月10日〜15日頃までにまとめる企業が多く、これを大きく過ぎる場合は業務の偏りや工程上のボトルネックが存在している可能性があります。

担当者が月次業務を1人で抱え込んでいる状態では、業務の分散や共有が進まず、属人化が進行しやすくなります。

属人化が利益と資金繰りに与える影響

属人化は、担当者の退職や休職による業務停止だけが問題ではありません。経理業務が特定の担当者に依存した状態を放置すると、企業の利益や資金繰りにも深刻なダメージを与えます。ここでは、属人化が財務面に与える3つの影響について説明します。

請求漏れや回収遅延が発生しやすくなる

1人経理の環境ではチェック体制が機能しにくく、請求書の発行漏れや入金確認の抜けが生じやすくなります。担当者が多忙なほど見落としのリスクが高まり、未回収の売掛金が積み上がるケースも少なくありません。気づいたときには回収が困難になっている場合もあり、本来得られるはずだった利益を失う原因になります。

ミスの発見が遅れ損失が拡大する

業務がブラックボックス化していると、入力ミスや処理漏れがあっても第三者が確認できず、発見が遅れます。誤った仕訳や計上基準のずれが放置されると、数字の整合性が崩れ、修正に要するコストと時間が増大する点も課題です。

税務申告に誤りがあった場合には、追徴課税や加算税といったペナルティが発生するリスクもあります。

経営判断が遅れる

月次資料が遅れていると、経営者は古い数字をもとに判断を下さなければなりません。最新の入出金状況が反映されていなければ、現在の資金残高や今後の支払予定を正確に把握できないためです。資金繰りの見通しが立てられない状態では、投資や採用のタイミングを誤るリスクが高まります。

経理の属人化は、財務状況の把握を遅らせることで経営判断のスピードを低下させ、企業の成長機会を逃す一因にもなります。

会社を止めないための現実的な対策

リソースが限られた中小企業では、属人化をゼロにすることは現実的ではありません。重要なのは、経理担当者が不在になっても業務が止まらない体制を事前に整えておくことです。属人化の影響を最小限に抑えるためには、日常業務の中で少しずつ仕組みを整えていくことが不可欠です。

ここでは、今日から着手できる3つの対策を紹介します。

業務を棚卸しして”見える化”する

経理担当者が抱えている業務を洗い出す「業務の棚卸し」は、属人化を解消するうえで最初に取り組むべき作業です。請求・支払管理、記帳、給与計算などについて、「誰が・いつ・何を・どの手順で」行っているかを一覧化します。

使用している紙・データ・ツールも含めて整理すると、業務の全体像がより明確になるでしょう。棚卸しを進めることで、ボトルネックになっている工程や無駄な作業も見つけやすくなります。

手順書を整備して”標準化”する

業務の棚卸しが終わったら、処理手順や判断基準を文書化して標準化します。誰が担当しても同じ手順で業務を進められる状態を整えることで、担当者への依存を減らせます。会計ソフトのログイン情報や操作手順、税理士との連絡フロー、取引書類の保管場所・保管方法なども、手順書にまとめておくと安心です。

手順書が整備されていれば、突発的な退職や休職が発生した際の対応負担を大幅に軽減できます。新しい担当者が加わった場合も、引き継ぎにかかる時間とコストを抑えられます。

内製と”外部化”する業務を切り分ける

業務の全体像が把握できたら、社内で継続する業務と外部に委託する業務を切り分けます。このとき、すべてを内製化する必要はありません。判断の基準となるのは、「その業務が止まったとき、どの程度経営に響くか」という視点です。

担当者が不在になっても継続しなければならない業務を優先的に外部化すれば、属人化リスクを効率的に低減できます。

状況に応じた外部化で効果を高める

支払管理や請求書発行、給与計算など、止まると即座に影響が生じる業務は、外部化の優先度が高い領域です。経理代行サービスを活用すれば、担当者が不在になった場合でも業務を継続できる体制が整います。経理アウトソーシングは即戦力になるうえ繁忙期の業務量に応じて委託範囲を調整できるため、人手不足への対応策としても有効です。

仕組み化によって得られる3つの効果

属人化対策は、経理担当者の退職や休職に備えるためだけのものではありません。業務の標準化や外部化を進めることで、担当者への依存を減らし、会社が止まりにくい体制を整えられます。こうした取り組みは、リスク回避だけでなく経営の安定にも役立ちます。

仕組み化によって得られる主な効果は、次の3つです。

担当者の不在で業務が止まりにくくなる

業務の見える化や標準化が進むと、担当者が不在になっても業務を継続しやすくなります。手順書や共有データをもとに他の社員でも対応できるため、担当者の有給取得や体調不良による休職、突然の退職といった場面でも慌てる必要がありません。

引き継ぎにかかる時間や負担も軽減され、「あの人がいないと会社が回らない」という状況から脱却できます。

経営判断の確度とスピードがあがる

業務の見える化や標準化が進むと、経理処理の遅れや担当者ごとのばらつきが減り、月次資料を安定して作成できるようになります。経営者はタイムリーかつ正確な数字をもとに判断を下せるため、資金繰りや投資のタイミングを見極めやすくなるでしょう。それにより意思決定の確度とスピードが向上し、変化への対応力も高まります。