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コラム

2022.06.01: IT導入補助金で中小企業のバックオフィスをクラウド化！

中小企業ではバックオフィスの業務、例えば会計の記帳や給与計算、勤怠管理、請求書発行などを、インストール型のソフトでおこなったり、紙で管理したりしていることも多くあります。しかし近年ではクラウドサービスが増え、導入を検討したいと思われている企業もあるでしょう。ただ、導入して維持するのにコストがかかることなどから、中小企業では利用があまり進んでいない状況です。この記事ではバックオフィスの業務をクラウド化するために活用できるIT補助金の概要と、クラウドサービス導入のメリットおよび注意点をご紹介します。

IT導入補助金とは？

IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者が、業務の効率化や生産性の向上を目的としてITツールを導入する場合に、経費の一部を国が補助するものです。

ITツールにはさまざまなものがありますが、その中のひとつがクラウドサービスです。
後述しますがクラウドサービスには多くのメリットがあり、中小企業こそ導入する効果が大きいところです。補助金を活用して導入を検討してみるのもよいのではないでしょうか。
IT導入補助金は時勢に合わせて毎年制度が変わっています。2022年(令和4年)に実施されるIT補助金の概要をご説明します。

(1)概要

IT補助金は中小企業等が生産性向上を図るために、ITツールを導入する経費の一部を補助するものです。 2022年IT補助金は、今後のインボイス制度を始めとした制度変更に対応するため、補助率が増加しています。
特にインボイス制度の導入は中小企業を含めてすべての事業者が関係する大きな制度変更であり、システム対応を要する可能性が高いところです。補助金を利用して、資金不足の中小企業でもITツールを導入し、生産性向上を図ってもらうことをねらいとしています。
補助対象、金額は以下のようになっています。

(引用:IT補助金2022)

クラウドサービスに関係するところでは、ソフトウェア購入費・クラウド利用費(最大2年分補助)・導入関連費等、があてはまるでしょう。その他

パソコンやスキャナーといったところも補助対象です。 IT導入支援事業者が提供したツールが補助対象になります。

一覧はこちらで随時更新されていきますので確認してみましょう。

(2)申請スケジュール

クラウドサービスに関係する「デジタル化基盤導入類型」の申請スケジュールは以下のとおりです。

(引用:IT導入補助金2022)

申請期限は意外と間近ですので、早めに検討しましょう。

バックオフィスをクラウド化するメリット

バックオフィス業務をクラウド化するメリットはたくさんあります。
以下で見ていきましょう。

(1)業務の効率化

最も大きな理由は業務の効率化です。効率化の具体例は以下のとおりです。

・情報の共有が容易かつ迅速になる

クラウド化すれば、インターネットからライセンスがあれば誰でもアクセスができるので、社内で情報共有が容易になります。いちいち口頭や書面、メールなどで報告する必要がなくなり手間も省ける上に、情報共有までの時間も格段に速くなるでしょう。

・リモートワークなど多彩な働き方が可能になる

インターネット環境さえあれば情報にアクセスできるようになります。そのため社内ではなく自宅や他の遠隔地などどこからでも社内の情報にアクセスできて仕事が進められます。在宅勤務など多彩な働き方も可能になるでしょう。また近年のコロナを始めとして災害時に、実際に出勤できなくても業務を止めることなく進められるようになります。

・分業が可能

クラウドサービスでは、ライセンスを追加していけばアクセスできる人数を増やすことができます。そして同時接続できるので作業を分業化するのが容易です。手作業の場合、同じ業務を分業化するには話し合いが必要になったり、物理的に複数人で分けられなかったりすることが多いのではないでしょうか。
またインストール型のシステムでは、インストールしてあるパソコンでしか使用できません。社内ネットワーク内での設定などで複数人が同時にアクセスして業務を進めることが可能なものもありますが、アクセスできる人数が限られている場合が多くあります。

・入力作業の自動化

会計システムでは、クラウド型だと銀行の入出金データや売上管理システム、在庫管理システムなどの社内の他のシステムやエクセルからの自動読み込みに対応している場合がほとんどです。インストール型の会計システムでも一部は可能なものもありますが、クラウド型システムの方が対応サービスも多く、広くカスタマイズができる場合が多いでしょう。会計システムの自動読み込みをおこなえば、記帳業務は圧倒的に楽になります。

(2)属人化を防げる

中小企業ではバックオフィス業務に携わる人員が不足し、仕事が属人化してしまうことがあります。クラウドサービスを導入すれば誰でも情報共有が可能です。またITツールで複雑な業務フローを単純化し、誰でも同じように効率化された業務をおこなえるようになります。

(3)人件費、印刷費の削減

クラウドサービスで業務が効率化できたら、人件費が削減できます。そして紙で印刷して保存したり報告したりしていた部分を、クラウド上で確認できることで、印刷費の削減も可能です。

(4)アウトソーシングもしやすい

クラウドサービスは、ライセンスがあれば社内の人でなくても利用できます。業務をアウトソーシングし、クラウドサービスを利用して業務を代行してもらえば、バックオフィスにかかる時間を短縮して本業に集中できるだけでなく、まるで自社で実施したように業務の結果をリアルタイムで確認できます。このようにバックオフィス業務のクラウド化は業務を効率化し、生産性をあげるためのさまざまなメリットがあります。

クラウド化への注意点

メリットが大きいクラウド化ですが、中小企業ではまだあまり導入が進んでいません。なぜ進まないのでしょうか。クラウド化にあたっての注意点をご紹介します。

(1)周知が必要

クラウドサービスを導入したら、まずは社員に使い方や業務フローの周知が必要です。せっかく導入しても、情報共有などのメリットを享受できなければ意味がありません。新しい業務を周知するのは大変ですし抵抗がある場合もあるでしょう。メリットを説明し、効果を実感してもらいましょう。

(2)導入コストと維持コストがかかる

中小企業がクラウドサービスの導入が進まない主たる原因がコスト面ではないでしょうか。導入時に設定するための費用、そして維持するために毎月費用が発生します。インストール型のソフトに比べるとかなり高額ですし、コストに合ったメリットがあるか悩むこともあるでしょう。

しかし、中小企業こそ業務を効率化し、生産性をあげていく必要があります。メリットを正確に理解して投資すれば、その効果は将来にわたって出てくるのではないでしょうか。現在では前述したIT補助金の制度があるため、コスト面で悩むハードルが低くなっています。この機会にうまく活用しましょう。

まとめ

人材不足な状態が多いため、中小企業こそクラウドサービスを導入して生産性をあげていくべきといえます。

しかし現状ではさまざまな理由、例えばコスト面、現状の業務効率の悪さに気付いていない、クラウドサービスがもたらすメリットの理解不足などで導入が進まない会社も多いのではないでしょうか。この機会に一度、自社のバックオフィス業務の業務フローを見直し、クラウドサービスが効率性、生産性を向上させるメリットを考えてみませんか。そして導入にあたってはIT補助金を有効に使えるように、ぜひＹＭＧコンサルティングラボにご相談ください。