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コラム

2024.07.08: アウトソーシングのデメリットを克服する方法

経理アウトソーシングの概要とメリット・デメリットをおさらい

2019年に政府主導による「働き方改革」が始まり、企業のペーパーレス化が注目を集めました。2023年の電子帳簿保存法の改正、コロナ禍を機に拡大したリモートワークなどの影響で一気にペーパーレス化が進んだという企業もあるでしょう。

しかし、「定着せず効果を実感するまでにいたらなかった」「効率の良い進め方がわからない」という企業も少なくありません。そこで、今回はペーパーレス化の課題と具体的な対策について解説します。

なぜデメリットなのかがわかると、対策もわかりやすい

はじめに、経理アウトソーシングについて、主なメリットとデメリットをおさらいしておきましょう。

経理アウトソーシングの概要

経理アウトソーシングとは、企業の経理業務の一部もしくはすべてを外部委託することです。経理業務は会社経営の根幹を担う重要な業務ですが、経理業務スキルを持った従業員は恒常的に少なく、採用が困難なうえ育成には時間がかかります。そこで、経理業務スキルを備えた外部企業にアウトソーシングして人的リソース不足を補います。

経理アウトソーシングのメリット

経理アウトソーシングで得られるメリットには、次のようなことが挙げられます。

1：経理部門の属人化・不正リスクを低減させる
2：経理人材に対する採用・育成・引継ぎの負担軽減
3：経理スキルを備えたプロを確保できる
4：残業・時間外労働の削減、人件費等のコスト削減になる
5：インボイス制度導入や電子帳簿保存法改正、定額減税などの法改正等に対応できる
6：コア業務に専念できる

経理アウトソーシングのデメリット

一方、経理アウトソーシングで得られるデメリットには、次の項目が挙げられます。

1：ノウハウ蓄積や社員育成ができない
2：導入の手間がかかる
3：処理に時差が生じる
4：イレギュラー対応ができない
5：セキュリティリスクがある
6：コストがかかる

デメリット1：ノウハウ蓄積や社員育成ができない

経理アウトソーシングのメリットは、委託先の経理スキルを最大限に活用できることです。これによりミスや不備リスクが大きく改善し、法改正にも適切に対応できることから、経理業務の精度向上につながります。単純な業務負担軽減や人件費削減にとどまらず、社会的信用の獲得や企業成長も期待できるでしょう。

デメリットがあるからと敬遠していては、商機を逸することになりかねません。デメリットは、視点を変えると対策が見えてきます。メリットを最大限享受するためにもデメリットを把握し、適切なリスクヘッジを実施していきましょう。

デメリット2：導入の手間がかかる

経理フローを外に出してしまうため、社内にノウハウが蓄積されません。将来的に経理部門を内製化したいと思っている場合には不利だと感じるのではないでしょうか。

発想の転換：プロの技を見るチャンス

アウトソーシングは、経理業務のプロの技を見る絶好のチャンスです。例えば、仕訳方法や管理表のまとめ方、請求書のフォーマットなど、見ておくべきお手本は山のようにあります。業務委託の契約内容によっては、細かい相談に応じてくれるケースもあるため、今のうちに疑問点を解消して知識を得ておくとよいでしょう。経理担当予定者を委託先との窓口におき、プロとのやり取りを重ねながら段階的に内製化することも可能です。

デメリット3：処理に時差が生じる

アウトソーシングの必要性を判断するため、また委託する業務を見極めるための事前準備として、社内のすべての業務を洗い出さなくてはなりません。経理部門以外の業務や現場レベルの細かい作業まで書き出し、目的や手順をまとめることは大変な手間がかかるでしょう。

発想の転換：業務フローを見直すチャンス

業務を洗い出す過程で、作業の無駄や重複などが見えてきます。例えば、同じ数字を複数部門が独自に管理していたり、担当者を経由しないと確認ができない数字があったりすることに気づくでしょう。つまり、導入までの準備期間は、自社業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけるチャンスです。業務効率化のノウハウを持つ委託業者と一緒に業務を見直すことで、業務フローの最適化が実現します。また、アウトソーシングしない業務についてもフローの再構築がおこなわれるため、社内全体の業務効率化につながります。

デメリット4：イレギュラー対応ができない

経理業務のアウトソーシングでは、ひと月分の帳票をまとめて業者に渡して処理を委託する方法が一般的です。しかし、それでは結果の反映までに時間がかかり、見たい数字をリアルタイムで確認することができません。また、経営状態や財政情報の資料作成についても一定のタイムラグが生じるため、プレゼンや融資に必要な資料をすぐに整えることは難しいでしょう。

発想の転換：リアルタイムで反映するシステムの導入を検討

「クラウド型の経理システム」を導入したアウトソーシングならば、以下のメリットを得られます。

・入力がすぐに反映される

手入力はもちろん、POSレジとの連動による店舗の売上げ、金融機関との連携による口座や法人カードの取引情報が自動入力され、リアルタイムで反映可能です。

・いつでもどこからでもデータの閲覧が可能

ネットワーク環境下であれば、時間や場所、デバイスを問わずにデータを閲覧がおこなえます。

・出力したいフォーマットを予め設定できる

月次資料や年次決算資料はもちろん、プレゼンや融資交渉用のフォーマットを設定しておけば、必要なタイミングで最新状態の資料を出力できます。

・ダブルチェック機能がはたらく

経理業務の部分的なアウトソーシングをおこないやすいのも、クラウド型経理システムの特徴です。例えば、帳票の入力について金融機関連携に対応していない取引のみ自社で記帳するケースでは、日々の数字をリアルタイムで確認できると同時に、外部の目でチェックすることでミスや漏れを防ぐ効果も期待できます。

デメリット5：セキュリティリスクがある

経理業務では、会社の資金の流れ、取引先を含む金融情報、社内の個人情報などを扱います。そういった機密情報を社外に出すことは、セキュリティ面での不安が大きいという方は多いでしょう。

発想の転換：むしろ安全なところに預けられる

セキュリティリスクが生じる原因は、おおまかに分けて「サイバー攻撃、内部脅威・ヒューマンエラー、物理的脅威」だと考えられます。

・サイバー攻撃

近年、サイバーセキュリティ対策が完全ではない中小企業を狙うサイバー攻撃が急増しています。サイバー攻撃の手口は年々巧妙化しており、中小企業が個別に万全の対策を取ることは難しいでしょう。高度なサイバーセキュリティ対策が講じられている企業に委託する方が、安全だと言えます。

・内部脅威・ヒューマンエラー

中小企業に多い「1人経理」は業務の属人化が起こりやすく、ヒューマンエラーリスクと不正リスクが非常に高い危険な状態です。アウトソーシングすることで外部のチェック・フォロー機能が働き、リスクを回避できます。

・物理的脅威

ハードウェアの破損、デバイスの盗難、災害などにより、社内で保管するシステムやデータを損失するリスクは、クラウド型会計システムが解決します。システムやデータはクラウドサーバー上に保管されているため、手元の端末に不具合が起きても影響を受けません。また、アウトソーシングを機に業務が標準化されているため、担当者の急な退職や休職があったとしてもすぐに交代できます。

多様化するセキュリティリスク対策は専門性が高いため、専門知識やノウハウを持つ委託先企業に任せた方が安全です。委託先のセキュリティ対策については、企業方針や外部認証資格などを確認すると良いでしょう。

デメリット6：コストがかかる

初めて経理アウトソーシングをおこなう場合は、これまでにはなかった費用が発生します。一般的に、初期コスト・導入コストはある程度まとまった金額であることが多く、月々の運用コストはアウトソーシングを継続する限りずっと支払わなければなりません。

発想の転換：トータルコストは軽減されるケースが多い

新たなコストの発生を避けることはできません。しかし、経費アウトソーシングの導入によって①最適な業務フロー構築による無駄の排除、②ペーパーレス化による備品代や保管コストの削減③人件費の削減などがかないます。

企業運営コストで最も大きいものは人件費です。経理アウトソーシングでは、従業員1人分の人件費より安くプロを雇えるという大きなメリットがあります。また、リソースに余裕が生まれたのならコア業務に投入することもでき、生産性向上も期待できるでしょう。つまり、トータルで見た場合は、しっかりコスト削減になっているというわけです。