振込代行、請求管理代行とは？利用する際のメリット・デメリットを解説 - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2022.12.12: 振込代行、請求管理代行とは？利用する際のメリット・デメリットを解説

振込代行、請求管理代行とはなにか？

企業にとって活動の要とも言える一連の振込業務、請求管理業務ですが、取引先が増えてくると比例してそれらの業務にかかる負担も重くなってきます。その煩わしさを一気に解決できる方法として注目されているのが、振込代行、請求管理代行です。

振込代行とは？

振込代行とは、取引先等への各種支払いや給与支払などの振込業務を代行してくれるサービスのことです。代行会社がユーザーの振込依頼を取りまとめることで、振込手数料を安価に抑えられ、その差額をユーザーに還元する仕組みになっているため、振込業務の負荷や振込手数料というコストを軽減したい企業におすすめです。

請求管理代行とは？

請求管理代行とは、請求書の作成、取引先への請求書の発送、入金確認や入金消込、未回収時の督促など、請求関連の業務を請け負うサービスのことです。さらに、取引先の与信審査や請求したものが未入金の際の入金保証をしてくれるサービスもあります。定額課金サービスやサブスクリプションサービスの請求業務にも対応しているものもあり、幅広い業界で利用可能です。

振込代行、請求管理代行へアウトソーシングする際のメリット・デメリット

振込業務、請求管理業務は煩雑になりやすく、本業を圧迫している状況にもなりかねないため、アウトソーシングのメリット・デメリットを把握し、自社に合ったサービスを利用することが重要です。

振込代行、請求管理代行へアウトソーシングする際のメリット

振込代行、請求管理代行へアウトソーシングする際のメリットは、次の３点が挙げられます。

作業の効率化

自社で振込作業を行う際には、取引先や銀行が多くなるほど手間も増えていましたが、振込代行へアウトソーシングすることにより、資金管理を一元化でき、最低限の手間で済むようになります。また、請求管理代行へアウトソーシングすることにより、金額や取引内容を間違えないよう確認しながら送付していた請求書発行や、入金された金額と売掛金の照合作業など煩雑な請求業務から解放されます。いずれの場合も、手間やミスが軽減され、それらの業務にかかっていた時間を他の業務に充てることができるほか、残業が削減されれば働き方改革を実現できます。

振込手数料の削減

振込代行へアウトソーシングすることにより、一般的な金融機関よりも手数料が低く抑えられるため、振込件数が多い企業は経費削減になります。振込手数料を取引先に負担してもらっている場合は、取引先のメリットにもなります。

売掛金未回収リスクの回避

請求管理代行へアウトソーシングすることにより、時間や手間のかかる代金の催促や回収といった業務から解放されます。万一売掛金を回収できない場合も保証があるので、未回収によるリスクが回避されます。また、新規顧客の支払いに対する不安も解消されるので、取引先の新規開拓もしやすくなります。

振込代行、請求管理代行へアウトソーシングする際のデメリット

振込代行、請求管理代行へアウトソーシングする際のデメリットは、次の３点が挙げられます。

アウトソーシングにかかるコストが継続的に発生する

振込代行、請求管理代行へアウトソーシングする際には、初期導入費用や取引ごとの手数料、毎月の固定費などのコストが継続的に発生します。導入前に、アウトソーシングすることで削減される手間や人件費、管理費など費用対効果を検討する必要があります。

導入時には手間が発生する

振込代行へアウトソーシングすることにより、社内でそれに合わせてIT機器の操作方法を覚えなくてはいけません。請求管理代行へアウトソーシングする場合においても、社内に新しい業務フローを周知徹底する必要があります。また、取引先にも不審に思われないよう、請求代行業者からの請求に変更になる旨を説明することも欠かせません。いずれの場合も、アウトソーシング導入時の社内外での混乱を避け、スムーズに移行することが大切です。

社内でノウハウが蓄積しない

振込業務や請求管理業務をアウトソーシングすることにより、自社で直接業務を行う機会が減り、それらの業務ノウハウが社内に蓄積されなくなる可能性があります。ノウハウを社内で蓄積しておくためには、アウトソーシングする範囲や期間を調整するなどの対策を検討してもよいでしょう。

振込代行、請求管理代行へアウトソーシングすべき企業とは？

次のような企業は、振込代行や請求管理代行へアウトソーシングすべきです。

振込業務、請求管理業務で本業が圧迫されている企業

振込代行、請求管理代行で本業に支障が出ている企業であれば、振込業務や請求管理業務のアウトソーシングは検討するべきでしょう。アウトソース化で生まれた時間を本業に充てることができます。

取引先を拡大したい企業

取引先が増えても請求業務や集金業務をアウトソーシングしていれば、社内での業務負担を最低限に抑えられます。また、新規取引先の掛売りの与信審査もアウトソーシングできますので、審査業務の負担を心配することなく取引先を拡大できます。

集金がスムーズにできずに悩んでいる企業

集金業務や督促業務に手間取っていた場合、アウトソーシングすることにより、集金がスムーズにできなかった取引先にも直接連絡を取り合う必要もなくなります。また、未回収の場合の全額保証サービスを利用することにより、未回収のリスクを気にせず取引できるようになります。

まとめ

振込代行、請求管理代行へ業務をアウトソーシングすることで、業務の効率化が期待できます。しかし、代行業者によって様々なサービスや特徴があります。そのため、利用の際にはコストの比較や追加費用の有無、対応範囲、取り扱い実績や対応可能業種、自社のシステムと連携できるかなどをよくチェックし、自社にあったサービスの導入を検討するのがよいでしょう。