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2022.05.16

【経営者必見】事業の成功に不可欠な売掛金管理の方法とは！？

せっかく売り上げても、代金を回収しないと意味がありません。掛取引は特に企業間ではよく行われており、最終的に売掛金が入金されたことを確認する「売掛金管理」は重要な業務です。 この記事では煩雑になりがちな売掛金管理の概要と方法、ポイントをご説明します。できる限り効率的にしっかりと売掛金管理をしていきましょう。

売掛金管理がなぜ重要か？

まず売掛金管理が重要な理由を確認しておきましょう。

(1)資金繰りに影響を与えるため

掛取引は売上の計上時よりも後に入金されます。 このため資金繰りを考える際には会計上の売上の数字ではなく、別途得意先ごとに回収時期を把握しなければなりません。回収が遅れると資金が足りなくなる可能性があり、利益は出て黒字なのに現金がショートして倒産する「黒字倒産」の原因になる可能性もあります。

(2)得意先の信用確保のため

得意先へ請求する際には、正確な数字で請求する必要があります。そのためには売掛金管理をして、請求すべき金額がいくらあるか、未回収の売掛金がいくらあるのかを把握しなければなりません。もし間違った請求をしてしまうと得意先の信用を失う恐れがあります。

(3)回収不能になる可能性が高くなるため

期日になっても未回収の売掛金は、早めに原因を特定して督促し対応すれば早期の回収につながります。売掛金管理をせずに放置してしまうと未回収に気付かずに回収が遅くなるだけでなく、原因も分からなくなり回収不能になる可能性も高くなります。

このように売掛金管理は、資金繰りの予測を正確に行い、そして売上代金をしっかり回収して、事業を継続、発展させるために欠かせない業務です。

売掛金管理の概要

では売掛金管理は具体的に何を行うのでしょうか。
流れを見ていきます。

(1)受注時に支払期日、支払手段などの支払条件を決める

支払期日(末締め翌月末払いなど)や、支払手段(現金、振込、手形など)を契約時に取り決めておきます。できる限り早期に現金化したいところですが、得意先との関係や支払い能力を考慮しながら決めることになるでしょう。

(2)契約条件に従って請求書を発行する

売上が発生したら請求書を発行します。できる限り自社のやり方で、締め日に合わせて請求書を発行することが望ましいですが、得意先指定のフォームで請求書を作成するなど相手に合わせる必要がある場合もあります。イレギュラーな取引先にも対応できるように体制を整えておきましょう。

(4)入金があったら売掛金の消込を行う

売掛金を回収したら、回収済みの売掛金の消込を行います。どの売掛金を回収したのかを明確に把握し、未回収の売掛金の残高と支払期日を把握できるようにしておきましょう。

(5)未回収のものを洗い出し回収に向けて対応する

支払期日を過ぎても未回収の売掛金を洗い出し、未回収の理由を突き止めます。得意先に連絡をして、督促、請求書の再発行などの対応を行い、早期に回収できるように対応します。

売掛金管理の方法

売掛金はどのように管理していけばよいでしょうか。売上の取引数が少なく会計ソフト上で未入金の売掛金の内容が追える場合は会計帳簿だけで管理ができますが、取引が細かくなったり数が多くなったりすると会計帳簿上だけでは管理が難しくなります。

この場合の対策方法を2点ご紹介します。

(1)システムまたはエクセルで売掛金管理台帳を作成する

売掛金管理のためのシステムを導入すると、入金消込を銀行の入金情報と突合させて効率的に行ったり、未入金の残高の一覧を自動で出してくれたりします。しかしシステムの導入はコストがかかります。
中小企業ではそこまでの取引数がない場合も多いでしょう。そのような時はエクセルで得意先別の管理台帳を作成するとコストもかからず効率的です。

(2)アウトソーシングする

売掛金管理は入金消込だけでなく、請求書発行などのさまざまな業務があります。中小企業で間接部門の人員が少なく、事務作業の負担が大きい場合には、請求業務も含めて売掛金管理をアウトソーシングすることも選択肢のひとつです。 ただしアウトソーシングにはメリットとデメリットがあります。詳しくは後述します。

売掛金管理のポイント

売掛金管理のなかでも、未入金の売掛金を減らすためのポイントをまとめてみます。

(1)回収状況のモニタリングをする

せっかく売掛金管理をして未入金の売掛金の残高を明確にしても、その後の対応をしなければ意味がありません。どのくらいの期間入金が遅れているのか、とった対策は何か、入金予定日はいつなのかを担当者だけでなく社内で共有することが大切です。特に中小企業では社長を始めとした管理職がモニタリングをするとよいでしょう。

(2)マニュアルを作成する

売掛金回収のための方法をマニュアル化しておくと効率的です。どのタイミングで誰がどのような手段で回収に向けての対応を行うか、行動を統一化しておくと、担当者によって行動に差がでない上にタイミングの遅れがなくなります。

(3)与信管理の実施

売掛金が得意先の資金不足を原因として未回収になるリスクを減らすため、与信管理を行うことも重要です。売掛金が未回収になる原因は、請求書の未着、内容の相違、売上タイミングの認識の相違などもありますが、得意先の資金不足による場合は特に回収に時間がかかる傾向にあります。

この状況を防ぐためには、与信管理をして得意先の支払い能力を事前に確認しておきたいところです。具体的には以下のとおりです。

・取引開始前に帝国データバンクなどを利用して得意先の財務状態を調査する
・継続取引先は定期的に再調査をして見直しをする
・財務状態によって取引可能な上限を設定するなどの与信管理をおこなう

売掛金管理をアウトソーシングするメリット、デメリット

売掛金管理は、取引数が多くなると事務作業量が膨大になり、負担が増えます。

対策法のひとつに、前述した「アウトソーシング」という選択肢があります。 ただしアウトソーシングにはメリットだけでなくデメリットもあります。よく把握したうえで、自社の要望に沿えるかどうか慎重に判断しましょう。

(1)メリット

・自社の事務作業量を減らせて、コア業務に集中できる
・請求書の発行、入金消込、未入金の売掛金のリストなど、重要な業務を正確に行ってもらえる

(2)デメリット

・コストがかかる。依頼する業務量が多くなると、自社でおこなうよりもコストがかさむ可能性がある
・売掛金管理のノウハウが自社内に残らない

売掛金が未回収になったら

もしどうしても売掛金が回収できない時はどうしたらよいでしょうか。以下のような方法で少しでも回収できるよう対応しましょう。

(1)買掛金の相殺・先方との交渉

その得意先に対して、買掛金などの負債がある場合には支払をせずに相殺します。その後も、まずは先方と交渉し支払計画をたててもらうなど、回収のスケジュールを明確にして文書に残しておくとよいでしょう。

(2)内容証明郵便

なお回収できない場合には、法的手段に出る前に督促状の文書を内容証明郵便で出すとよいでしょう。費用も数百円で済みます。意思表示を明確にするためにも有効な手段です。

(3)法的手段

通常の訴訟になると手続きも煩雑になります。少額の債権である場合にはそこまでの手間をかけたくないところです。 訴訟よりも手続きが簡易で費用も少なく済む方法に、「少額訴訟」と「支払督促」があります。こうした手段も検討するとよいでしょう。

(4)貸倒損失の検討

督促する手間やコストを考えて、回収を諦める場合もあるかと思います。その場合には、税務上の損金にして少しでも税金を抑えられないかを検討しましょう。 ただし貸倒損失を損金にできる要件がありますので、あてはまるかどうかをよく検討しましょう
(国税庁タックスアンサーNo.5320参照)

まとめ

以上、売掛金管理の概要と方法、ポイントをご説明しました。 売上の金額ばかりを追い求めても、代金を回収しなければ意味がありません。売掛金管理は企業が成長するために重要な業務です。ポイントを把握して効率的に行いましょう。

また自社の取引量によってはアウトソーシングを取り入れることも選択肢のひとつです。メリットとデメリットを理解して、自社の状況に合った効率的な方法をとり入れるとよいのではないでしょうか。

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