バックオフィスのテレワーク導入に立ちはだかる5つの壁 - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2024.10.28: バックオフィスのテレワーク導入に立ちはだかる5つの壁

バックオフィス業務とは

顧客と直接関わらず、企業の運営を支える業務のことをバックオフィスといいます。企業によっては「管理部門」や「事務部門」などと呼ばれています。一方、営業やカスタマーサポートなど顧客対応を直接行う業務は、フロントオフィスといいます。

主なバックオフィス業務

管理部門
- 経理：支払や請求処理など、企業の会計に関わる業務
- 財務：資産運用や予算管理など、企業の財産を管理する業務
- 法務：契約の作成やコンプライアンス対応など、法律に関する業務
- 人事：採用や従業員の育成など、従業員教育に関わる業務
- 労務：勤怠管理や給与計算、社会保険手続きなど、労働に関わる業務
- 総務：企業が円滑に機能するよう組織全体をサポートする業務
事務部門
- 一般事務：書類作成や管理、データ入力、電話・来客対応など、各部署のサポート業務
- 営業事務：営業担当者をサポートするための事務業務

バックオフィス業務の特徴とリスク

バックオフィス業務は、営業や開発部門のように直接利益を生み出すものではありません。しかし、企業の人材、資金、商品、情報などの資源管理を担う重要な仕事で、バックオフィス業務が滞れば企業全体の運営に影響を及ぼします。

しかし、リソースに限りのある中小企業では幅広い業務を少人数で担当することが多く、バックオフィス業務全般をたった1人で担う「1人経理」も珍しくはありません。ただし、1人経理は特定の個人に業務が集中しやすく、過大負荷や属人化が起こりやすい危険な状態です。また、業務の透明性が低下して内部不正リスクが高まる点も見逃せません。

テレワークとは

ICT（情報通信技術）を活用してオフィス外で働くスタイルをテレワークといい、「在宅ワーク」や「リモートワーク」とも呼ばれています。なかでも、企業に雇用されている人が行うものを「雇用型テレワーク」といい、次の形態があります。

在宅勤務：自宅を就業場所とするもの
モバイルワーク：施設に依存せず、いつでもどこでも仕事が可能な状態なもの
施設利用型勤務：サテライトオフィスやスポットオフィス、テレワークセンターなどを利用するもの

テレワーク導入に立ちはだかる5つの壁

バックオフィス業務は、PCで行うものが多いため、インターネット環境とPCを活用するテレワークに適した業務だと考えられます。実際に、データ入力や文章作成、伝票整理など、バックオフィス業務の一部を、自営型テレワーカーが担うことも増えてきました。しかし、それはあくまでも作業の委託にすぎません。

バックオフィス業務全般に雇用型テレワークを導入するには、目前に立ちはだかる5つの壁を突破しなくてはなりません。

第1の壁：根強い紙文化

電子帳簿保存法の改正によって、企業間取引で用いる請求書や領収書のデジタル管理は進みました。しかし、依然として契約書や会議資料、社内の回覧資料を紙ベースで扱う企業は多く存在します。実際に現地で現物を扱わなくてはならない紙文化は、テレワーク導入にとっての高い壁です。テレワークを実現するためには、これらの書類もデジタル化して、リモート環境でも扱いやすい体制を整える必要があります。

第2の壁：ハンコ文化

申請や承認のたびに現物への押印を必要とする「ハンコ文化」も、テレワークの導入における大きな課題です。しかしながら、リモート環境でも申請者の証明や承認の証を無くすわけにはいきません。リモートワークをスムーズに導入するためには、電子署名や電子印鑑などハンコに代わる電子承認・認証システムの導入が不可欠です。

第3の壁：セキュリティ対策

バックオフィス業務では、従業員や顧客の個人情報、企業の機密情報などを扱います。これらの情報が社外に持ち出され、セキュリティリスクが高まることを懸念して、テレワーク導入に踏み切れないという経営者も少なくないでしょう。PCやネットワークのセキュリティ対策を強化しても、在宅勤務中に同居家族が機密情報を偶然目にするかもしれません。さらに、カフェやサテライトオフィスなどで作業する場合、そのリスクはより深刻です。

第4の壁：勤怠管理

テレワークでは、社員の勤怠管理が難しくなります。自営型テレワーカーのように成果物単位の委託契約ではないため、勤務時間や稼働状況の把握は困難です。したがって、社員がどのくらい勤務していたのかを可視化し、公平な評価を行うためのシステム整備が求められます。

第5の壁：コミュニケーション

テレワークでは対面コミュニケーションが減少し、情報共有や意思疎通が難しいと感じる人も少なくありません。世代間の違いもありますが、オンラインツールが導入されていても、経験豊富な社員から若手へのノウハウ伝授やナレッジ共有など、対面ならば楽なのにと思う場面が多々あるでしょう。

クラウドシステムでバックオフィス業務をDX化

テレワーク導入の壁を乗り越えるためには、視点を変えてバックオフィス業務のDX化から進めると良いでしょう。現状のままテレワークを導入しても、継続は困難です。しかし、クラウドシステムの導入で企業全体のDX化が進むと、テレワークにも移行しやすくなります。

DX1：クラウドサービスでペーパーレス化を促進する

クラウドシステムの最大の利点は、システムもストレージもクラウドサーバー上にある点です。これによって、ネットワーク環境さえあれば、時間や場所、端末を問わずにアクセスでき、情報共有が容易になります。この仕組みを活用すると、情報は紙で配布するものからデジタルデータで配信・共有するものに変わるでしょう。

そうなると、会議前に資料の印刷や配布準備を行ったり、情報を印刷して回覧体裁を整えたりする必要がなくなります。さらに、情報の保管もPCで作成したままデジタルデータで行えば、管理にかかる手間やスペースも不要です。このように、ペーパーレス化を進めることでさまざまな手間やコストを大幅に削減でき、テレワークの環境整備にも役立ちます。

DX2：電子承認システムの導入

デジタル資料には、紙のように直接押印することができません。そのため、ペーパーレス化の推進とあわせて、必然的に電子決裁システムの検討も必要です。クラウドサービスの中には、電子決裁システムを搭載しているものが多数あります。企業規模や扱う情報の種類、利用状況などに応じて、使いやすいシステムを選ぶと良いでしょう。

ペーパーレス化と電子承認が実現すれば、社内決裁だけでなく対外的な契約についてもデジタル管理がしやすくなります。また、紙やハンコが不要になれば、営業や契約業務もオンラインで行えるようになりそのサポート業務もテレワークで十分に対応可能です。

DX3：セキュリティ対策

クラウドシステムでは、データをクラウドサーバー上に保管します。そのため、社内PCの故障や各自の端末環境に何らかの不具合が発生しても、重要なデータは安全に守られます。また、適正なクラウドシステムでは、運営企業によってセキュリティ対策が施されているため、社内よりも安全な環境であるといえるでしょう。

また、IDやパスワードによる権限管理や厳密なタイムアウト設定により、テレワーク中の社員が席を外しても他者がデータに触れることは防げます。あわせて、画面ののぞき見を防ぐフィルムなどの物理的な対策、従業員のリテラシー教育を行うことも大切です。これらの工夫により、テレワークでも安全に業務を進める環境が整います。

DX4：クラウド型勤怠管理システム

クラウド型勤怠管理システムは、スマホやPC端末などを通じていつでもどこからでも「仕事の開始・終了」を打刻できます。また、データはクラウドサーバーに自動保存され、あらかじめ設定した締め日には自動集計されます。これにより、柔軟な働き方が可能になり、テレワークと出社が混在する環境でも正確な勤怠管理が行えます。もちろん、管理担当者のテレワークも行いやすくなるでしょう。