【15事例を検証】経理業務のアウトソーシングとクラウド型会計システム導入で解決できること

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コラム

2025.03.27: 【15事例を検証】経理業務のアウトソーシングとクラウド型会計システム導入で解決できること

経理業務のアウトソーシングとクラウド型会計システム導入の概要

経理業務のアウトソーシングやクラウド型会計システムの導入は、どちらも人材不足の解消や業務効率化を図るために有効な手段です。しかし、その効果的な活用方法は、企業の規模や課題などによって異なります。

まずは、それぞれの概要について説明します。

経理業務アウトソーシングとは

経理業務アウトソーシングとは、経理業務の一部あるいは全部を外部の専門業者に委託することです。専門知識とノウハウを持ったスタッフが代行するため、経理業務の精度が向上します。しかし、経理データを外部に出すことにより、セキュリティリスクやタイムラグが生じることには留意が必要です。

クラウド型会計システムの導入とは

クラウド型会計システムの導入は、経理業務を支援するシステムを導入し、社内の担当者が作業を行う方法です。これにより、取引データの取得や仕訳、集計などが自動化できます。また、クラウドサーバーを利用するため、複数人で同時にアクセスしたり、リアルタイムで情報を共有したりできるというメリットもあります。

経理業務のアウトソーシング・クラウド型会計システム導入の効果を徹底比較

経理業務のアウトソーシングとクラウド型会計システムの導入は、企業の目的や課題に対して、どのような効果があるのでしょうか。ここからは、具体的な15の事例と効果的な対策を紹介します。

事例1：経理兼経営者「コア業務に専念したい」

中小企業では、経営者が経理業務を兼務しているケースが少なくありません。しかし、経営者には、本来行うべきコア業務があるため、日常的に経理データを管理することは困難でしょう。さらに、決算期には経理業務を一気に片付ける必要があるため、コア業務に専念できなくなるという問題も生じます。

経営者の経理業務兼任リスクについては、以下のコラムでもくわしく紹介しています。
経営者の経理兼務はコスト削減になるのか？見落としてはならない「社長の価値」

効果的な対策：経理業務のアウトソーシング

専任の経理担当者がいないケースでは、経理業務をプロセスごとアウトソーシングする方法が効果的です。外部の専門家に業務を丸投げすることで、社内で行うのは窓口業務のみとなります。また、専門家に処理を任せるため、経理データの正確性が向上するでしょう。このことから、経営者はコア業務に専念できます。

事例2：1人経理だが内製を維持したい

中小企業では、経理担当者がいる場合でも、「1人経理」がバックオフィス業務全般を担当するケースが一般的です。この1人経理には業務の属人化リスクやエラーリスクが高く、繁忙期に時間外労働が増加するといった問題があります。しかし、経理情報を外部に出すことには抵抗があるという企業も少なくはないでしょう。

効果的な対策：クラウド型会計システムの導入

自社の規模や課題に合ったクラウド型会計システムの導入は、経理業務の内製を維持しながら業務効率化を図るために有効な手段です。多くの工程が自動化するため、内部不正リスクの低減や情報の透明化が実現します。また、自社内で完結するため、最適化した経理業務ノウハウの蓄積や経理担当者の育成にもつながります。

事例3：経理担当者が産休に入る

産休取得は当然の権利ですが、その間は人員不足が避けられません。1人経理が産休に入ると、経理業務が滞り企業のお金が回らなくなるおそれがあります。しかし、退職とは異なり、休業後の職場復帰を前提としているため、人材増加はできない状況です。

効果的な対策：経理業務のアウトソーシング

担当者の産休中は、経理業務をアウトソーシングすると良いでしょう。外部委託することで、後任者の採用や育成を行わずに担当者不在による業務の停滞を防げます。また、職場復帰タイミングの変更や退職など、状況が変わった場合でも柔軟な対応が可能です。

事例4：取引先増加に対応したい

市場拡大や新規事業展開などが功を奏し、急成長している企業では、経理業務が追いつかなくなることもあるでしょう。このようなケースでは、急増する掛取引を適切に管理する必要があります。

効果的な対策：クラウド型会計システムの導入

クラウド型会計システムの導入は、掛取引における請求書や領収書の発行、入金処理などを自動化します。リアルタイムでシステムに反映された入金情報は、外出先からでも閲覧できるため、営業担当者との連携もスムーズです。

事例5：季節変動が激しい

季節によって取引量が大きく変動する業種においては、繁忙期に経理業務がパンクするおそれがあります。しかし、繁忙期の業務量に合わせて人材を雇用すると、閑散期には遊ばせてしまうことになるでしょう。

効果的な対策：経理業務のアウトソーシング

経理業務のアウトソーシングは、業務単位や作業単位でも委託可能です。経理のプロに任せるため断続的な利用でも業務説明の手間がかからず、繁忙期の業務量に合わせて委託内容を調整できます。新規雇用や派遣契約よりもコストが低く、即時対応してもらえる点が大きなメリットです。

事例6：多国籍展開を目指したい

海外市場への展開を目指す企業では、複数通貨の換算レートや為替リスクに対する適切な管理を求められます。また、国や地域によって異なる会計基準や税務コンプライアンスへの対応、関税管理なども必要です。煩雑な経理業務がさらに複雑化することになるでしょう。

効果的な対策：クラウド型会計システムの導入

多国籍展開に伴う課題には、クラウド型会計システムの導入が効果的です。複数通貨の管理をはじめ、各国の会計基準や税制への対応が容易になり、国際的な経理データを一元管理できます。また、リアルタイムでの情報共有もしやすく、クロスボーダー取引や税務コンプライアンスリスクの低減が期待できます。

事例7：一元管理ができていない

インストール型会計ソフトや表計算ソフトを用いた従来の管理方法では、担当者のPCに限定されるというデメリットがありました。そのため、各部門が個別に数字を管理することになり、データ不一致や可視性の低下、重複作業による時間とコストの浪費といった問題が発生します。

効果的な対策：クラウド型会計システムの導入

従来の方法からクラウド型会計システムに切り替えることで、経理データを一元管理することが可能です。各自の端末から会計システムにアクセスできるため、各部門で個別に数字を管理する必要がなくなります。また、リアルタイムでの集計やグラフ化には、任意の条件を指定することもでき、部門ごとの生産性向上にも役立つでしょう。

事例8：税務調査の通知を受けた

企業が税務調査を受ける理由は、さまざまです。売上の過少申告や架空経費計上など申告内容が適正ではないケースはもちろんですが、利益急増や取引先の調査結果によって税務上の確認が入る可能性もあります。税務調査の調査範囲は過去数年分に及ぶことがあるため、法定保存期間内の資料を整えておくことが重要です。年度ごとの整合性が取れない場合は、厳しい追及を受けるおそれもあるでしょう。

効果的な対策：経理業務のアウトソーシング

税理士は、税務調査の立ち会いや交渉、修正申告書の作成など税務に関する専門家です。税務調査では、会計資料の提出や提示、詳細な説明を求められます。これらの対応を税理士が在籍するアウトソーシング業者に依頼すれば、専門知識と豊富な経験を持つプロが、法令に基づき適切に対応してくれます。税務署とのやり取りもスムーズに進み、不要なトラブルを回避できるでしょう。

事例9：顧客データを安全に管理したい

個人情報を扱う企業にとって、サイバーセキュリティリスクへの対策は重要な課題の1つです。サイバー攻撃の手口は年々複雑化しており、大企業や公共機関だけでなく、中小企業の「情報」も狙われています。もしも、情報漏えいなどを1度でも起こしてしまえば、直ちに信頼を失うことになるでしょう。

サイバーセキュリティリスクについては、下記コラムでもくわしく紹介しています。
中小企業のサイバーセキュリティ　具体的にはどうすればいい？

効果的な対策：クラウド型会計システムの導入

クラウド型会計システムを導入すると、入力したデータはクラウドサーバー上に保存されます。そのクラウドサーバーは、会計システムの運営会社によって最新かつ高度なセキュリティ対策が講じられていることが一般的です。そのため、不慣れな自社で対策するよりも、安全に管理できるでしょう。ただし、システムの導入にあたっては、信頼できるサービス運営会社を選ぶことが重要です。

事例10：他拠点展開のデータを本部で管理したい

複数の拠点を持つ企業では、経理データをそれぞれの拠点で独自に管理していることが少なくありません。また、拠点によってフォーマットや管理項目が異なるとデータの統計が取りにくく、本部での業績把握にタイムラグが生じます。

効果的な対策：クラウド型会計システムの導入

クラウド型会計システムを導入すると、複数拠点の経理データを共通フォーマットで収集できます。本部による一元管理が容易になり、リアルタイムの業績把握も可能です。離れた場所でもスムーズに情報共有できるため、拠点リーダーとの意思疎通も図りやすくなるでしょう。

事例11：新規事業部門を立ち上げる

新規事業を立ち上げる際には、事業計画の策定やマーケティング戦略の立案、製品やサービスの開発など多岐にわたる業務が生まれ、多くのリソースが必要です。その一方で、経理部門でも、新事業展開に必要な税務処理や会計処理整備などの課題を抱えます。

効果的な対策：経理業務のアウトソーシング

経理業務をアウトソーシングすることで、新事業を軌道に乗せるためのリソースを確保できます。また、経験豊富な専門業者の力を借りることは、新事業の収益や費用を正確に把握するための会計処理や税務処理の整備にも役立ちます。

事例12：経理人材の採用がはかどらない

何らかの事情で1人経理が退職した場合、経理業務を自社内で継続するためには、経理人材の採用と育成が不可欠です。しかし、思うように人材が確保できない状況では、経営者や他部門社員による経理業務の兼任が続き、本来の業務に支障が出るでしょう。

効果的な対策：経理業務のアウトソーシング

将来的な経理業務の内製化を図るため、一時的に経理業務プロセスをアウトソーシングする方法をおすすめします。そうすることで、採用に焦る必要がなくなり、余裕を持って人材育成が行えるでしょう。また、内製化へと切り替えるタイミングでクラウド型会計システムを導入すると、より効果的に業務効率化を推進します。

事例13：労働環境の多様化を求められている

社員自身や家族の体調変化、転居などにより、通勤が難しくなる社員もいます。働く意思と能力のある社員に働き続けてもらう手段の1つとして、テレワーク環境の整備が挙げられます。

効果的な対策：クラウド型会計システムの導入

クラウド型ツールの最大の特徴は、インターネットを通じていつでもどこからでもシステムにアクセス可能だという点です。これにより、経理担当者は自宅にいながら社内と同等の業務を行えます。また、ID管理によって対象者の編集権限を細かく設定でき、作業履歴も残せるため、場所や時間にとらわれない多様な働き方の実現に寄与するでしょう。