春が勝負！多様性にも対応できる「楽で正確な」勤怠管理 - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2025.03.20: 春が勝負！多様性にも対応できる「楽で正確な」勤怠管理

勤怠管理が重要な理由

適切な勤怠管理は、法定労働時間の遵守や残業代の適正な支払いを徹底し、企業のコンプライアンスを強化します。さらに、有給休暇の適正管理や給与計算の透明性を確保することで、従業員の信頼向上にもつながります。また、遅刻・欠勤の管理や健康リスクの防止にも貢献し、公正な労働環境の整備といった面でも重要です。

勤怠管理の重要性については、下記コラムでもくわしく紹介しています。勤怠管理は誰のため？　適正な勤怠管理で労働環境の改善を実現！

これまでの方法の弱点

これまでの勤怠管理は、出勤簿やタイムカードなどを用いるアナログ管理が主流でした。これらの方法は簡便ですぐに準備できる利点がある一方で、以下のような弱点も存在します。

出勤簿管理

出勤簿管理は、紙ベースの出勤簿に従業員が直接手書きや押印で出勤や退勤を記録する方法です。始業・終業時刻が固定されている企業で、一般的に用いられています。シンプルで導入しやすい点が特徴ですが、テレワークやフレックスタイム制などの多様な働き方への対応は難しいでしょう。

出勤簿管理の弱点

手作業による集計が必要で、転記ミスや計算ミスが発生しやすい
改ざんが容易で、客観的な勤怠記録としての信頼性に欠ける
出勤簿の現物に記録するため、出社が前提となり、リモートワークなどに対応できない
イレギュラー対応がしにくく、時短勤務や遅刻・早退などに対する労働時間の正確な把握が困難

タイムカード管理

タイムカード管理は、従業員ごとに指定されたタイムカードを専用のリーダーに通すことで出勤と退勤の時刻を記録する方法です。カードにはリーダーを通した時刻が自動的に打刻されるため、シフト制など就業時間が固定されていないケースでも正確に記録できます。

タイムカード管理の弱点

手作業での集計が必要で、転記ミスや計算ミスが発生しやすい
代理打刻などの不正リスクが高く、実際の労働時間と乖離する可能性がある
従業員数分のカードを管理する必要があり、紛失や損傷のリスクがある
現物操作が必要なため、出社が前提となり、リモートワークなどには不向き

デジタルタイムカードと勤怠管理システムの導入で弱点を一掃する

アナログ管理の弱点を改善するためには、労働時間記録の正確性向上、不正リスクへの対策、多様化への配慮など、さまざまな課題があります。これらの課題を一掃する方法として、デジタルタイムカードとそれを管理するクラウド型勤怠管理システムの導入がおすすめです。

デジタルタイムカードとは

デジタルタイムカードは、ICカードや生体認証を利用して出勤・退勤時刻を記録する管理方法です。出退勤記録には、専用のリーダーを用いてICカード認証や生体認証を行う方法のほか、各自のパソコンやスマートフォンで専用ページにログインする方法、位置情報を利用する方法などがあります。

メリット

従業員各自の端末情報や生体情報を読み取るため、代理打刻などの不正防止ができる
出退勤データ取得の自動化でヒューマンエラーリスク低減
柔軟な働き方に対応可能
管理者の負担を軽減

デメリット

導入コスト、ランニングコストがかかる
システム障害や停電が起こると利用できなくなる可能性がある
従業員が操作に慣れるまでの学習期間が必要
ICカードの紛失や認証機器の誤作動などのトラブルが発生する可能性がある

クラウド型勤怠管理システムとは

クラウド型勤怠管理システムは、インターネットを通じて利用できる勤怠管理ツールです。デジタルタイムカードとの連携により、従業員の出退勤データを自動取得し、一元管理を行います。給与計算や労務管理といった他業務システムと連携できるため、企業全体のバックオフィス業務の効率向上に貢献します。

メリット

クラウドサーバーを介し、情報共有や共同作業が行いやすい
ID管理によりアクセスや操作を制限できる
時間や場所を選ばず操作でき、労働環境改善に役立つ
メンテナンスや情報のアップデートの自動化により法改正への対応がスムーズになる

デメリット

月額料金が発生する
インターネット環境が必須であり、通信障害時などはシステムが利用できない可能性がある
新しいシステムに対する操作研修などのサポートが必要

弱点対策として有効な機能とは

デジタルタイムカードと勤怠管理システムの導入は、従来の管理方法における弱点改善に対して、どのような効果を発揮するのかを解説します。

【弱点】集計が手間　vs　【有効な機能】自動集計

従来の管理方法では、出勤簿やタイムカードの記録を手作業で集計する必要がありました。これには、多くの時間と労力が必要です。一方、デジタルタイムカードと勤怠管理システムでは、打刻データが自動的にシステムに記録されるため、集計作業は不要になります。

【弱点】転記ミス　vs　【有効な機能】データ連係・自動取得

従来の管理方法は手作業を必要とする場面が多く、転記漏れや計算ミスリスクが高い状態でした。一方、デジタルタイムカードと勤怠管理システムでは、打刻から集計まで自動化されるため、転記作業そのものがなくなります。

【弱点】要出勤　vs　【有効な機能】クラウド管理

従来の管理方法では、出勤簿への押印やタイムカードへの打刻を行うために、オフィスに出勤する必要がありました。一方、デジタルタイムカードには、出社せずに「出勤」を記録する方法もあるため、自社の働き方に合わせて選択可能です。

【弱点】不正　vs　【有効な機能】ID管理

従来の管理方法である出勤簿やタイムカードは、代理打刻や改ざんといった不正リスクの高さが致命的な弱点でした。しかし、デジタルタイムカードは従業員個別の端末情報や生体情報と紐付けたID管理により、本人以外の不正打刻を防止します。

7つのプラス効果

デジタルタイムカードと勤怠管理システムの導入は、ここまでに挙げた弱点の克服以外にも、さまざまな恩恵を得られます。企業全体の業務効率化や生産性向上につながる7つのプラス効果は以下の通りです。

プラス効果1：ペーパーレス化

勤怠管理をデジタル化すると、紙の出勤簿やタイムカードが不要になります。また、クラウドツールで情報共有を行うことで紙への出力機会が減り、全体的なペーパーレス化推進につながります。

プラス効果2：コストダウン

勤怠管理のデジタル化により、紙資料の印刷や保管にかかる費用やスペースは削減可能です。これまでアナログ管理にかかっていたリソースを効率的に再配分でき、人件費効率の向上にもつながるでしょう。これにより、長期的なコストダウンが期待できます。

プラス効果3：労働環境改善

デジタル化で多くの工程が自動化されるため、経理部門の業務負荷が軽くなり、労働環境の改善が見込めます。また、出退勤時刻をスムーズに記録できるようになり、従業員のストレスも軽減するでしょう。

プラス効果4：データの正確性向上

出退勤データ管理が自動化され、より正確な勤怠管理が実現します。これにより、給与計算ミスや未払い残業費の発生リスクが低減し、労務トラブルを防ぎます。

プラス効果5：多様な働き方への対応

ログインタイプのデジタルタイムカードは、出勤記録に「出社」を必要としないため、取引先への直行やテレワークなどにも対応可能です。また、インターネットを介して時間と場所と端末を選ばず操作できるため、管理者の働き方における多様性にも柔軟に対応できるでしょう。

プラス効果6：経営判断の迅速化

デジタルタイムカードの出退勤データは、リアルタイムで勤怠管理システムに反映されます。このデータはいつでもどこからでも閲覧できるため、経営者や部門管理者は正確に人材状況を把握し迅速な判断を行えます。また、長時間労働や休暇取得状況が可視化され、労働環境問題の早期発見、業務効率の向上、経営戦略の精度向上などにも役立ちます。