会議の効率化で成果を最大化！DX時代の最適な会議運営法 - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2025.07.26: 会議の効率化で成果を最大化！DX時代の最適な会議運営法

会議は、企業が意思決定を行う場として、なくてはならないものです。しかし、なかにはその役割が形骸化し、習慣的に開催されているだけの会議もあるでしょう。会議にかかる無駄な時間やコストを削減し、生産性の向上を図ることは、中小企業にとって重要な課題です。

本コラムでは、DX（Digital Transformation）ツールの活用や、ペーパーレス化による効率的でストレスフリーな会議運営の方法をご提案します。
＜目次＞
会議を阻む3つの壁とは
DXで乗り越える！会議の新しいかたち
まとめ

会議を阻む3つの壁とは

会議を行っても、活発な議論や意思決定が行われずに、ただ時間が過ぎてしまうという経験をした方は多いのではないでしょうか。本来は業務効率化を目指して実施されているはずの会議が、かえって「無駄な時間」だと感じられる場合すらあるでしょう。

会議がうまくいかない原因は、会議そのものではなく、運用にあるのです。中小企業に多く見られる会議の問題点を、具体的に紹介します。

アナログ資料による非効率

近年では、中小企業でも文書のペーパーレス化が進んでいます。それでもなお、紙文化が根強く残り、会議資料を紙ベースで用意している企業も少なくないでしょう。しかしながら、こうしたアナログ管理には、業務効率化を妨げる次のような問題点があります。

印刷・配布に追われる会議前

紙の資料を使用する会議では、事前に資料を印刷し、ホチキス留めした上で関係者に配布する作業が必要です。資料の内容にミスがあった場合には、さらに差し替えの手間がかかるでしょう。また、手作業で資料を配るため、配布漏れが発生する可能性もあります。

このように、準備作業に多くの労力と時間を要する会議は、非効率だと言えるでしょう。

会議中に初見で混乱

紙の会議資料を会議当日に配布する場合には、関係者の間で事前の情報共有が行えません。多くの参加者は、紙の会議資料を配布されてから、初めて内容に目を通すことになるため、会議中に内容の理解が追いつかないケースも少なくないでしょう。

こうした状況は、活発な議論や意思決定の妨げとなるおそれがあります。

会議後の配布や修正も非効率

紙の会議資料に修正が生じた場合、再び印刷して配布し直す必要があるため、二度手間になってしまいます。また、機密情報が含まれている資料は、会議終了後に回収してシュレッダーなどで確実に破棄しなければなりません。

このように、資料のアナログ管理は、会議前の準備から会議後まで多くの時間や手間がかかり、会議運用全体の非効率化を招いているのです。

アナログ管理の非効率性については、下記コラムでも詳しく解説しています。
https://keiri-outsourcing.com/column/column-5817/
今度こそ失敗しない。ペーパーレス化の課題と対策

物理的な場所と移動の制約

指定された時間と場所に参加者全員が集合するアナログ会議は、従来から行われてきた一般的な方法です。しかし、物理的な場所の制約は、思わぬコストの増加につながります。会議の効率化を図るためには、アナログ会議にかかる次のような無駄を見直すことが重要です。

見落としがちな人件費コスト

会議を行うにあたって、見落とされがちなのが「人件費」です。当然、参加者それぞれ、会議中も給与は発生しています。ほか、資料の準備や回収、処分などにかかる工数と人件費も無視できません。

このようなコストをかけてでも実施する価値がある会議かどうか、一度立ち止まって考える必要があるでしょう。

外出先・在宅勤務者が参加しにくい

総務省が2025年に公表した「通信利用動向調査報告書」によれば、従業員数100～299人の企業のうち、40.7%が「テレワークを導入している」と回答しました。近年は、在宅やサテライトオフィスのほか、外出先からのモバイルワークも行われ、働く場所が多様化しています。会議のために、このような社員全員に出勤を求めることは、現実的とは言えません。

スケジュール管理という名の業務

会議のスケジュール管理も、人件費などのコストがかかる業務の1つです。日々多くの会議が行われている企業では、希望日時会議室の空き状況、さらに参加者全員のスケジュールを調整するだけでも苦労します。こういった会議のスケジュール管理にも、隠れたコストが発生しているのです。

先の見えない終わりのない会議

目的が不明確なまま話し合いが続くだけで何ひとつ決まらない会議は、企業の生産性に悪影響を及ぼします。参加者が何のために時間を割いて会議を行っているのかがわからないため、モチベーションの低下にもつながるでしょう。

こうした「うまくいかない会議」には、いくつかの共通した特徴があります。

発言が出ず沈黙が長い

会議中に意見を求めても、誰も発言せず沈黙が続いてしまうケースがあります。また、発言者がごく一部に偏り、大半は終始無言で終わるといったケースも少なくありません。

このような状況が生まれる原因として、参加者の心理的な障壁が挙げられます。例えば、「立場上、なかなか発言できない」、「反対意見を言いにくい」といった同調圧力が潜んでいる可能性もあるでしょう。

目的不明で議論が迷走

特に定例会議などでは、ただ決められた日時に参加者が集合することが目的化しているケースがあります。このような会議では、そもそも議題が設定されておらず、参加者の間で目指すべきゴールも共有されていません。その結果、話が脱線して議論が散漫になり、費やした時間に見合う成果が得られないまま、会議が終わってしまうことも多いでしょう。

次回への持ち越しが多い

アジェンダとは、「予定表」や「進行計画」を意味する言葉で、会議における日程・議題・目的などを整理した資料のことを指します。会議を効率的に進めるためには、このアジェンダを事前に関係者へ共有しておくことが不可欠です。アジェンダがないまま進行する会議では、終了時刻になっても結論に至らず、次回へと持ち越されるケースが後を絶ちません。

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DXで乗り越える！会議の新しいかたち

紙の資料を用意し、会議室に全員が集って行うアナログ会議は、時間や人件費の無駄が多くなります。さらに、明確な目的が設定されていないことや、発言できない雰囲気があることが、会議の効率化の妨げとなるでしょう。

このような課題は、会議の「運用」を見直すことで解決できます。ここでは、DXを活用した会議改革の方法をご紹介しましょう。

クラウドツールによる資料共有

会議の効率化を図るうえで欠かせない要素の1つが、クラウドツールの活用です。例えば、Google DriveやDropboxなどを利用すると、ファイルの共有や編集がオンライン上で簡単に行えます。これにより、関係者の間で常に最新の会議資料をスムーズに共有できる環境が整います。

準備と後処理の工数削減

クラウドで資料共有できるツールを導入することで、資料の配付方法は大きく変わります。関係者はインターネットを通じて会議資料にアクセスできるため、会議前のレジュメ作成作業は必要ありません。また、会議後に資料を回収し、シュレッダーをかける手間もなくなります。

ペーパーレス化でコスト削減

クラウドツールの導入は、企業全体のペーパーレス化を後押しするでしょう。社内外で使用する各種資料をオンラインで共有できれば、これまで印刷や郵送にかかっていたコストや時間を大幅に削減可能です。さらに、紙資料を保管するためのファイルやキャビネットなどの備品、保管スペースなども不要になります。

スムーズな情報共有

紙の会議資料は、修正や変更が生じるたびに再印刷や再配布が必要です。しかし、クラウドツールを使うと、ファイルを共有しながらリアルタイムで編集を行えます。修正内容も即座に反映されるため、常に最新の情報を関係者全員と共有できるというわけです。

オンライン会議ツールで効率アップ

アナログ会議で課題になっていた「場所の制約」は、オンライン会議ツールの導入で解決できます。オンラインで会話のできるツールは多くありますが、ビジネスの現場では、ZoomやMicrosoft Teamsなどが一般的です。これらを使用することの利点は、次の通りです。

どこからでも参加OK

オンライン会議ツールを導入することで、自宅や外出先、サテライトオフィスなど、場所を問わずに会議へ参加できます。これにより、会議のためにわざわざ出社したり、外出先から戻ったりする必要がなくなるでしょう。また、地理的に離れた取引先とも、移動にかかる費用や時間をかけずに話ができます。

ただし、機密情報を扱うことも多いため、公共スペースでの会議の参加には十分な注意が必要です。

録画の共有で後追いOK

ZoomとMicrosoft Teamsは、どちらも録画機能を備えており、会議の様子を記録できます。この録画データを共有することで、当日参加できなかった社員も会議の内容を把握できるでしょう。また、会議の参加者が内容を振り返る場合にも、録画データを活用できます。

自動文字起こしで議事録作成

有意義な会議を行うためには、会議後の速やかな議事録作成が欠かせません。多くのオンライン会議ツールには、自動文字起こし機能があり、ツールによっては発言者を識別することも可能です。文字起こしの精度にはまだ課題があるものの、こうした機能を上手に活用することで議事録作成の大幅な効率化が期待できるでしょう。

会議そのものの効率を上げる工夫

DXの活用は、会議の運用を見直し、効率化を図る有効な手段です。さらに、会議そのものの「質」を高め、時間やコストをかける価値のある場へと昇華させることも可能となります。以下に、会議自体の効率化に役立つDXの活用方法をご紹介しましょう。

明確なアジェンダの設定と共有

会議を効率的に進めるためには、明確なアジェンダの作成が不可欠です。議題や目的だけでなく、各トピックにかけられるおおよその時間も設定しておくと、「だらだら会議」を防ぐことができます。作成したアジェンダは、クラウドツールで共有すると良いでしょう。参加者が事前に内容を確認し、準備を整えやすくなります。

ファシリテーターの導入

会議の成功には、アジェンダやゴールを踏まえて、スムーズな会議進行を促すファシリテーターを置くと効果的です。人的リソースが不足している企業には、生成AI（Artificial Intelligence）を活用したサポートツールの導入も一助となります。話題の脱線や発言者の偏りを防いだり、議論の内容を分析したりすることで、会議の効率化が図れるでしょう。

チャット機能やホワイトボードの活用

ZoomやMicrosoft Teamsには、チャットやホワイトボード機能が搭載されています。これらを活用することで、会議中に議題を可視化したり、発言の補足や情報整理、ブレインストーミングなどを行ったりしやすくなります。参加者間のやり取りが活発になり、建設的な議論の手助けとなるでしょう。

匿名機能で心理的ハードルを下げる

Zoomの有料プランなどでは、投票機能を利用できます。このとき、回答形式を匿名に設定することも可能です。これまでの会議では、同調圧力や立場上の配慮から意思表示を控えていた参加者でも、匿名であれば心理的なハードルが下がるでしょう。

DXツールで経理業務のアウトソーシングもスムーズに

DXツールの導入は、社内業務の効率化だけでなく、経理業務アウトソーシングの円滑化にも有効です。クラウド会計ソフトでは、アウトソーシング業者とリアルタイムに情報共有しながら、帳簿の確認や修正指示が行えます。また、オンライン会議ツールを導入し、クラウド会計ソフトの画面を共有することで、オンライン会計監査も実施可能です。

DXツールは、単なる業務効率化の枠を超え、企業の運営をより柔軟で透明性の高いものへと導くでしょう。