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コラム

2025.03.01: 1人経理の常態化リスク軽減「バックオフィス業務整理のすすめ」

バックオフィス業務とは？

バックオフィス業務とは、企業の運営を支えるための内部業務を指す言葉です。営業や販売、カスタマーサービスなどのフロントオフィス業務に対して、顧客と接することなく行われる業務の総称として用いられます。

バックオフィス業務は、直接利益を生むわけではありません。しかし、フロントオフィス業務をスムーズに遂行するための後方支援を行い、企業の円滑な運営を支える重要な業務です。

経理業務

経理は、企業の資金管理を担当し、財務諸表の作成や税務申告を行う部門です。経理担当者は、法令遵守に基づく適正な会計処理を行うために、簿記の知識とスキル、注意深さ、正確性などが求められます。

【具体的な業務内容】 日々の取引記録と管理、現預金の管理、買掛金・売掛金管理、月次・四半期・年次決算の実施、収支計算書の作成と管理、税金の計算と税務申告、財務諸表の作成と分析など

財務業務

経理が「使ったお金の流れ」を管理するのに対して、財務は「これから使うお金」の管理を担います。財務担当者には、金融市場や経済動向の専門知識が必要です。また、リスク管理能力や財務分析スキル、融資のための交渉力、臨機応変な対応力なども求められるでしょう。

【具体的な業務内容】 資金調達および資金運用の計画と管理、投資戦略の立案と実行、キャッシュフロー管理、予算計画の策定と管理など

人事業務

人事は、企業の人的資源管理を担当し、社員の採用活動や育成、評価制度の運用などを行います。人事担当者は個人情報を扱うため、リスク管理能力と法令遵守の心得が重要です。また、優れたコミュニケーション能力と丁寧な対応力なども求められます。

【具体的な業務内容】 採用活動と人材配置、育成プログラムの企画と実施、労働条件や福利厚生の設計と改善、評価・人事制度の運用と管理、就業規則の策定と管理など

労務業務

労務とは、労働条件や労働環境の管理を行う部門です。労務担当者は、法令遵守のための労働法令の知識や管理スキル、労働トラブルに対する解決能力やコミュニケーションスキルなどが求められます。

【具体的な業務内容】 勤怠管理と給与計算、社会保険手続き、労働条件の管理、労働組合との交渉・協議、労働環境の改善と労働安全衛生管理など

法務業務

法務は、企業活動の法的リスクを管理や法律相談を担当します。法務担当者には、高い法律知識とリスク管理能力が重要です。

【具体的な業務内容】 契約書類の作成とリーガルチェック、知的財産権の管理と保護、社内コンプライアンスプログラムの策定と実施、法的トラブルへの対応など

総務

総務は、企業の内部管理を担当し、社内環境を整え働きやすい環境を作ります。広範な業務知識と調整能力などが求められます。

【具体的な業務内容】 社会規定の策定と運用、オフィス環境の維持と改善、各種備品・設備管理会社資産の管理と保守、社内行事の企画運営、企業のリスク管理と安全対策など

庶務・一般事務

庶務・一般事務は、各部署の業務がスムーズに進行するよう日常業務のサポートを行います。基本的な事務スキルとコミュニケーション能力、タスク管理能力などが必要です。

【主な業務内容】 データ入力・ファイリング、書類作成や整理、社内外の連絡・調整、電話・郵便対応、来客対応、その他雑務など

中小企業におけるバックオフィス業務の2大課題

ここまで紹介したように、バックオフィス業務を細かく分けて選任の担当者をおいている中小企業は、ほとんどないでしょう。リソースに限りのある中小企業では、生産性に直接寄与しないバックオフィスに多くの人員を割くことはできません。そのため、ごく少人数で担当するか、経営者や他部門社員が兼任するというケースが一般的です。

しかし、その結果、次に挙げる2大課題に悩まされているところも多いのではないでしょうか。

【課題1】1人経理

中小企業のバックオフィス業務は、全部あるいは「経理・財務・労務」などお金に関わる部門を1人で担う「1人経理」に任せるケースがほとんどです。しかし、1人経理は以下に挙げる問題が生じやすく、さまざまなリスクも高まります。

問題点1：業務の属人化

属人化とは、業務の遂行が特定の個人に依存する状況をいいます。バックオフィス業務の中でも専門性の高い経理部門は、特に属人化しやすい業務の1つです。属人化した業務は、担当者の不在が業務停滞に直結するため、1人経理が不在になると企業のお金の流れが止まったり、財務状況の把握ができなくなったりするでしょう。

問題点2：正確性リスク

1人経理が常態化している企業では、通常、他に経理業務を理解している社員はいません。そのため、経理業務のダブルチェックが機能せず、漏れやミスに気づかない可能性が高く、企業の財務データそのものの正確性が疑われます。

問題点3：内部不正リスク

1人経理の作業内容を誰も把握していないということは、内部不正リスクの高い危険な状況です。万が一、1人経理が悪意を持って不正な資金操作や記録の改ざんを行っても、すぐには発覚しないでしょう。

問題点4：ブラックボックス化

十分な引き継ぎができない状況で1人経理担当者が退職してしまった場合、経理業務は作業工程もデータ保管場所もわからないブラックボックスと化します。業務フローの再構築ができるまで経理業務が滞るおそれがあり、最悪の場合、企業経営の破綻を招きます。

【課題2】生産性の低下

企業の経済活動は、フロントオフィス業務だけでは成り立ちません。バックオフィス業務が正常に稼動し、しっかりと後方支援を行うことで、フロントオフィス業務のパフォーマンスが最大限に発揮されるのです。

問題点1：アナログ管理が残っている

属人化した業務では、担当者独自の方法で業務を行うため、「古いやりかた」が続く傾向にあります。長年の習慣や抵抗感からデジタル化を避けるケースもありますが、1人経理の業務負荷が重くデジタル化への移行に対応する余裕がないケースも少なくありません。

問題点2：コア業務に専念できない

経理業務には、決算や税務申告、年末調整といった年に1度の大きな繁忙期のほか、給与支払や経費精算、年末調整、月次決算などの締切が毎月やってきます。期間内に業務を終えるためには、他部門社員のサポートを必要とするケースもありますが、その分コア業務へのマンパワーが不足するという問題が生じます。

問題点3：ムリ・ムダ・ムラが余計なコストを生む

業務過多は、集中力の低下を招きます。つまり、担当者がムリをすることで、ミスや重複などのムダが生まれ、成果にムラが出ます。そうなると、ムラの補完やミスの修正など、さらなるムダな工程が生まれ悪循環に陥るでしょう。ムダな作業にも人件費や備品代はかかるため、経営に与える悪影響の大きさは見逃せません。

バックオフィス業務整理ができる業務効率化方法3選

中小企業のバックオフィス業務では、1人あるいはごく少人数で多くの業務を担当します。そのため、業務量に対するリソース不足からくる業務過多リスクが高いのです。

リソース不足を解消する手段として、人員追加が挙げられます。しかし、労働人口削減が深刻化している昨今において増員は容易なことではありません。また採用・育成・維持コストがかかるというデメリットがあります。そこで、以下の方法で業務効率化を目指す方法がおすすめです。

業務フロー改善でムリをなくす

まずは、経理業務フローのどこにムリが生じているのかを検証します。このとき、バックオフィス業務だけでなく会社全体を客観的に観測することが重要です。バックオフィス業務とフロントオフィス業務は、随所で絡み合っています。会社全体の業務フローから過不足や重複、ボトルネックなどをなくし、最適化を図りましょう。

デジタル化の推進でムダをなくす

バックオフィス業務では、資金情報や顧客情報、従業員情報など膨大なデータを扱います。2024年施行の電子帳簿保存法の義務化で取引データのデジタル化は進んだものの、その他のデータはまだアナログ管理だというところは少なくないでしょう。アナログ管理には、時間や手間、物質的資源などさまざまなリソースが費やされます。そこで、各種データをデジタル化することで、多くのムダを排除できます。

ICTツールの導入でムラをなくす

デジタル化したデータを効率的に管理するためには、ICTツールの導入が不可欠です。たとえば、クラウド型会計システムを導入すると、経理における入力や集計といった煩雑な日常業務を自動化することができます。金融機関との連携により取引データを直接取得できるため、ヒューマンエラーリスクがなくなり、成果のムラもなくなるでしょう。

バックオフィス効率化のメリット

中小企業のバックオフィス業務は、1人経理やごく少人数の担当者で回しているため、デジタル化やICTツール導入による自動化や工数削減の恩恵を感じやすいでしょう。具体的には、次のようなメリットが期待できます。

メリット1：コスト削減

紙ベースでの管理には、印刷にかかる諸費用、保管にかかるファイル代や保管スペース、保管期限を過ぎた資料の廃棄コストなどがかかります。また、入力やデータ整理、検索など管理にかかる手間と時間は、人件費を消費していることにほかならないのです。

バックオフィス業務データのデジタル管理が進むと、必然的に会社全体のペーパーレス化が推進され、紙ベース管理にかかる各種コストが削減されます。また、ICTツール導入による工程の自動化は、リソースの再配分を可能とし、人件費効率の向上につながるでしょう。

導入コストや運用コストはかかりますが、それ以上の節約効果があり、トータルコストダウンが実現するというわけです。

メリット2：生産性向上

バックオフィス業務のなかでも、経理部門の扱う資金データは日々の更新が必要です。そこで、会計システムを導入すると、煩雑な日常業務の自動化により各種データがリアルタイムで取得・反映されるようになります。また、クラウド型のシステムは、いつでもどこからでも端末を選ばずに情報を閲覧できる点もメリットの1つです。

このことから、経営者は財務状況の把握が容易になり、営業担当者は掛取引の結果をいち早く知ることができるでしょう。迅速な経営判断が可能となり、生産性への好影響が期待できます。

メリット3：エンゲージメント向上

バックオフィス業務を担当する1人経理は、他に代わりがいないため休暇が取りにくいという問題がありました。しかし、デジタル化やICTツールの導入によりバックオフィスの業務効率化が進めば、まず、1人経理の業務負荷が軽減します。業務過多が解消すれば、ワークバランスの崩壊やストレスの増加、離職率の増加などを食い止めることができるでしょう。

また、1人経理に業務が集中した結果の処理遅延、繁忙期にサポートを必要とすることでのコア業務リソース不足が起こらなくなるため、他部門社員にとってもストレス軽減につながります。さらに、ICTツールの導入はテレワークがしやすい環境整備にも通じるため、働き方の多様性への対応も可能にします。

このように、バックオフィス業務のDXは労働環境の改善にまで恩恵をもたらし、従業員のエンゲージメントの向上にも役立つでしょう。