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2021.09.01

DXで経理業務を変える！

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは

DXとは、「デジタルトランスフォーメーション（digital transformation）」の略称です。

2004年、当時スウェーデンのウメオ大学の教授であったエリック・ストルターマンが「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」との提唱し、DXの概念を世界で初めて示しました。

日本では、2018年に経済産業省が「DXとは、企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」だと定義づけています。

これらの定義からもわかるように、DXが目指すものは「人々の生活をより良い方向へ変化させること」です。取引先や顧客に向けた新しい価値を生み出すことで、業績改善や企業の成長にもつながります。

DXで経理業務の効率化を目指す

まずは、社内の環境改善が重要です。
生産性向上を目指す業務プロセス改革は、内助の功であるバックオフィス業務の見直しから始めると良いでしょう。特に、会社の金銭管理を一手に引き受ける経理業務は、経営判断の基盤であり、社会的信用にも直結します。

経理業務のDXへの3ステップについて、メリットとデメリットを挙げて説明しましょう。
 DXで経理業務を効率化していく為に具体的に3つ挙げてみましょう。

①クラウド型システムの導入

クラウド型システムでは、オンラインサーバー上にあるサービスをインターネット経由で利用します。経理業務のクラウド型システム（以下、クラウド会計）は、会計管理システムとデータ保存先がオンライン上にあり、アクセス権を持つ人が手元の端末で操作するというものが一般的です。

クラウド型システム導入のメリット

クラウド会計を導入すると、働く場所や時間を気にする必要がなくなります。インターネットに接続できるところならばいつでもどこでもアクセスできるため、リモートワークの推進もはかどるでしょう。また、営業先などでもリアルタイムで財務状況を把握できるため、スピーディな経営判断が行えます。

データの保存先がオンライン上にあることで、自社のパソコン故障や担当者の退職などの影響を受けません。サイバーセキュリティ対策やデータ消失保証など、適正な安全対策を講じているクラウド会計ならば、社内よりも安全かつ確実にデータ管理できるでしょう。

クラウド型システム導入のデメリット

クラウド会計システムは、アクセス権を持つ人のみが利用できます。従業員の誰もが扱えるようにすると誤入力や不適切な編集などのリスクが高まり、制限しすぎるとアクセス権保持者の属人化といった懸念が生じます。入力権限、閲覧権限などの適切な使い分けが必要です。

また、インターネット接続ができないときは利用できないため、緊急時の対応などを予め決めておくとよいでしょう。

②会計処理の自動化

クラウド会計は、システムもオンラインサーバーにあり、適宜更新されています。法改正や新制度への対応はもちろん、技術発展における新機能の追加などが自動で行われる点も魅力のひとつです。

近年は、データ入力の自動化が増えており、代表的なものの1つに、API連携があります。APIとは「アプリケーション・プログラミング・インターフェイス（Application Programming Interface）」の略称で、簡単に言うとアプリケーション間やシステム間をつなぐ技術のことです。予め紐づけた銀行の入出金データ、クレジットカードの利用データ、POSレジの売上げデータなどの自動取得・自動仕訳ができるようになります。

また、紙データの読み取りに役立つ光学的文字認識機能にAI技術を活用したAI-OCR（Optical Character Recognition/Reader）では、高精度の文字認識機能により証憑のデータ化、自動仕訳を同時に行えます。電子帳簿保存法の改正に伴う電子データの取り扱いも、適切に行うことができるでしょう。

会計処理の自動化によるメリット

予め仕訳条件を設定しておけば、自動的に正しく仕訳記帳が行われます。入力者によるミスやブレは生じません。また、主要な取引をAPI連携にして、手入力する分を極力減らしておけば、誤入力や集計漏れといった人的ミスが発生する機会を減らすことができます。もちろん、集計も自動で行われるため、いつでも正しい経営状況の把握ができるでしょう。

月々のデータを元に決算資料まで自動作成可能なため、繁忙期の時間外労働も不要になります。

会計処理の自動化によるデメリット

導入コストや専用機器の調達などにコストがかかります。多くのケースでは、業務効率化によるメリットで相殺されますが、初期コストが負担になるという中小企業もあるでしょう。
また、仕訳データや業務フロー構築などの初期設定を適切に行わないと、後からの修正が大変です。導入前のデータを活かしつつ、効率的な仕訳を行うためにはプロのノウハウを必要とします。これもまた必要な投資ですが、コストは増えることになるでしょう。

③ペーパーレス

領収書に請求書、仕訳帳簿に売掛・買掛帳簿、勤怠管理表など、経理業務は紙を扱うことが多いものでした。
しかし、クラウド会計の導入で証憑類の電子データ管理が可能になり、あらゆる場面の紙を減らすことができます。また、入力データを各自の端末で閲覧したり、必要な資料をpdfで作成したりするのも簡単なため、会議のたびに紙資料を印刷することも少なくなるでしょう。

ペーパーレスのメリット

ペーパーレスの第一のメリットは、印刷費用や紙代といった印刷コストをなくせる点です。また、紙資料を適切に保存するためのファイルや保管場所の確保も不要になります。データ化してクラウドサーバーに置いておくことで検索もしやすく、紛失の心配もありません。

また、紙資料の作成や管理にかかる費用や人材を主要業務に投入できるため、業績向上にも繋がるでしょう。

ペーパーレスのデメリット

資料によっては、パソコンやタブレットのディスプレイより紙のほうが読みやすいものもあるでしょう。また、会議中にメモを書き込むときは、紙のほうが簡単です。紙の扱いをゼロにするのではなく、必要最低限のものは紙管理を続けるなど臨機応変に対応するとよいでしょう。

まとめ 

クラウド型システムの導入、会計処理の自動化、ペーパーレス化などを活用することで、経理業務だけでなく企業全体の業務効率化が期待できるでしょう。DXとは、業務効率の改善だけではなく、それによって業績向上や付加価値の創成などよりよい改革をもたらすことを目的としています。目まぐるしく変化する時代に適応するためには、自社に合った改革を行うことが大切です。

弊社では、貴社の状況に応じて業務フロー改善のご提案・サポート、デジタルツールの選定・導入など、必要なサポートをご提案させていただいております。

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この記事を担当した税理士

株式会社YMG コンサルティングラボ 小池　和気

保有資格日商簿記2級

専門分野税務・会計

経歴調理師としてホテルで働いていた経験あり。他業種での経験を活かし、お客様の相談に乗る。税理士を目指し勉強中。

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