取り組む時間がない？中小企業がすぐに実践できる業務改善のアイデア - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2025.04.21: 取り組む時間がない？中小企業がすぐに実践できる業務改善のアイデア

業務改善が必要でも、踏み出せない理由

企業が成長したり競争力を向上させたりするためには、業務改善が重要です。しかし、業務改善の必要性を認識していても、実行に移せないという中小企業は少なくありません。

その理由として、次の3つが挙げられます。

理由1：具体的なアイデア不足

業務改善が必要だと認識していても、具体的に何をすればよいのか分からないため着手できない場合があります。新しい手法やツールの導入に関して、知識が不足していることが原因の1つです。

理由2：リソース不足

中小企業では、リソースが限られているため余力がないことが少なくありません。日々の業務に追われてしまい、業務改善を検討する時間が確保できないというケースがあります。

理由3：業務の属人化

企業によっては、特定の従業員が同じ業務を長年担当している場合もあるでしょう。属人化が進んだ業務は、担当者以外の視点で客観視する機会が失われます。そのため、何を改善すればよいのかが見えにくい状況に陥っているのです。

すぐに実践できる12のアイデアと6つの効果

それでは、業務改善によってどのような効果が得られるのでしょうか。すぐにでも取り入れられる具体的な12のアイデアとともに詳しく解説します。

効果1：業務効率の向上

業務フローの見直しを行うことで、作業時間の短縮が図れます。また、クラウド型システムの導入によって、書類のデジタル化や作業の自動化が可能になります。その結果、業務の効率化が実現します。

【アイデア1】クラウドツールを利用したデータ共有

クラウドツールを導入することで、これまで紙ベースで管理していた書類をデジタル化できます。クラウド上のワークフローシステムにデータを移行すると、従業員による書類の検索や共有がスムーズになるため、業務効率が上がるでしょう。

【アイデア2】承認プロセスの短縮

承認プロセスが複雑になっているようであれば、短縮できるか検討しましょう。担当者の決裁に時間がかかりボトルネックとなっている場合、業務フローを見直すことで解消できるかもしれません。たとえば、これまで2～3日かかっていた承認プロセスを即日に短縮することで、業務のスピードアップが図れます。

効果2：コスト削減

社内ツールの棚卸しをすることで日常業務の自動化や書類のデジタル化が進められます。適切なツールを活用し、利用機会の少ないツールやサービスは契約満了することで、リソースの最適化やコスト削減につながるでしょう。

【アイデア3】ペーパーレス化

パソコンで作成した会議資料をいちいち印刷せず、そのままクラウド上で関係者に共有します。ペーパーレス化を進めることは、資料の印刷にかかるコストだけでなく、保管や廃棄のコスト削減にも有効です。

ペーパーレス化の効果については、下記コラムでも詳しく解説しています。
今度こそ失敗しない。ペーパーレス化の課題と対策

【アイデア4】日常業務の自動化

会計システムを導入することで、これまで経理担当者が手作業で行っていた仕訳記帳や集計などの業務を自動化できます。その結果、作業時間の短縮と人的ミスの抑制により、コスト管理の最適化に役立つでしょう。

効果3：キャッシュフローの安定性向上

東京商工会議所が2024年に実施した「中小企業の経営課題に関するアンケート」では、約33%の中小企業が「資金繰りが苦しい」と回答しています。資金繰りの改善には、業務フローの見直しが欠かせません。また、ノウハウを持った外部のプロを活用することで、キャッシュフローの安定化が期待できます。

【アイデア5】売掛金管理をアウトソーシング

キャッシュフローを改善するためには、売掛金管理の確実性を高めることが重要です。ノウハウを持った専門業者にアウトソーシングすることで、適切な督促作業や与信管理が実現し、売掛金の回収率が向上するでしょう。

【アイデア6】経理処理の正確性向上

会計システムの導入によって、取引データの取得が自動化できます。経理担当者の手作業では避けられなかった転記漏れや計算ミスといったヒューマンエラーがなくなるため、経理データの正確性向上にも有効です。

効果4：属人化の解消

中小企業が陥りがちな属人化の課題は、適切なクラウドツールの導入や業務標準化によって対処可能です。属人化の解消は、担当者の負担軽減に加え、内部不正リスクの低減にもつながります。

【アイデア7】ICTツール導入による標準化

クラウド型会計システムなどのICTツールを導入することにより、経理データの入力や管理方法を統一し、作業の標準化を実現できます。

【アイデア8】内部不正リスク要素の消滅

クラウド型会計システムを導入することで、作業内容のモニタリングが可能となり、内部不正が実行できてしまう環境そのものを改善できるでしょう。

効果5：顧客満足度の向上

業務効率化によって、事業の生産性や正確性が向上します。その結果、商品やサービスの安定した提供と顧客への迅速な対応が可能となり、顧客満足度があがるでしょう。

【アイデア9】コア業務へのリソース注力

バックオフィス業務がスムーズに回ることでコア業務にリソースを集中でき、生産性の向上につながります。

【アイデア10】効果的なRPA活用

定型業務や繰り返し作業をRPAに置き換えると、業務効率化と大幅な工数の削減が実現します。これにより、人的リソースをより高度なサービス提供に配分できるため、顧客満足度の向上にも効果的です。

効果6：従業員満足度の向上

従業員がより創造的な業務に集中できるよう、労働環境の改善や、業務にかかる負荷を軽減するための取り組みを行います。業務改善は、従業員満足度の向上にも有効です。

【アイデア11】コア業務への専念でモチベーションアップ

業務の自動化や標準化を進めることで、従業員は煩雑な単純作業から解放され、ストレスが軽減するでしょう。ムダな業務を減らしてコア業務に専念できるようになるため、仕事に対するモチベーションも高まります。

【アイデア12】働き方の多様化に対応

テレワーク環境の整備は、ICT（情報通信技術）の導入によって実現可能です。ワークライフバランスの整った職場環境を用意することは、従業員満足度の向上にもつながります。

業務改善に利用したい5つの方法

業務改善を進めるためには、適切なツールや手段を活用することが重要です。業務プロセスを可視化し、改善点を見つけて業務を効率化するためには、次のような方法があります。

プロセスマッピング

業務プロセスの各ステップを可視化して、自社の改善すべき点を明らかにするためには、プロセスマッピングを活用するとよいでしょう。フローチャートやプロセスダイアグラムなどを用いて現状の業務フローを視覚化することで、課題を特定するのに役立ちます。

PDCAサイクル

PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）で構成されている業務改善手法です。計画を立てて実行し、その結果を確認・評価した上で、必要に応じて改善するという手順を繰り返します。

PDCAサイクルは、継続的な業務改善に有効です。

ICTツール導入

業務の効率化やコミュニケーションの円滑化のためには、ICT（情報通信技術）の導入が効果的です。ビデオ会議ツールやプロジェクト管理ツール、クラウドストレージなどを活用することによって、テレワーク環境が整備できます。データはクラウドサーバー上に保存されるため、社内外との情報共有もスムーズになるでしょう。