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2022.08.09

煩雑な給与計算業務はクラウドツール活用で解決！

給与計算は、従業員の給与の支給金額に直結するため、ミスができない業務です。しかし、給与の額面の計算だけでなく、税金や社会保険料の控除金額の計算も必要になりとても煩雑です。 そのような煩雑な給与計算業務は、クラウドツール活用により負担を減らせる可能性があります。このコラムではクラウドツールの導入のメリットと導入の際のポイントをご紹介します。

給与計算業務が煩雑な理由

給与計算業務が煩雑となる理由は、主に以下のとおりです。

1.給与額面の計算が煩雑
2.控除金額の計算が煩雑
3.業務が集中する
4.給与明細の封入作業が煩雑

1.給与額面の計算が煩雑

基本給だけでなく、時間外手当があったり会社独自の手当の計算があったりと、給与金額の計算は毎月一定ではないケースがほとんどです。また、特に時間給の方の計算は勤務時間の集計も煩雑です。 さらに、立替経費を給与で精算する場合は、経費のチェックや集計もしなければなりません。

2.控除金額の計算が煩雑

給与からは、所得税や社会保険料などの控除すべきものがあります。法改正により料率が毎年変わりますし、住民税の金額も毎年変わりますので計算が煩雑です。

3.業務が集中する

給与の締め日から支給日までに計算をしなければならないので、その間に業務が集中してしまいます。

4.給与明細の封入作業が煩雑

給与明細を印刷して封筒に入れる作業は、手作業でやらざるを得ないので、手間も時間もかかります。従業員の人数が多くなるとさらに負担が増えます。

クラウド型給与計算ソフト導入のメリット

中小企業では、従業員が増えてきて給与計算が煩雑に感じ始めると、まずはスタンドアロン型の給与計算用パッケージソフトを導入するケースが多いのではないでしょうか。

パッケージソフトは低価格で導入しやすく、業務の効率化が図れます。

例えば所得税や社会保険料の控除金額を事前に基本情報を設定しておけば自動でおこなってくれるので、時短が図れるだけでなく計算の仕方がわからない方でも正確にできます。そして給与計算ソフトにはスタンドアロン型ではなく、クラウド型のものもあります。

クラウド型給与計算ソフトは、さらに給与計算業務を効率化できるツールとして注目されています。ここでは、クラウド型給与計算ソフトの導入メリットを6点ご紹介します。

1.いつでもどこでもアクセスができるので、分業やテレワークが可能になる

2.他システムと連携ができ、手作業で入力する手間が省ける

3.法改正を自動で反映してくれる

4.年末調整手続を、ある程度従業員に依頼できる

5.給与明細を出力せず、データ上で見てもらえる

6.セキュリティがしっかりしている このようにクラウド型給与計算ソフトは給与計算にかかる時間を削減して業務効率を上げ、ほかの重要な仕事に注力してもらって生産性をあげられます。また手作業での入力を極力少なくすることで、正確な業務結果も得られます。

1.いつでもどこでもアクセスができるので、分業やテレワークが可能になる

クラウド型給与計算ソフトは、インターネットに接続されていてアクセス権限さえあれば、いつでもどこでもアクセスできるのが特徴です。このため、出社せずとも、テレワークなどの多様な働き方が可能になります。

さらに複数人が同時にアクセス可能なので、分業ができます。分業できれば業務の集中化を避けることができるでしょう。また分業することで、属人化も防げます。

2.他システムと連携ができ、手作業で入力する手間が省ける

クラウド型給与計算ソフトは、勤怠管理システムや経費精算システムなど、ほかのシステムと連携ができる場合が多くあります。システムとまではいかなくとも、データを自動で取り込むことが可能なケースが多いです。

連携できれば、勤怠時間や、給与で精算する立替経費の数字などが自動で取り込みができて、手入力する手間が省けます。給与の額面の計算が楽になるでしょう。手入力は時間がかかるだけでなく、間違いのもとです。業務の効率化と正確性を同時に実現できるでしょう。

3.法改正を自動で反映してくれる

給与計算に関わる法改正は多く、特に社会保険料は、料率が頻繁に改正されます。給与計算ソフトでは、料率を設定しておけば自動で計算してくれるため便利ですが、クラウド型だと改正された部分は自動で更新してくれるため、法改正を気にする必要がなくなり便利です。

4.年末調整手続を、ある程度従業員に依頼できる

年末調整業務は年に一回ですが、業務量も多く、かつ一時期に集中するため担当者の負担が大きくなるところです。 クラウド型給与計算ソフトでは、年末調整に関わる部分、例えば扶養の情報や保険料の金額などを従業員側でシステム上入力してもらい、それを自動で連携させることが可能な機能があるものが多くあります。 もちろん担当者が内容をチェックする必要はありますが、紙からシステムへ入力する手間がなくなりさらに入力間違いを防げます。

5.給与明細を出力せず、データ上で見てもらえる

クラウド型給与計算ソフトでは、給与明細を従業員がシステムにアクセスしてクラウド上で見ることが可能なものが多いです。この場合ダウンロードも可能なので、保存したい場合は従業員がご自身の判断でおこなってもらえます。 給与明細を印刷して封入する作業は手作業に頼るしかないですが、もしデータで見てもらえればこの作業がすべて必要なくなり負担が軽減できるでしょう。 給与明細を紙で保存しておく必要性を感じない従業員も多くいますので、お互いに効率的といえるでしょう。

6.セキュリティがしっかりしている

給与計算業務では、マイナンバーを始めとした個人情報を多く取り扱います。このため情報の管理には気を使うところです。 クラウド型給与計算ソフトでは、情報をクラウドで保存します。このため例えばマイナンバーを紙面で保管せずに済むので保管場所の確保・対策が必要なくなります。 このようにセキュリティ対策になるだけでなく、社内の手間も省けるでしょう。

導入の際のポイント

クラウド型給与計算ソフトを導入する際の主なポイントは、以下のとおりです。

1.セキュリティがしっかりしているか確認する

2.自社に合ったシステムを導入する

3.コストが見合っているか確認する

4.サポート体制を確認する

1.セキュリティがしっかりしているか確認する

クラウド型給与計算ソフトは、給与計算業務に関わる個人情報をクラウド上で保管します。このため紙で保管するよりもセキュリティがしっかりしているといえますが、それは「クラウド型給与計算ソフト」自体のセキュリティ対策がしっかりとしていることが前提です。情報が漏洩してしまうと大きな損害になりますので、よく確認しておきましょう。

2.自社に合ったシステムを導入する

いつでもどこでもアクセスできるという点は共通かと思われますが、ほかのシステムとの連携など他機能については給与計算ソフトによって違いがあります。 クラウド型給与計算ソフトは自社開発のソフトと異なり、カスタマイズできる範囲は少ないです。「自社が目的とすることが実現可能」なソフトなのか、事前によく確認しておきましょう。 また、自社で使いこなせるかどうかも大切なポイントです。システムを導入しても自社の給与体系に沿って設定をする作業は必ず必要です。誰でも設定変更が簡単にできるか、使いやすいシステムであるかを確認しておきましょう。

3.コストが見合っているか確認する

クラウド型給与計算ソフトの導入には、導入コストと毎月の利用料がかかることが一般的です。そして利用料は利用機能や従業員の数などで料金体系が異なるケースが多くあります。 事前に、どの程度のコストがかかるのか、それによりどの程度の効率化が図れるかを比較しておきましょう。 ただし、業務効率化は数値で明確化しにくいところです。目先のコスト面だけに気を取られないことも大切です。

4.サポート体制を確認する

給与計算業務は期日に追われることが多いので、何かあった時には早急なサポートをして欲しいところです。どのようなサポート体制になっているのか、確認しておきましょう。

まとめ

以上、煩雑な給与業務を効率化するためのツールとして、クラウド型給与計算ソフトをご紹介しました。 新しいシステムを導入するのは大変ですし、慣れるまで時間もかかります。しかし、ペーパーレス化やテレワークの推進などで、さまざまな場面でクラウドサービスが普及してきました。クラウド型給与計算ソフトは、業務を効率化し、生産性を向上させるなど、さまざまなメリットがありますので、長期的な視野を持ち、導入を検討してみるのもよいのではないでしょうか。

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