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2022.06.13

経理の業務改善はペーパーレス化から！クラウドサービスを導入し業務を早く！効率的に！

煩雑で非効率になりがちな経理業務

経理業務は、大企業でない限り日常業務のほかに給与計算や労務管理事務などの人事労務業務、備品管理などの総務業務も兼ねている場合もあり業務が複雑で多岐に渡っています。

特に中小企業においてはシステム化が進んでおらず紙ベースでの作業が多いため作業が非効率的であり人員も限られるため経理担当者に負担がかかりがちです。 それらの業務改善をするには、ペーパーレス化を進め業務の効率化を図る必要があります。

ペーパーレス化はなぜ必要？社内の重要書類などを紙のまま保存していると起こるリスク

近年は企業のデジタル化やITの進歩、テレワークやリモートワークの増加に伴いペーパーレス化が進んでいます。

ペーパーレス化とは、これまで紙媒体中心であった業務のデジタル化を行い管理や共有を効率的に行う取り組みです。 今も書類を紙で保存している企業も少なくないと思いますが、現状のままだと書類を紛失するリスクがあります。
また紛失場所が外部であると情報漏洩にもつながるため、情報管理の面からもペーパーレス化は必須と考えられます。 社内の重要書類などを紙のまま保存し業務改善を行わないまま放置していると、紛失や情報漏洩以外にも次のようなリスクが発生します。

非効率

書類を紙で保存する場合、毎回ファイリングをするという手間が生じ作業が効率的ではありません。 またデータ保存していれば検索機能を使うことですぐに書類を探し出せますが、紙で保存している場合は棚からファイルを取り出し紙をめくって探し出す必要があり書類を探すという時間が余計にかかってしまいます。

紛失・情報漏洩リスク

前述のとおり紙の書類を保存している場合には、誤って廃棄してしまったり、汚してしまったり、紛失してしまう可能性があります。外部で紛失したとなると、情報漏洩事件に発生し会社の社会的信用を損なう可能性すらあります。

コストがかかる

書類を紙で保存している場合は、たとえPDFなどのデータ文書であってもいったん印刷をする必要がありますので、その分プリンターの買い替え費用や印刷代がかかってきます。
また紙で保存するのにファイルや書類棚を準備する必要があり、紙で保存する書類が増えれば増えるほど保管場所などのスペースを確保しなくてはなりません。スペースが足りなければトランクルームを借りるなど、さらなるコストがかかることもあります。

ペーパーレス化によって実現できること6つ

近年、政府もペーパーレス化を推奨しています。ペーパーレス化を行うことによって実現できることは、次のとおりです。

業務効率化

大量の書類の中から必要な書類を探すのは大変な作業ですが、ペーパーレス化をすると文書の検索が容易になり必要な書類をすぐに探し出せるようになります。
またデータ化された情報はいつどこにいてもPCやスマートフォンで閲覧ができ、データを共有することで資料を印刷する手間も省けるので業務の効率化が実現できます。

セキュリティ強化

電子化することにより、書類の紛失による情報漏洩のリスクも軽減されます。ペーパーレス化された情報をオンラインストレージで保管すればオンラインストレージへのアクセスや編集には権限設定がされているためセキュリティが強化されます。
また電子化したデータをクラウド上にバックアップを保存しておけば、サーバーやパソコンが故障や火災等が発生したときでも安心です。

コスト削減

ペーパーレス化をすれば、紙代及び印刷代の大幅な費用削減が可能となります。また書類の保管にトランクルームなどを借りている場合の費用もかからなくなります。

オフィスの省スペース化

紙の使用量が激減するので、書類の保存場所も激減してオフィスの美化、省スペース化が実現できます。

電子帳簿保存法への対応

2022年に改正された電子帳簿保存法においては、会計帳簿や国税関係帳簿書類について、電子データ、マイクロフィルム、スキャナによる保存のいずれかの方法で保存することとされており、いずれもペーパーレス化により実現でき、電子帳簿保存法への対応もできます。

SDGs的観点

紙の使用量が減るという点では、森林伐採の回避につながり、企業のSDGs（持続可能な開発目標）の観点からも注目されています。 そもそもペーパーレス化とは、紙媒体をなくすということが目的ではなく、これまで紙を使用していたビジネス文書を電子化することにより業務の効率化を諮ることが目的です。 そのため書類によっては、ペーパーレス化をすることにそぐわない場合やペーパーレス化ができない場合もあるので、必ずしもすべての書類をペーパーレス化することにこだわる必要はありません。

ペーパーレス化に必要なシステム

ペーパーレス化に必要なシステムは目的によって多少異なります。まず導入すべきシステムは次のとおりです。

クラウド会計システム（マネーフォワードなど）

ペーパーレス化に必要なシステムとしては、マネーフォワードなどのクラウド会計システムが挙げられます。クラウド会計システムはバックオフィスのさまざまなデータを連携して業務を自動化するほか法令改正にも対応しており、経理や人事労務の手間のかかる業務を効率的に処理できるようになります。 パソコンやスマートフォンでいつでもどこでもアクセスでき、パソコンが故障・紛失した場合でもデータはクラウドに保存されているため、データ消失リスクもなく安心です。 なおクラウドはインターネット上のサーバーでデータを管理や保管をするシステムですので、インターネット環境を整えクてラウドサーバーの契約をする必要があります。

スキャナ

パソコンへ接続して使用する周辺機器の1つであり、文書や画像、写真などを電子データとして取り込めるスキャナは、ペーパーレス化には欠かせないツールです。 スキャナは簡単に操作できるので、自社で準備すれば書類をペーパーレス化できます。 なお電子データを外付けハードディスクに保存する場合は、保存する容量や購入費用のバランスを考慮し検討する必要があります。
ただ、すべての書類を会計システムに保存できるわけではなく、マンション管理等の委託契約書など法律上書面での作成が求められているものなどの、電子化が適当でないものなど電子化できない書類もあります。今後電子化の流れが進むとそれに合わせて法改正が行われる可能性もありますが、現段階ではこれらの書類は書面での保存となります。

まとめ

クラウド型会計システムを導入してペーパーレス化をすることにより、経理業務の大幅な業務改善が図れます。 インターネット環境があるところであればどこでも業務を行うことができ、自動連携機能により入力も自動化でき検索機能が使えるようになり効率化が図れます。また、クラウド型会計システムであれば、複数の従業員で利用したり税理士とも共有できたりするので大変便利です。 データの移行も簡単に行えますので、まだ導入していない企業は、クラウドサービスを導入して業務の効率化を諮るべきです。

この記事を担当した税理士

株式会社YMG コンサルティングラボ 小池　和気

保有資格日商簿記2級

専門分野税務・会計

経歴調理師としてホテルで働いていた経験あり。他業種での経験を活かし、お客様の相談に乗る。税理士を目指し勉強中。

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