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2022.05.16

【どうする？】経理担当者がコロナで経理業務が回らない?

コロナ禍で経理業務はどう変わった？

企業全体の活動として、コロナ禍で社員の出張や対外的な取引先との交渉もオンライン化しており、コロナ前のような経費精算の数自体も減っています。 一方、コロナ禍で政府による緊急事態宣言の発令とともにテレワークが推奨され、多くの企業が在宅で業務ができるよう進めています。経理業務についてもテレワークを進めるための動きが出てきています。
ここ数年において電子帳簿保存法改正など政府による法整備も進められ、企業においても電子化・ペーパーレス化を推進しており、コロナ禍における経理業務の変化としては次の3点が挙げられます。

コロナ禍における経理業務の変化１：会計システム導入による業務の合理化・省力化

大企業のみならず中小企業においても、電子化・ペーパーレス化の流れを受け、企業に会計システムが導入されてきています。会計システムを導入したことで銀行の入出金データを自動的に取り込めたり仕訳データが自動的に作成できたりするなど、それまで経理担当者が手作業で行っていた作業をしなくて済むようになり、経理業務が合理化・省力化された企業が増えています。

コロナ禍における経理業務の変化２：経理業務のクラウド化

経理業務においても、会計システムや経費精算システムのクラウドサービスを導入し、経理担当もテレワークで行う企業が徐々に増えてきています。 例えば、以下のような流れになります。

１：紙の領収書など経費の証憑となるものを、申請する側がスマホで撮影
２：申請者がクラウド上の経費精算システムにアップロードをして内容を入力
３：申請内容を承認する側の上司や受け取る側の経理担当者が、同システムからデータで確認

上記を紙でなくすべてクラウドシステムを介してデータで行うことで、テレワーク先からでも作業ができるようになってきています。

コロナ禍における経理業務の変化３：経理業務のアウトソーシング化

コロナの感染者数は減少傾向にありますが、社内で感染者が出る可能性がなくなったわけではありません。しかし、仮に経理担当者がコロナに罹患してしまっても、BCP（事業継続計画）の観点において経理業務を止めるわけにはいきません。 特に中小企業においては、コロナり患で業務が行えない経理担当者の代わりになるような人材が複数いるわけではありません。また、属人的にならないよう経理業務をアウトソーシングする企業も徐々に増えてきています。 一方、依然として、業務のデジタル化・ペーパーレス化が進んでいない中小企業も少なくないようです。 そういった電子化・ペーパーレス化が進んでいない企業においては、特に経理業務は紙書類での対応が多く、テレワークも一向に進んでいないようです。

そもそも忙しい中小企業の経理業務

中小企業の経理担当者は大企業と比べて人数も少なく、純粋な経理業務以外の業務も担うなど業務が多岐にわたるため多忙であることも珍しくありません。 特に中小企業においては業務が電子化されていないことで通常業務も手作業が多くなり、決算期はさらにやらなくてはならない業務が増えるので連日の残業となることもあります。経理が忙しい理由ですが、代表的なものとして下記3つが挙げられるでしょう。

理由１：人が少なく業務が多岐にわたる

中小企業では大企業と比べて特にバックオフィスに人数をあまり割けないため、経理担当者の人数は少なくなります。 そのため一人の経理担当者が担う業務量は多くなり、経理担当者がひとりだけという企業もあります。また純粋な経理業務のみならず、給与計算などの労務業務や備品管理などの総務業務を兼務することもあり業務が多岐にわたっています。

理由２：属人的になり休みがとりにくい

中小企業は経理担当者の人数も多くなく、日常業務に追われてノウハウの継承にも時間が割けず業務が属人化しがちです。そのため経理担当者が休むと他に代わる人もおらず、業務が滞ってしまうため休みもとりにくくなります。

理由３：システムが構築されておらず手作業が多い

経理業務においては、他の業務に比べても特に業務の電子化が課題となっています。システム化されていないことにより、仕訳やチェック作業、集計作業などを手作業で行わなくてはならず非効率です。
テレワークができない理由としても、取引先や他部署との対応は主に紙書類である、振込や入金確認の業務は出社しないと行えない、紙の請求書の作成及び発送が多いといったことは、経理業務の電子化が行われていないことが原因と考えられます。

経理業務のデジタル化によって業務効率化を実現

経理業務を全くデジタル化していなかった企業においては、会計ソフトを導入すると仕訳が自動的に行われたり帳票や集計表などが自動的に出力できたりするなど、チェック作業やミスもなくなり業務はかなり効率化します。 さらにクラウドシステムの導入をすることにより、自宅等からでも経理業務をできるようになりテレワークも可能になります。 経理業務をデジタル化するメリットには主に下記3つが挙げられます。

メリット１：業務効率化を図ることができる

経理業務をデジタル化することにより数字や取引を入力するだけで自動的に仕訳や計算がされ、帳簿の出力や帳票の作成ができ業務が効率化されます。 つまり経理システムをクラウド化すれば、会社に出勤しなくてもいつでもどこでもパソコンとインターネットの環境さえあれば経理処理ができるようになります。

メリット２：ミスを減少できる

自動的に仕訳、計算、集計が行われるので、仕訳ミスや転記ミスなどがなくなります。また経理部門は業務上データ処理に関して他部門との連携が多いですが、それぞれの部門で使用するシステムを連携させることで手作業による人的ミスが軽減されます。

メリット３：税制改正にも対応できる

デジタル化することにより、自動的に最新の法改正にも合わせたシステムがアップデートされるようになります。そのため経理担当者が必ずしも法改正に対応しきれていなくても法改正対応がシステム上で行われることから、企業のガバナンスも強化されます。

まとめ

コロナ禍でテレワークが進むにつれて、社会全般においてはデジタル化・ペーパーレス化が加速され経理業務においてもデジタル化を進める企業が増えてきています。 政府の方針においても電子帳簿保存法改正など帳簿等の電子化を進める方策がとられており、必然的に会計ソフトを導入したりクラウドシステムを導入したりする企業も増加傾向にあります。

一方、特に中小企業においては、手が回らないなどの理由で依然としてまだ上記のような経理のデジタル化に取り組めていない企業も少なくないようです。 しかしいずれにしても、電子帳簿保存法改正における電子化対応の猶予期間を考慮すると、2023年中には帳簿等の電子化に対応する必要があります。 デジタル化に着手できていない企業は忙しいからこそすぐにでもデジタル化・クラウド化に取り組み、経理業務の負担を軽減することをお勧めします。

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