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2022.05.16

【忙しい経営者必見】勤怠管理を見直すべき会社とは

勤怠管理とは

全ての事業所において、その所属する従業員の勤怠管理を行うことが義務となっています。 そもそも勤怠管理とは、企業が従業員の出勤や退勤、休暇などの就業状況を把握して、適切に管理することをいいます。
政府における「働き方改革」の流れを受け、労働安全衛生法が改正されました。2019年4月からは従業員の働き過ぎを防止するために、企業は従業員の労働時間を客観的な方法で把握し年次有給休暇の管理など勤怠管理をより正確に行わなくてはならなくなりました。
つまり従業員の労働時間の客観的な把握が経営者の義務となったわけです。しかし中小企業では大企業と比してシステムも整っておらず社員数も限られているなどの理由から、残業時間が増えて長時間労働となることも多く労働環境としては良くない状況となる危険性があります。 経営者としては従業員の健康管理や企業イメージの維持の観点から、適切に勤怠管理ができる環境を構築する必要があります。

勤怠管理ができていない会社の特徴

勤怠管理ができていない会社では、次のような特徴があります。

特徴１：経営者が総務経理をやらざるをえず勤怠管理が後回しになりがち

中小企業では、経理・総務業務専任の従業員を雇う余裕はありません。そのため、経営者がやむなくそれらの業務を片手間で行っていることも少なくありません。当然ですが経営者は他にも優先すべき事項がたくさんあり、総務経理業務を主体的に担えません。結果的に従業員の勤怠管理は後回しとなっている企業も多いようです。

特徴２：総務経理専任の従業員が置けないため管理がずさん

中小企業では社員数が限られることから、総務と経理を一人で兼任していたりそもそも社長や営業事務の社員がメイン業務の合間を縫って総務や経理業務を行っていたりするなど、様々な業務を兼任しながら総務経理処理が行われている場合もあります。 そういった会社においては当然勤怠管理も片手間で行っていることから、管理がずさんになりがちです。

特徴３：システム化ができていないためミスも多い

中小企業においては、勤怠管理がシステム化されていない会社もまだまだ多いようです。タイムカードで打刻することとなっているものの、従業員が打刻忘れをするなどした場合や修正されないままとなってしまったり、タイムカードから手作業で毎月の集計をする際に入力ミスが生じてしまったりするなど、正確な勤怠管理ができているとはいえない状況となっています。

勤怠管理ができていないことで起きるデメリット

上記のように、特に中小企業の中には、人手不足などの理由から勤怠管理が適正にできていない会社があります。勤怠管理ができていないと次のようなデメリットをもたらす可能性があります。

デメリット１：法律違反となる

労働基準法により適正な勤怠管理ができていないことから生じる従業員の長時間労働、従業員の休憩時間の不充分な付与、残業代の未払いといったことが挙げられます。こうした状況と認められると企業の経営者に対して、懲役または30万円以下の罰金という罰則が科されることがあります。

デメリット２：企業イメージが悪くなる

年次有給休暇の年5日取得義務化や残業時間の上限規制など、働き方改革による法改正で義務化されたものについても適正な勤怠管理を行っていないと対応できません。 勤怠管理が適正に行われていないとサービス残業や長時間労働が増え、企業イメージが下がりブラック企業の汚名が付いてしまう危険性があります。 それにより有為な人材を確保しにくくなってしまい、それがさらなる人手不足につながり長時間労働が増えていくという負のスパイラルに陥りかねません。

デメリット３：従業員とトラブルとなる可能性がある

長時間労働やサービス残業を指摘されるなど、従業員と労働時間に関しての訴訟提起がなされる恐れもあります。大切な従業員とトラブルになれば、会社にとって貴重な人財を失ってしまうことになります。

勤怠管理を見直すには会計ソフトの導入がオススメ

従業員の健康を守るためにも、適切な勤怠管理を行い従業員の正確な労働時間を把握して正確な給与計算を行う必要があります。
そのためには、中小企業においては勤怠管理システムを含めた会計ソフトの導入をするのが近道となるでしょう。
会計ソフト導入のメリット

会計ソフトを導入すると勤怠管理においては、次のようなメリットがあります。費用対効果の面や、企業のコンプライアンスの観点からも導入するのが得策といえます。

メリット１：労働時間を正確に把握できるようになる

勤怠管理をタイムカード等で行っている場合、本人でなくても打刻できてしまうなど不正が生じる可能性もあります。しかし会計ソフト導入後は自分のPCでスマートフォンやICカードで打刻するので不正が起きにくくなります。また紙のタイムカード等で打刻している会社では、勤怠データを給与計算の際に手入力するため入力ミスがおきることも少なくありません。それが会計ソフトを導入することによりデータが自動集計されるので、正確な勤怠管理ができるようになります。勤怠管理が適正に行われることで適切な労務管理ができるようになり、労働時間に関するトラブルを軽減でき企業イメージもよくなります。

メリット２：業務効率化

勤怠時間や残業時間の集計、有給休暇の管理など手作業で行っていたものが自動的に集計されるので作業が効率化します。手作業で行っていたミスも減り、ミス防止のためのチェック作業も不要となります。

メリット３：法改正にも対応

システムが自動的にアップデートされることにより、さまざまな法改正にタイムリーに対応できるようになります。

まとめ

適正な勤怠管理が行えていない会社は、とても大きなリスクを抱えた状態が続いてしまいます。リスクを軽減するためにも、費用対効果の面からも会計ソフトを導入することをお勧めします。

適正な勤怠管理が行えるようになると従業員の会社への帰属意識も高まり、働くモチベーションもあがってくることも期待でき、クリーンなイメージで社会からも正当な評価を受け有為な人材も確保しやすくなります。 会計ソフトを導入することで業務の効率アップが図れるとともに、法改正にもタイムリーに対応できるようになるなど会社にとってのメリットは大きいでしょう。

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