経理業務だけじゃない。クラウドサービスで社内まるごと業務効率化！ - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2024.12.27: 経理業務だけじゃない。クラウドサービスで社内まるごと業務効率化！

紙文化のデメリット

ペーパーレス化とは、これまで紙媒体で扱っていた情報をデジタル化して、管理や共有を効率的に行う取り組みです。電子帳簿保存法の改正により、取引先との領収書や請求書などはデジタル化への切り替えが行われました。しかし、社内回覧文書や会議資料など、会社にはまだまだ根深い紙文化が残っています。

紙媒体は、全体を把握しやすくメモを取りやすいという利点もあります。しかし、以下のようなデメリットがあり、企業経営リスクとなる点は見逃せません。

デメリット1：非効率

情報を紙で扱う場合、内容ごとにファイリングするという手間が生じます。また、定期的に整理して、保管期限を過ぎたものは適切に処分しなければなりません。ファイルの保管は場所を取るため、年度ごとに移動させるという企業もあるでしょう。昨年度の資料を参照したいときなどは、情報の検索に多くの時間を取られます。見終えた情報は、また片付けなくてはならないなど、いちいち手間がかかり非効率です。

デメリット2：管理コスト

紙で保存する場合、まずは印刷にコストがかかります。プリンターの維持コスト、印刷用紙やインク代、保管のためのファイルやキャビネットにかかる費用も必要です。さらに、書類が増えれば増えるほど保管場所も拡大します。見落としがちですが、スペースの確保にもコストがかかります。社内スペースが足りなくなれば、トランクルームを借りるなどして外部にスペースを作らなければならず、さらなるコストがかかることになるでしょう。

デメリット3：紛失・汚損リスク

紙は簡単に扱える一方で、もろく壊れやすいため、破損や汚損のおそれがあります。誤って廃棄してしまった場合など、元に戻すことができません。また隙間に入りこんでしまったり、取りこぼしてしまったりしやすく、紛失リスクも高いでしょう。

デメリット4：セキュリティリスク

保管庫や事務所を施錠する以外のセキュリティー対策がなく、原本に痕跡を残さずにコピーを作成することもできるため、盗難や隠匿、改ざんなどの悪意に対してぜい弱です。また、一目で情報が明らかになるため、外部で紛失した場合は情報の漏えいに直結する危険性も高いでしょう。

デメリット5：現物管理

紙書類の現物をやりとりするため、その都度取引先を訪問したり、確認のために帰社したりしなくてはなりません。郵便や宅配便サービスなどで送付する場合には、ある程度の時間とコストがかかります。また、情報の修正や更新を行うたびに原本が読みにくくなったり、原本が増えたりするのも悩みの種です。

ペーパーレス化で実現する6つの恩恵

近年、働き方改革の推進や環境への配慮などの観点から、政府もペーパーレス化を推奨しています。紙文化を脱し、ペーパーレス化を推進することで期待できる効果は、次の通りです。

1：業務効率化

ファイリングされた大量の紙書類の中から必要な情報を探し出すためには、大変な労力がかかります。しかし、ペーパーレス化によってデジタル管理されたデータならば、簡単に検索できます。このとき、クラウドツールで管理することで、いつどこにいてもPCやスマートフォンで閲覧ができます。複数人での情報共有も容易なため、資料を印刷する必要もなくなり、業務効率化が実現するでしょう。

2：コスト削減

ペーパーレス化の達成で、まず用紙代と印刷代の大幅な削減が可能です。同時に、書類を保管するためのファイル、キャビネ、シュレッダーなどにかかる費用もなくなります。また、紙書類の管理や検索にかかっていた時間を他の業務に充てられるため、人件費をより効果的に使うことにもつながります。

3：スペース削減

紙文書のファイルを保管する場所、用紙を保管する場所を大きく削ることができます。大きな複合機がある場合は、台数を減らしたり小さなものに切り替えたりできるでしょう。空いたスペースを他の用途に有効利用しても良いですし、オフィスを縮小して賃料を下げることも可能です。

4：セキュリティ強化

情報をデジタルデータで扱うことで、セキュリティー強化につながります。クラウドツールは、アクセス権限や編集権限を設定でき、ログインや作業の履歴も残せるため、情報漏えいや改ざんなどの内外不正リスクを低減できます。また、情報をオンラインストレージで保管することで、社員それぞれのPCやスマホが故障した場合でもデータは守られます。

5：SDGsの達成

近年、中小企業においてもSDGs（持続可能な開発目標）が重要な指針となっています。ペーパーレス化は、環境保護や持続可能な資源利用に直結する取り組みとしても注目されています。

ペーパーレス化を進める2つのステップ

ペーパーレス化を進めるうえで業務に支障が出てしまっては本末転倒です。効率よくペーパーレス化を進めるために必要な2つのステップを紹介します。

ステップ1：ペーパーレス化のターゲットを洗い出す

自社の業務フローで、紙を必要とする工程を洗い出します。なかには、紙でなくては意味がない業務、紙である意味がある業務もあるでしょう。しかし、紙である必然性のない業務、紙で行うことで無駄が生じる業務もたくさんあるはずです。「これまで紙だったから」という先入観を取り払い、まずは、それらを書き出しましょう。

例えば、以下のようなものもペーパーレス化の対象となります。

タイムカード

従業員の勤怠管理をタイムカードで行っているところは多いでしょう。このタイムカードもデジタル化が可能です。社員証や専用カードでリーダーにタッチする方法、スマホやPCでログインする方法などさまざまな方法があり、自社の通勤スタイルや業務スタイルに合わせて選ぶことができます。

給与明細

タイムカードのデジタル化と合わせて勤怠管理システムを導入すると、より効果的です。これにより、勤怠情報の管理から給与額の計算、振込手配や給与明細書の作成までを自動化できます。給与明細をデジタルデータのまま社員に配布すれば封入作業の手間がなくなるうえに、さらにペーパーレス化に貢献することができるでしょう。

会議資料

クラウドツールは、情報共有を容易にします。このことから、会議資料を作成してそのままPDFファイルで配信や情報共有を行えば、会議資料の準備は完了です。レジュメ作業のために、前日残業したり当日早朝出勤したりする必要はありません。

社内回覧・配付資料

これも会議資料と同様に、インターネットやイントラネットを使って配信することでデジタル化が可能です。近年では、各生命・損害保険会社が発行する保険料控除もデジタル対応しており、医療費情報もマイナンバーとの連携で取得できる時代です。年末調整の書類そのものをデジタル化するよい機会だといえるでしょう。

契約書

取引先との契約書、従業員との雇用契約書など、さまざまな契約書に紙が使われています。このような契約書類もデジタル化できる資料のひとつです。電子承認・サインシステムを使えば、押印も不要になります。重要な資料だからこそ、セキュリティー面での安全が強化されたデジタル保存が最適です。

経費精算申請書

レシートをスマホで撮影するだけで情報を自動取得する機能が搭載された清算システムを導入することで、立替経費における清算申請が簡単になります。経費を立て替えた従業員の手間も経理担当者の負担も軽くなり、遅延や不備などの請求トラブルもなくなるでしょう。

請求書・納品書・領収書・支払伝票・入金伝票など

資料のデジタル化は済んでいても、会計処理は手作業だという企業は少なくありません。クラウド型の会計システムを導入、あるいは連携することで、取引管理から仕訳記帳、決算資料の作成などを自動化できます。単純にデジタルデータでの保管からデジタル管理を行うことで、業務効率化が一気に進むでしょう。

ステップ2：会計システムの導入

ペーパーレス化の効果的な実施には、クラウドツールが役立ちます。なかでも、クラウド会計システムはバックオフィスのさまざまなデータを連携して業務を自動化するほか、法令改正にも対応しており、経理や人事労務の手間のかかる業務を効率的に処理できるようになります。

中小企業に多い1人経理がバックオフィス業務を担当しているケースでも、クラウド会計システムの導入により大きく負担を軽減することが可能です。これまで手が回らなかった業務にリソースを割くこともできるようになるでしょう。また、多くの工程を自動化できるためヒューマンエラーがなくなり正確性が向上する点もメリットの1つです。

クラウド会計システムを選ぶ際には、自社の現状に合わせて検討することが大切です。

会計システム未導入の企業

自社に必要な機能を洗い出して優先順位をつけ、上位のものを満たすシステムを導入すると良いでしょう。機能が多すぎるものは操作が複雑になり、かえって使いにくいケースもあります。そのため「直感的に作業できる」「情報共有や共同作業がしやすい」「社外に一時的なアクセス権を発行できる」など、優先したい機能があるものから選ぶことがポイントです。

導入済みの企業

まず、すでに導入されたシステムに、どのような機能があるのかを確認することが先決です。搭載されていない機能がほしい場合は、追加方法を探しましょう。何かを買い足すのではなく、契約プランの変更で追加機能が使えるようになるものもあります。同ブランドのシリーズは、相互連携しやすいため便利です。

インストール型システム導入の企業

インストール型システムとは、社内の特定のPCにインストールして利用するシステムのことです。クラウド型のようにインターネットを介さなくても使える反面、インストール済みのPC以外では利用できず、情報共有などには向いていません。また、法改正などがあるたびに、自社で対応する必要もあります。これを機に、クラウド型に変更するのもひとつの手です。その場合は、引継ぎ連携できるタイプのシステムを探すと良いでしょう。