デメリットだけではない。1人経理のメリットを生かす方法 - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

神奈川　横浜・町田経理アウトソーシングオフィス > コラム > デメリットだけではない。1人経理のメリットを生かす方法

コラム

2024.11.28: デメリットだけではない。1人経理のメリットを生かす方法

1人経理のメリットとデメリット

「1人経理」とは、経理業務を担当する社員が社内に1人であることをいいます。リソースに限りのある中小企業では、経理業務だけでなく、勤怠管理や総務などのバックオフィス業務全体を1人、または限りなく少人数で担当しているケースが多く見られます。

1人経理のメリット

1人経理はデメリットやリスクが指摘されがちですが、実際にはメリットも多くあります。単にメリット・デメリットを見るだけでなく、自社にとって譲れないポイントを明確にすることが重要です。

人件費が削減できる

1人経理の最もわかりやすいメリットは、人件費の削減です。バックオフィス業務全般を1人でまかなうことで、2人に増員する場合と比較して年間で数百万円単位のコストを節約でき、経営資源を効率よく配分できます。

1人に聞けば解決する

バックオフィス業務を複数人で分担していると、細かい業務ごとに担当が異なる場合があります。そのため、他部署から見ると誰に確認すればよいのかわからず、資料の請求や問い合わせが円滑に進まないケースも想定されます。一方、1人経理の場合は、その1人に聞けば解決するため、業務把握が効率よく進みます。

担当者が成長する

担当者にとっては、全て自分1人で行うしかない環境です。否応なしに成長するでしょう。また、経理だけでなく、総務や勤怠管理といった業務も経験するため、多角的なスキルが身につきます。さらに、自分の裁量で業務を進めることができるので、状況に応じた効率的な業務進行が可能です。

1人経理のデメリット

1人経理の企業では、経理担当者以外は経理業務を理解していないという状況になっていることが多いでしょう。そうなると、下記のようなデメリットが生じます。

業務の属人化

経理担当者が1人しかいない場合、その1人に聞けば全てがわかる反面、担当者がいなければ何もわからないという「業務の属人化」が起こります。担当者以外は業務内容や手順を把握していないため、他部門で必要な数字の確認なども全て担当者を通さなければ進まず、担当者の不在時には経理業務と関連するさまざまな業務が停滞します。

ミスのリスク

経理業務を理解している人が1人しかない状況ではダブルチェックを行うことが難しく、ミスを見落とすリスクが高まります。特に、仕訳ミスや消し込み漏れなどは、経理知識や簿記知識がないと発見が困難です。こうしたダブルチェック体制の不備は、取引先との金銭トラブルや税務調査につながる可能性があります。

不正リスクが高い

1人経理は、内部不正の3大要素「機会・動機・正当化」を満たしやすい環境です。まず、監視体制の不整備により「重大なミスや不正があっても、大きな問題になるまで誰も気づかないだろう」という環境（＝機会）が整っています。また、「機会を用意したのは会社だから」と責任転嫁して自己を正当化する材料もそろっています。あとは、不満やストレスが蓄積され、何らかの動機が生まれれば不正の実行は容易です。

担当者の負担が大きい

1人経理は、企業の資金や社員の給与などを管理する重要な業務を担っています。そのため、お金や機密情報を扱う責任の重圧や緊張感が大きい仕事だといえるでしょう。また、繁忙期には業務負荷が過大になりますが、自身が休むと業務が滞るため休暇が取りにくいという問題も生じます。さらに、社内に業務を理解してくれる理解者や相談相手がいないため、ストレスもたまりやすいでしょう。

離職リスクが高い

1人経理担当者は、過重労働やストレスが原因で心身の不調に陥り、休業や退職のリスクが高い傾向にあります。また、経理人材は希少で転職市場でも有利な立場にあるため、外部への流出が起こりやすく、離職リスクがさらに高まります。

1人経理のメリットを生かし、デメリットを解消する方法

1人経理には、人件費を抑え経理業務全体を把握しやすいといったメリットがあります。しかし、業務の属人化、ミスや不正が見落とされやすいといったデメリットは大きく、見逃せるものではありません。

業務フローの見直し

まずは、1人経理が担当する業務内容を洗い出します。このとき、企業全体の業務フローも確認することが重要です。経理業務やバックオフィス業務は他部門とも密接に関わっているため、企業全体の業務効率化が期待できます。

業務にムダはないか

1人経理の期間が長く続いているほど、他部門との情報共有が途絶えている可能性があり、実態に合わない業務が残っていることもあります。他部門の現場と一緒に、実務レベルで意見をすり合わせて進めましょう。

処理方法は適正か

度重なる法改正や制度改正により、業務の重複や法解釈の誤解、改正内容の勘違いなどが起きている場合があります。適正な処理を行うためには、法人税務の専門家に相談すると安心です。

クラウド型会計システムの導入

業務フローを再構築する際に検討したいのが、クラウド型会計システムの導入です。クラウド型会計システムは、ダブルチェック体制の不整備によるミスや不正リスクの解消に効果的です。その理由として、下記が挙げられます。

ヒューマンエラーの消滅

金融機関との連携による取引データの自動取得や、AI-OCR（Optical Character Recognition）によるレシート自動読み取りなどによって、作業の大半が自動化されます。また、法改正があっても、現行法に基づく計算式で自動集計されるため、計算ミスや集計漏れ、勘違いなどのヒューマンエラーがなくなります。

不正リスクの低減

クラウド型システムはID管理機能により、誰がいつアクセスしてどのような操作を行ったのかを正確に記録します。改ざんなどの不正操作が発覚しやすいことから不正の3大要素が満たされなくなり、内部不正リスクの低減につながります。

スピーディな情報共有

クラウド型システムは、クラウドサーバーにシステムとデータが保管されています。そのため、インターネット環境があれば、アクセス権を持つ人はいつでもどこからでも経理データを閲覧できます。リアルタイムでの情報共有が可能になり、経営判断もスムーズに行え、営業機会を逃しません。

業務負荷の軽減

煩雑な日常業務から決算処理や申告業務まで、さらに勤怠管理なども自動化が可能です。また、他部門や経営者は、経理担当者を介さずに必要な資料を閲覧できるようになります。1人経理の担当工数が大幅に減るため、業務負担が軽くなります。

業務のアウトソーシング

クラウド型システムの導入で1人経理の担当工数を削減しても、まだ業務負担が重い場合は、手に負えない業務を外部に委託するという手段もあります。経理業務のアウトソーシングには、以下のような効果が期待できます。

業務処理の精度が高い

経理業務のアウトソーシングを請け負う業者には、税理士や会計士など経理の専門家が所属しているため、税法改正にも適切に対応してくれます。また、最新システムや複数の目によるチェック体制が整っているため、業務の正確性が高まります。

一貫して任せることができる

経理業務のうち、日常業務は社内で対応して月次・年次決算や取引業務だけを委託する、あるいは部門単位で一任するなど、自社の状況に応じた柔軟な委託が可能です。また、税務調査対応や節税対策相談などを依頼することもでき、企業経営を丸ごと任せることもできます。

まとめ

1人経理には、人件費の削減や業務把握の効率化などのメリットがある一方、業務の属人化やミス、不正リスクといったデメリットも大きく、放置しておけません。

そこで本記事では、メリットを生かしながら、デメリットを補う解決策として、クラウド型会計システムの導入やアウトソーシングの活用が効果的であることを紹介しました。

これらはコストが高いイメージがあるかもしれませんが、実は人件費に比べると格段に安上がりです。また、業務フローの見直しや会計システムの導入によって業務効率化が実現すれば、トータルコストダウンにつながることが多いでしょう。

とはいえ、経理のような専門性の高い業務領域で、かつ1人経理の状態では、自社のリソースだけで見直しに取り組むのは、難しく感じるのではないでしょうか。

弊社には、税理士など経理の専門家が在籍しており、貴社の環境に応じたご提案・サポートなどが可能です。

もちろんご相談内容は守秘義務により厳重に守られますので、ご安心ください。完全無料相談、オンライン面談も受け付けております。まずはお気軽にご連絡ください！

＞＞お問い合わせはこちら

この記事を担当した税理士

株式会社YMG コンサルティングラボ部長代理興梠　貴裕

保有資格弥生インストラクター資格 / 日商簿記３級

専門分野IT

経歴業務系システム業界に身を置いて12年目。様々な業種のお客様のシステム導入に関する多くの相談実績が有り導入実績も多数。常にお客様目線で対応し、お客様の課題解決に全力で取り組む姿勢に定評有。

専門家紹介はこちら