【中小企業におすすめ】低予算で実現する効果的なDX化 - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2024.07.23: 【中小企業におすすめ】低予算で実現する効果的なDX化

中小企業こそDXをおすすめする4つの理由

「DX：デジタルトランスフォーメンション（Digital Transformation）」とは、「デジタル技術を応用して、企業変革を目指すこと」を意味する言葉です。つまり、単純なデジタル化で完了するものではなく、事業の発展を実現させるための取組を指しています。

このDX化によって得られるメリットは、大企業よりも中小企業の方が恩恵を受けやすいといわれています。おすすめすべき具体的な理由を検証しましょう。

おすすめ理由1：生産性向上

DX化が進むと、いくつかの業務が自動化します。自動化は、業務効率化やヒューマンエラー防止に効果があり、品質の安定を生み出します。また、より創造的な業務へとリソースを再配分することもでき、生産性向上に寄与します。

おすすめ理由2：市場ニーズに適応

デジタル化の推進は、企業活動だけでなく、消費者の生活にも広がっています。自社の商品やサービスがデジタル技術と直接結びつくものではない場合でも、マーケティングや販売方法などはデジタル化の影響を感じているのではないでしょうか。市場ニーズに速やかに対応するために、DX化の推進は必要不可欠です。

おすすめ理由3：社員満足度の向上

DX化によって煩雑な作業の自動化や業務フローの最適化などが進むと、従業員の労働時間にも余裕が生まれます。ライフワークバランスを保ちやすい職場環境は、従業員のエンゲージメントを向上させ、一方で離職率を低下させます。

また、デジタル技術を活用したオンライン会議やテレワーク導入などで、働く場所や時間の選択肢も増えるでしょう。従来働きにくいとされていた人も広く雇用できるため、採用への好影響も期待できます。

おすすめ理由4：事業継続計画対策

事業継続計画（BCP：Business Continuity Plan）とは、災害時などに重要な業務の中断を防ぎ、万一中断した場合には迅速な復旧を求めて立案するものです。近年では新型コロナウィルス感染症対策による緊急事態宣言などがありました。また、日本は地震や台風、土砂災害などの発生リスクが高いため、特に重要です。

DX化に伴う業務フローの改善、デジタルデータのクラウド保存やテレワーク導入などは、BCP対策にも効果があります。

なぜ、中小企業のDX化は進まないのか

このように、いくつものメリットがあるDX化ですが、中小企業における推進率は芳しくありません。2023年に独立行政法人中小企業基盤整備機構が実施した「中小企業のDX促進に関するアンケート」によると、DXの取組状況について「すでに取組んでいる」と回答した企業はわずか14.6％でした。「取組みを検討している16.6%」と合わせても31.2％という低い数値です。

中小企業のDXが進まない理由は、主に次の3つが挙げられます。

停滞理由1：予算不足

まずは、中小企業では大きな予算の確保が難しく、DX化導入の目処が立たないというケースです。DX化は、業務改善とコスト削減をもたらすため、長期的にはかかるコストよりも得られる利益の方が大きくなります。しかし、一時的なコスト増に抵抗があるという企業も多いでしょう。

停滞理由2：人材不足

次に、労働人口の減少が著しい日本では、人材確保の難しさもDX化を妨げる問題の1つです。特に、IT人材・ICT人材・DX人材については、大企業による奪い合いが激化しています。また、既存社員をDX社員として育成するためには、高度な教育環境が必要です。中小企業にとっては、新規採用も育成も至難の業だというわけです。

停滞理由3：必要性がわからない

最後に、「DX化がどのように効果的かわからない」といった意見も決して少なくはありません。前述のアンケート調査では、「DXを理解している」と答えた企業は全体の12.4％、「ある程度理解している36.7％」を合わせても、ほぼ半数であることがわかりました。まずは、DX化について、経営者自身が正しい知識を得ることが重要です。

DX化には、どのくらい費用がかかるのか

DX化の具体的な費用については、その内容や企業規模、方針などによって異なります。億単位の資金をかけて一気にDX化を進める企業もあれば、数十万円単位の改革から始める企業もあり、一概にはいえません。

ここでは、どのようなところに費用がかかるのかを確認しておきましょう。

システム導入費用の内訳

DX化を推進するにあたって、管理システムの導入は必要不可欠です。何をどのように管理する必要があるのかは企業規模や業種によりますが、コストの内訳はおおむね次の通りです。

初期コスト

初期コストとは、下記の導入費用全般を指しています。

・システム代金（システムやツールの購入費用）
・システム導入支援（業者による導入サポート）
・業務フロー再構築（見直し、最適化、専門家への相談など）
・社内体制整備（チーム発足、社内研修、その他勉強費用など）

多くの費用が一括あるいは一時的なもので、導入期間を終えればなくなります。中には工程を省略して節約できる費用もあります。しかし、業務フローの見直しや導入準備を怠ると、自社に合わないDXとなり効果を得られない可能性もあるため、慎重に検討しましょう。

運用コスト

運用コストは、システムを維持するために定期的に発生する費用です。

・クラウド型サブスクリプション（システム利用料・保守運用費など）
・点検費用、アップデート費用、サポート費用、イレギュラー対応費用など

システム利用料はシステム単位で一律の場合と、企業規模やDX化する業務内容、工数・対象者数・登録項目数などに応じて料金が変動する場合があります。また、保守運用費については、毎月の利用料に組み込まれているケースと、別途、必要に応じて発生するケースがあります。様々なパターンをシミュレーションして、比較検討することをおすすめします。

人材コスト

DX化を導入する際は、専門業者のサポートを受けるケースが多いでしょう。しかし、今後の事業展開や市場把握を有利に進めるためには、DX人材の育成も欠かせません。外部研修やシステム運用業者の育成サポートを利用する育成コスト、人材そのものを新規採用する場合は採用コストが必要です。

低予算でDXを進めるコツ

ムダなコストをかけずに、最低限の予算でDX化を実施するためのコツや工夫を紹介します。

経営陣が十分に理解する

曖昧な理解で取り組むDXは、かえってリスクを負いかねません。自社の業務フローにおける問題点や理想の姿を明確にし、問題の解決や改善に必要なDX手法と効果について経営者自身が十分に理解することが大切です。そのためには、経済産業省の作成したDX評価指標（https://www.meti.go.jp/shingikai/mono_info_service/dgs5/pdf/004_s04_00.pdf）を参考にするとよいでしょう。

徐々に取り組む

DX化を一気に進めるためには、資金とリソース、エネルギーがかかります。専門チームを立ち上げる余力のある大企業はともかく、中小企業ではDXを徐々に進めていくのも賢明な選択です。デジタル化と相性のよいバックオフィス業務からDXを取り入れ、効果を確認しながら先へと進みます。徐々に効果が追いつき、予算やリソースの確保がしやすくなるでしょう。