振込・請求管理はプロにお任せ！振込代行を利用するメリットとデメリット - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2024.08.07: 振込・請求管理はプロにお任せ！振込代行を利用するメリットとデメリット

振込代行、請求管理代行とはなにか？

企業間の売買は、代金を後払いにする掛取引でおこなわれるのが一般的です。そのため、購入した場合は買掛金（未払い代金）の振込業務、販売した場合は売掛金（未回収代金）の請求業務を実施する必要があります。これらの業務は企業にとって活動の要ですが、取引先の増加に比例して業務にかかる手間も時間も増えます。

そこで、振込業務・請求管理業務の負担を軽減する方法として、業務代行が注目されています。

振込業務とは？

振込業務とは、取引先が発行した請求書に基づき買掛金を支払う一連の業務です。取引先ごとに支払期日や金融機関が指定されるため、取引先企業が多いほど手続きが煩雑になります。

請求管理業務とは？

請求管理業務とは、売掛金を回収するために必要な一連の業務です。取引先ごとに、請求書の作成発送、入金確認と入金消込記帳もおこないます。また、未回収分の督促なども重要な業務のひとつです｡

バックオフィス業務担当者不足の悩み

買掛金の振込が遅れたり金額にミスがあったりすると、取引先からの信頼を損ないかねません。また、売掛金を回収しなければ企業の利益になりません。いずれも、優先的におこなうべき重要な業務です。

しかしながら、中小企業では生産部門や営業部門にリソースが集中し、経理業務を含むバックオフィス業務は人員が不足しているケースも珍しくないでしょう。なかには、たった1人でバックオフィス業務全般を担う「1人経理」だという企業も多くあります。特に1人経理では、煩雑な掛取引業務がほかの業務を圧迫しているおそれがあります。

そこで、掛取引業務に負担を感じる企業におすすめしたいサービスが、振込代行と請求管理業務代行です。

振込業務・請求管理業務をアウトソーシングするメリット

振込代行・請求管理代行とは、煩雑な業務を外部の業者へアウトソーシングすることをいいます。これによって得られるメリットは、次の7点です。

メリット（1）作業の効率化

振込業務や請求管理業務は、取引先が多いほど振込や入金確認をおこなう金融機関が増え、手間も時間もがかかるものです。しかし、アウトソーシングすると、振込業務や入金確認業務に関する資料をまとめて渡すだけで、あとは代行業者に一任できます。また、掛取引業務にかかっていた時間を再配分できるため、バックオフィス全体の業務効率もあがるでしょう。

メリット（2）ミスや遅延の防止

経理部門の業務代行を請け負う会社の多くは、税理士や会計士、簿記資格取得者といった経理会計分野の専門家が在籍しています。このような専門知識とノウハウを持つ従業員が、業務の遂行やチェックを担うため、正確性の向上が期待できます。

また、通常、代行業者は経理・会計処理の専用システムを用いながら、さまざまな処理をおこないます。基本的な情報をあらかじめ設定しておけば、取引先ごとに異なる金融機関を間違えることもなく、買掛金の振込期日や売掛金の入金日を忘れることもありません。また、請求書を電子情報として読み込むことでヒューマンエラーをなくすこともでき、さらに精度向上が望めます。

メリット（3）振込コストの削減

自社で振込業務をおこなう場合、金融機関が指定する振込手数料を件数分負担する必要がありました。しかし、代行業者にアウトソーシングする場合は、振込業者が設定した委託料を件数分支払えば、別途振込手数料は不要です。この委託料は、金融機関の振込手数料よりも安く設定されていることが多いため、結果的に振込コストダウンが可能となります。

メリット（4）売掛金未回収リスクの回避

売掛金の請求管理業務をアウトソーシングすることで、これまで集金業務に手間取っていた取引先に、督促の連絡をする必要がなくなります。また、未回収全額保証サービスを提供している業者も多く、万が一、回収できなかった場合でも、損失を防ぐことができます。

メリット（5）取引拡大がしやすい

請求管理代行では、新しく掛取引を始める場合に必要不可欠な与信審査も、アウトソーシング可能です。メリット（4）で紹介した未回収保証と併せることで、取引先の新規開拓がしやすくなるでしょう。

メリット（6）社会的信用の向上

振込期日の遅れや金額のミスがない確実な振込業務を継続することで、取引先からの信頼度が高まります。また、信頼できる企業は社会的信用も高まり、新規顧客開拓や新規採用などにも好影響を与えるでしょう。

メリット(7)労働環境の改善

これまで1人経理などの担当者が、金額や取引内容を間違えないように気を張り詰めながらおこなっていた掛取引業務を、専門業者に一任することができます。その結果、時間外労働の削減やストレス軽減などが実現し、労働環境の改善にもつながります｡

振込業務・請求管理業務をアウトソーシングするデメリット

業務のアウトソーシングは、メリットばかりではありません。以下のようなデメリットが、自社にとってどのような影響があるのかを考慮して検討することが重要です。

デメリット（1）代行委託コスト

代行業者へアウトソーシングする場合は、導入費用や毎月の固定費、取引ごとの手数料などのコストが発生します。アウトソーシングすることで削減できる工数とそれにかかる人件費、振込手数料や管理コストなどをしっかりと計算し、費用対効果を見極める必要があります。

デメリット（2）導入時の混乱

これまで社内でおこなっていた業務をアウトソーシングする際には、まず現在の業務工程を洗い出さなくてはなりません。どこまでを社内で処理し、どこから委託するのかを踏まえて、業務フローの見直しをおこないます。同時に、新しい業務フローを社内に周知徹底することも重要です｡

また、委託に際して新しいIT機器を導入した場合は、その操作方法を覚える必要もあります。さらに、取引先に代行業者が支払や請求をおこなう旨の伝達も欠かせません。アウトソーシングを導入することで生じる社内外での混乱を最小限に抑え、スムーズに移行するための工夫が必要です｡

デメリット（3）ノウハウが蓄積しない

専門業者にアウトソーシングすることで、振込業務や請求管理業務の効率化が実現します。しかし、それらの業務ノウハウやナレッジは社内に蓄積されません。将来的に内製化を目指す場合などは、アウトソーシングする範囲や期間を調整するとよいでしょう。

振込代行、請求管理代行を利用すべき企業とは？

ここまでに紹介した通り、振込代行や請求管理代行は、中小企業にとってメリットが大きい選択です。特に、次のような理由で掛取引業務に負担を感じている企業は、積極的に検討することをおすすめします。

振込業務、請求管理業務で本業が圧迫されている企業

振込業務、請求管理業務の件数が多いなどの理由から、ほかのバックオフィス業務が停滞し、本業に支障が出ている場合は、すぐにでもアウトソーシングすべきです。アウトソース化で生まれた時間を、本業に充てることができます。

取引先を拡大したい企業

請求管理業務代行では、未回収保証サービスや与信調査代行などもおこなっています。新規取引先に対するリスクを低減することで、営業機会を逃しません。

集金業務がスムーズにいかない企業

入金予定日に売掛金が振り込まれなかった場合、取引先に連絡をする必要があります。しかし、状況によっては督促をしなくてはならないため、苦手意識を感じるという担当者もいるでしょう。請求管理代行に委託すれば、苦手な連絡をする必要はなくなります｡

まとめ

振込業務、請求管理業務をアウトソーシングすることで、業務効率化が期待できます。

基本的には、業務委託で発生するコスト以上に、業務効率化によるコストダウンや生産率の向上効果を得られます。
とはいえ、一時的に大きな導入コストを負担することが難しいという企業もあるでしょう｡

安価でアウトソーシングしやすい業務から委託することは、将来的に企業全体のDX化を目指す場合にも有効な手段の1つです。

しかし、代行業者によってサービス内容や得意分野、料金体系などにさまざまな特徴があります。

導入検討時には、複数の業者に具体的な見積もりを出してもらい、十分に比較検討することが大切です。

また、その際には、コストの比較だけでなく、追加費用の有無や対応範囲、貴社のシステムと連携できるかどうかなど、詳細にチェックし、貴社の企業規模や業種に合ったサービスを探すとよいでしょう。

弊社では、丁寧なヒアリングにより、貴社にとって本当に必要なDX化をご提案いたします。

無料相談やオンライン相談も承っておりますので、どうぞお気軽にご連絡ください。

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この記事を担当した税理士

株式会社YMG コンサルティングラボ部長代理興梠　貴裕

保有資格弥生インストラクター資格 / 日商簿記３級

専門分野IT

経歴業務系システム業界に身を置いて12年目。様々な業種のお客様のシステム導入に関する多くの相談実績が有り導入実績も多数。常にお客様目線で対応し、お客様の課題解決に全力で取り組む姿勢に定評有。

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