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コラム

2024.08.15: 企業を内部から崩壊させる属人化の危険性と対策

見過ごしがちな属人化の危険性とは

企業における業務の属人化とは、特定の業務が1人、もしくは限られた担当者に依存している状態をいいます。特に、中小企業においては経理担当者が1人しかいないケースや、他のバックオフィス業務全般と兼務しているケースが珍しくありません。「1人経理」と呼ばれるこのようなケースは、属人化リスクが高い状態といえるでしょう｡

では、属人化には、具体的にどのような危険があるのでしょうか。

業務の停滞

属人化による最大のデメリットは、業務がブラックボックス化することです。担当者しか業務遂行の手順を把握していない、という状況は担当者の不在や多忙が業務の停滞に直結します。

1人経理が他のバックオフィス業務も兼任している場合、多忙により業務の中断や停滞が起こりやすくなります。日々の会計処理が停滞すると、売掛・買掛管理が適切におこなわれず、取引先との信頼関係が崩れるおそれがあるでしょう。また、財務情報にタイムラグが生じると、正確な判断材料が得られず、営業機会を逃すことにもなりかねません。

業務効率の悪化

属人化している場合い、担当者が業務を終えるまで、他部門の業務も停滞してしまうことがあります。例えば、1人経理が管理する情報から一定条件下のレポートを作成してほしいケースなど、思いついたときにすぐに確認できないもどかしさを感じることも多いのではないでしょうか｡

しかし、業務効率をあげようと各部門が独自に数字を管理することは、さらなる非効率を招きます。多元管理は、リソースが分散されるうえ、情報管理が複雑化して齟齬が生じやすいというデメリットがあります。処理の待ち時間も多元管理も、どちらも企業全体の業務効率を悪化させる要因になってしまうでしょう。

品質管理の困難

属人化している業務は、往々にしてマニュアルがなく品質を一定に保つことが困難です。特に、長期間に渡って属人化している場合は、「なぜそうするのか」という根拠が失われているケースも多く、品質のばらつきを加速させます。

例えば、経理部門の記帳業務では、仕訳基準が明確化されていなければ意味がありません。同じ取引でもその時々で仕訳科目が異なるような処理では、経営状況を正確に把握することはできないでしょう。

担当者への過度な負荷

属人化している業務では、その担当者にすべての責任がのしかかります。そのため、実際の業務負荷に加え、過度なプレッシャーを感じることも多いでしょう。また、担当者がいないと業務が停滞するため休暇取得がしにくいなど、プライベートへの影響も懸念されます。結果的に、心身に不調を来し、突発的な休業や退職につながるおそれがあるのです｡

特に1人経理の場合、決算や年末調整といった繁忙期には、業務量が急増するという特徴があります。また、資金管理に加えて他の社員の勤怠管理や個人情報管理もおこなうため、責任感や緊張感といったプレッシャーを受けやすい点にも考慮が必要です。

ノウハウやナレッジが蓄積されない

属人化している業務は、ノウハウが担当者個人にとどまり、重要なナレッジが共有されません。つまり、それは急な休業や退職により担当者がいなくなった場合に、業務の引き継ぎが非常に困難であることを意味します。たとえ人員を確保できても、マニュアルがないため、業務フローの再構築から始めなくてはならないでしょう。

1人経理の担当者が急に休業・退職した場合は、企業のお金が回らなくなります。状況によっては、経営危機にまで発展するケースも考えられます。

属人化に陥りやすい業務の特徴

属人化は、決して楽観視できない事態だということが、おわかりいただけたのではないでしょうか。中小企業では人材に余裕がないことも多く、生産性のある業務にリソースが集中しがちです。しかし、人材不足だけが属人化を招くわけではありません。以下に、「属人化しやすい業務」の特徴を解説します。

専門性が高い業務

業務の遂行に特別な技術や知識が求められるものは、属人化しやすい業務のひとつです。専門的な教育や資格を要する業務はもちろん、業務を担当するなかで知識や技術の獲得が重視される業務も該当します。プログラミングやコーディングといったICT分野、簿記の知識と技術を必要とする経理部門などがあてはまるでしょう。

センスや個性が問われる業務

標準化によって再現できない「担当者の個性」が商品価値に影響を与えるような業務も、属人化しやすいといえます。この場合、クリエイティブな分野だけとは限りません。例えば、「営業センスが良い」「他よりも正確で速い」といった個性を持つ社員がいる場合は、その人を頼る傾向にあり、属人化が発生します｡

長期間同じ人が担当している業務

長期に渡って1人の社員が担当してきた業務は、その業務内容に関わらず属人化しやすいものです。担当者1人で遂行していた期間が長ければ長いほど、情報共有が失われていた期間が長いということになります。もしも、急な不在が発生した場合には、大きなダメージを受けるでしょう。

属人化の解消に必要な対策

属人化によるリスクを避けるためには、組織全体で次のような対策に取り組むことが重要です。

対策1：業務の標準化・マニュアル化

標準化とは、「誰が担当しても同じ品質の成果を得られるようにすること」をいいます。つまり、属人化の反対を目指すということです。具体的な方法としては、業務フロー図の作成が挙げられます。手順を視覚化することで、担当者以外でも閲覧や作表といった簡単な処理ができるようになります。また、業務フロー図をマニュアルとすることで、担当の引継ぎにも役立ちます。

対策2：業務負担の平準化

業務負担の平準化とは、特定の人に業務負担が偏らないようにすることです。特定の社員ばかり業務量が多かったり、自由に休暇が取れなかったりといった状況は、エンゲージメント（職場間の関係性、つながりなど）の低下を招き、急な休業や退職を誘発します。また、「自分ばかり大変」だとの不満は、内部不正リスクも高まるでしょう。企業全体で、工数の見直しや分担など業務負担が偏らないような工夫が必要です。

対策3：情報共有システムの導入

業務のブラックボックス化を防ぐためには、情報の共有が必要不可欠です。情報共有のしやすい環境を整えるだけで、属人化の大半は解消するケースが多いでしょう。ただし、誰もが情報を操作できる環境は別のリスクを生み出すため、操作と閲覧の権限を分けるための工夫が必要です。

3つの対策に効果的な方法はクラウド型会計ツールの導入

ここまで、主に1人経理によって生じる属人化のリスクについて、例を挙げて説明しました。属人化の危険性がわかり対策の必要性を理解してもらえたことでしょう。しかし、対策には費用がかかります。大きな予算を確保することは難しいという企業におすすめしたい方法が、クラウド型会計ツールの導入です。

クラウド型会計ツールの主な機能

クラウド型会計ツールには、一般的に以下の機能が備わっています。これによって、経理業務の多くが明確なルールに基づく自動化の対象となり、「対策1：業務の標準化・マニュアル化」が実現します。自動化した分、業務工程は減りますから「対策2：業務負担の平準化」も可能になるでしょう。

また、自動取得によりヒューマンエラーがなくなるため、情報の正確性が向上するといった効果も得られます。

自動連携

銀行などの金融機関、店舗のPOSレジなどと連携させることで、取引明細や売上情報を自動で取得します。法人クレジットカード、交通系ICカードとも連携可能で、手間のかかる経費精算が楽になります。

自動仕訳記帳

自動連携で取得した取引情報は、あらかじめ定めたルールに従って自動仕訳記帳されます。取引先から送付された電子証憑や、スキャンで取り込んだ紙の領収書やレシートの記載情報も、自動仕訳可能です。

月次レポート、科目別レポート作成

蓄積されたデータから、月次レポートや科目別レポートが自動作成されます。任意の条件によるレポートを作成できるため、営業戦略や経営分析に役立ちます｡

決算報告書作成・電子申告

年次決算に必要な各種書類も自動作成可能です。そのまま確定申告資料として使えるため、決算期に残業をする必要がなくなります。

法改正に対応

電子帳簿保存法改正や定額減税などの法改正があった場合には、自動でシステムアップデートがおこなわれます。適切なタイミングで切り替えられるため、経理担当者が独自に勉強する負担を軽減できます。

業務フローの最適化

クラウド型会計ツールの導入時には、いったん経理業務を洗い出して業務フローを見直すという作業が必要です。その結果、過不足の改善やボトルネックの解消といった、業務の最適化を図ることができます。また、業務フロー図がわかりやすいマニュアルとして残り、今後の引き継ぎにも有効です｡

情報共有がしやすい

クラウド型ツールのメリットは、インターネット環境さえあれば、いつでもどこからでもアクセス可能だという点です。担当者がリモート作業することや、営業担当者が取引先で財務情報を確認することも容易になり、企業全体の業務効率があがります。

また、担当部門に応じて「閲覧・編集」といった異なるアクセス権限を付与でき、他部門の従業員が誤って書き換えてしまうおそれもありません。

労働環境の改善

経理業務の自動化、業務フローの最適化などによって、担当者が業務負荷の偏りを感じることはなくなるでしょう。リモートワークの導入など、多様な働き方に対応することも可能です。労働環境の改善は、エンゲージメントやモチベーションを高める効果が期待できます。

また、経理部門の属人化が解消することで、他部門の処理待ち時間や多元管理もなくなり、企業全体の業務効率が向上します。リソースに余裕ができれば、より生産性の高い業務に注力することもでき、業績アップや企業成長にもつながるでしょう｡

まとめ

クラウド型会計ツールの導入は、属人化の解消のみならず、企業全体の業務効率化も促します。
そのため、中小企業の限られたリソースを有効に使うことができ、生産性向上を目指せるでしょう。

また、デジタルツールの導入によって結果的にペーパーレス化が進み、印刷や配布、保管にかかるコストの大幅ダウンもかないます。

導入コストや運用コストはかかりますが、生産性向上やコストダウンによって、支払った以上のリターンを得られるというわけです。

導入の際には、企業規模や業種、目的にあったツールを選定することが大切です。

弊社では、丁寧なヒアリングによって貴社にとって必要な改革を見極め、適切な業務フロー改善からツールの選定までお任せいただけます。

無料相談やオンライン相談も受け付けておりますので、ぜひ一度ご相談ください。

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この記事を担当した税理士

株式会社YMG コンサルティングラボ部長代理興梠　貴裕

保有資格弥生インストラクター資格 / 日商簿記３級

専門分野IT

経歴業務系システム業界に身を置いて12年目。様々な業種のお客様のシステム導入に関する多くの相談実績が有り導入実績も多数。常にお客様目線で対応し、お客様の課題解決に全力で取り組む姿勢に定評有。

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