経費精算の困りごとTOP5を解決する方法 - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2024.08.26: 経費精算の困りごとTOP5を解決する方法

経費精算のよくある困りごと5つ

経費精算を負担に感じるという経理担当者は少なくありません。その理由として、手続きの煩雑さや手作業の多さに加えて、他部門の従業員とのコミュニケーションが関わってくることが考えられます。具体的には、次のような「困りごと」が多いでしょう。

1：従業員の申請ミスが多い

通常、経費精算の申請書類は、経費を立て替えた従業員自身が作成します。しかし、多くの従業員には経理の知識がないため、費目選択が不適切であったり、必要な情報が欠けていたり、領収書の添付がなかったりといった不備のあるケースが少なくありません。

不備がある場合は、担当者が立替者本人に内容を確認し、修正や再提出を求めます。なかには、経費計上が認められていない費用を申請する人もいて、説明に手間取ることもあるでしょう。

2：提出が遅い

経費精算を月ごとにおこなっている場合は、毎月の締切日が設けられています。担当者が締切日を周知するために、日付を固定にしたり、数日前からアナウンスしたりといった工夫をしても、「提出が遅い」というケースは発生します。

締切間際に作成された書類にはミスが多く、確認や修正に手間がかかる可能性が高まります。また、締切後に「今月分に入れてほしい」と提出されると、月次決算のやり直しが必要になることもあります。

3：交通費の経路チェックが大変

交通費精算には領収書のないものが多く、鉄道会社のWebサイトや経路検索サイトなどで経路と運賃の確認をする手間がかかります。複数のルートがある場合は、申請者本人に妥当性を問い合わせることもあるでしょう。企業の営業スタイルによっては、月に何日分も異なる経路での交通費精算が生じるケースもあり、その確認作業だけで多くの時間がかかります。

4：出張費の精算が面倒

出張費の精算では、日常業務では見ない内容の申請が発生します。そもそも経費として認められるかどうかを確認したうえで、適切な科目を探すために過去の記録を参照しなければならないケースもあるでしょう。また、海外出張の場合は、外国で発行された領収書を日本語に訳したり円に換算したりするなど、さらなる手間がかかります。

5：他部門社員との認識の差

従業員にとって、立替経費の精算は当然の権利です。そのため、「これくらい認めてほしい」「少しくらい締め切りを過ぎても対応してほしい」と強く要求されることがあるかもしれません。なかには、ミスの指摘をきっかけに不満をぶつけられたり、「口うるさい」と不当な評価をされたりすることもあるでしょう。しかし、こうした状況が、経費精算担当者の大きなストレスにつながる可能性があります。

クラウド型会計ツールが解決のカギ

「クラウド型会計ツール」とは、クラウドサーバー上で経理業務をおこなうソフトウエアのことです。これによって経理部門の業務効率化が進み、多くの「困りごと」が解決するでしょう。

クラウド型会計ツールの特徴と、困りごとに対する具体的な解決方法について解説します。

クレジットカード連携で立替精算業務の消滅

クラウド型会計ツールには、クレジットカードとの連携機能があります。あらかじめ経費専用クレジットカードを作って連携しておけば、そのカードで購入するたびに取引明細の取得から、適切な勘定科目への仕訳記帳まで自動でおこなわれます。担当者は、その結果が妥当かどうかをチェックするだけで業務が完了します。また、海外でも利用可能なカードと連携すれば、海外出張精算の手間も大きく軽削減されます。

レシートの自動読み取りでヒューマンエラー低減

クラウド型会計ツールには、レシートや領収書をスマホやスキャナで読み取り、自動仕訳する機能も備わっています。これにより、クレジットカード決済ができない立替経費精算の工数削減が可能です。単純な転記ミスや計算間違い、イレギュラーな内容に対する仕訳科目のぶれといったヒューマンエラーについても、自動化によって低減します。

クラウドシステムで即時申請OK

営業担当者にとって、領収書を整理したり経費精算申請書類を作成したりすることはコア業務ではないため、後回しになることが多いでしょう。しかし、クラウド型会計ツールは、インターネット環境があればいつでもどこからでもアクセスできるため、日ごろの隙間時間で経費の精算申請が完了します。例えば、仕事の移動中にスマホでレシートを撮影すれば、簡単に申請手続きができるのです。もう、レシートをため込むこともなくなるでしょう。

交通系ICカードとの連携で交通費精算も楽

クラウド型会計ツールは、交通系ICカードとも連携可能です。利用経路と交通費の実費データを自動取得する際、定期区間は自動的に除外されるため、いちいち計算し直す必要はありません。ICカードが使えないケースでも、区間を入力すれば最適ルートと運賃が自動的に算出されます。

他部門社員との衝突が減る

クラウド型会計ツールを導入することで、従業員が経費を立て替えること自体を減らせます。精算が必要な場合でも、レシートの自動読み取り機能があるため、手間がほとんどかかりません。また、時間や場所を選ばずに申請できることなどから、締切日間近の申請も減ることでしょう。さらに、購入データの自動取得が主になるため、金額や支払先が明確で妥当性のチェックもしやすくなります。

これらのことから、経費の使途を従業員に問い合わせたり、申請書の提出を催促したりする機会が少なくなります。その結果、経理担当者と他部門社員が衝突することも減るでしょう。