【徹底比較】1人経理の解消には、アウトソーシングか？人材派遣か？ - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2024.09.19: 【徹底比較】1人経理の解消には、アウトソーシングか？人材派遣か？

経理人材不足が招く「1人経理」

リソースに限りがある中小企業では、特にバックオフィス業務の人材不足が深刻な傾向にあります。経理部門を1人で担う「1人経理」になっているケースも多いのではないでしょうか。しかし、1人経理にはさまざまな懸念点が挙げられます。

1人経理の主なリスク

「1人経理」とは、経理業務を担当する社員が1人であることです。企業によっては、バックオフィス業務全般を1人で兼任しているケースもあるでしょう。頼もしい存在ではありますが、1人経理には次のようなリスクが伴います。

業務の属人化

特定の担当者だけが扱うことのできる業務は、ブラックボックス化しやすいという点が最大のリスクです。担当者以外は業務の内容や手順を把握していないため、第三者によるチェックが機能せず、ミスや不備の発見が遅れます。重大なミスや不正があっても、大きな問題になるまで誰も気づかなかったという事態にもなりかねません。

担当者の負担

担当者の不在ですぐに業務が滞るため、担当者は休暇がとりづらいと感じる可能性もあります。また、精密性が重視されミスが許されない経理業務を1人で担当するということは、業務に関するすべての責任がその人にのしかかるということです。業務負荷とプレッシャーが大きいため、心身共に追い詰められた結果、急な退職にもつながりかねません。

業務効率の低下

煩雑な経理業務と、臨機応変な対応を求められるバックオフィス業務を兼任する場合は、業務の中断が起こりやすく業務効率の低下を招きます。また、経理業務におけるダブルチェックの仕組みが整っていないケースでは、正確性が保証されていないデータに基づく業績や財務状況を判断基準としなくてはなりません。

1人経理の解消に向いているのは、アウトソーシングか　人材派遣か

1人経理には、さまざまなリスクがあることがわかりました。人手不足の解消方法の1つとして増員が挙げられます。しかし、繁閑による業務量の差が大きい経理業務に関しては、正社員採用による増員は最適解ではないでしょう。

限定的な増員方法として、アウトソーシングや人材派遣という選択肢があります。そこで、事項からはそれぞれの特徴や違い、経理人材の増員に対する向き不向きなどを解説します。

アウトソーシングとは

アウトソーシングとは、業務を外部の業者へ委託することです。近年は、働き方改革やDX化の推進として、アウトソーシングを活用する企業が増えています。アウトソーシングは、業務単位、作業単位での委託のほか、業務プロセスをまるごと委託するなど、それぞれの企業が持つ課題にあった形で依頼することができます。

1人経理リスク対策としてのアウトソーシング

アウトソーシングは、特に専門性の高い業務を正確に遂行したいときに効果を発揮します。具体的には、記帳、給与計算、掛取引管理、決算・税務申告など精密さを必要とする業務を委託することで、業務効率化が図れるでしょう。

委託した業務は、専門知識や技術を持つプロが担当し、委託先企業内でダブルチェックも行われるため、正確性が大きく向上します。また外部に委託することで属人化が解消され、内部不正の機会自体が消滅するのです。また、委託により自社での作業工数が減った分、担当者の業務負荷も軽減され、過大なストレスも緩和されるでしょう。

アウトソーシングの契約形態

自社と委託先（受託会社）とで「業務委託契約」を締結します。業務委託契約には、業務の完成を目的とする「請負契約」、業務の遂行を目的とする「委任契約」があります。これによって、委託業務の範囲を明確にすることが可能です。

アウトソーシングの業務指示系統

アウトソーシングでは、受託会社が指揮命令権を持ちます。そのため、業務を遂行するスタッフに対して自社が直接業務指示を行うことはできません。

アウトソーシングの対価発生条件

アウトソーシングの対価発生条件は、業務の遂行、あるいは成果の納品となります。そのため、月によって成果の品質に差が出るようなことは起こりません。

アウトソーシングのメリット

アウトソーシングでは、委託する業務についての知識やノウハウがあるスタッフが担当することが一般的です。そのため、業務精度や正確性が向上します。また、料金は作業量に応じて決まることが多いため、繁閑差に対応しやすい点もメリットです。さらに、業務単位の委託にも対応しているため、自社のリソースや予算に合わせた調整も容易です。

業務フローは委託先で保存されるため、受託会社のスタッフが変わっても品質は変わらず、長期契約にも対応できます。

アウトソーシングのデメリット

業務そのものや業務遂行に必要な資料・情報を社外に持ち出すことになるため、受託会社のセキュリティーリスクに注意が必要です。ただし、適正なセキュリティー対策を講じている委託先ならば、自社で対策するよりも安全性が高い可能性もあります。受託会社のホームページなどに、経営方針や認証機関発行の証書を掲載しているところが多いため、参考にするとよいでしょう。

ほかには、クラウドツールを利用してもある程度のタイムラグが生じる点、ノウハウが自社に蓄積されない点などのデメリットが挙げられます。

人材派遣とは

人材派遣とは、派遣会社から登録スタッフを招き、人手不足を補う労働力を得ることです。派遣会社に業務内容を提示し、対応可能な人材が派遣されます。

1人経理リスク対策としての人材派遣

データ入力や書類作成、電話・来客応対などの一般事務業務を派遣スタッフに任せることでバックオフィス業務の停滞が解消され、自社の各部門の業務効率向上が期待できます。また、１人経理も経理業務を中断される頻度が減るため、その分効率よく進めることができるでしょう。

あるいは、経理スキルのある派遣スタッフに経理業務を任せて、１人経理が経理部門以外のバックオフィス業務を担うというケースも考えられます。しかしながら、この方法では、経理担当者が代わっただけで属人化の解消にいたらず、1人経理リスクをなくす効果は期待できません。

業務属人化解消や業務効率化に有効なクラウド型会計ツールを導入し、その導入に伴う一時的な業務量増加を派遣スタッフに任せるという方法もあります。将来性を考慮すると、もっとも効果的な人材派遣の活用方法だといえるでしょう。

人材派遣の契約形態

まず、自社と人材派遣会社（派遣元）とで「労働派遣契約」を締結し、派遣会社（派遣元）と雇用契約を結んだ登録スタッフが業務を遂行するという仕組みです。つまり、自社とスタッフの間には、雇用関係はありません。

人材派遣の業務指示系統

原則として受託会社で業務を行うアウトソーシングと違い、人材派遣スタッフは自社（派遣先）に通って業務を遂行するため、直接指示をすることができます。また、派遣スタッフの管理、秘密保持契約など業務上必要な契約なども、派遣先である自社の役割です。

人材派遣の対価発生条件

人材派遣では時給換算が一般的で、派遣スタッフの労働時間に応じて対価が発生します。またスタッフの能力に応じて、業務にかかる所要時間や成果の品質などは異なるでしょう。派遣元の基準によりスタッフの時給が決まっており、スキルの高いスタッフはその分時給も高いというわけです。

人材派遣のメリット

労働力が増えるため、自社リソースを再配分できます。また、社内で業務遂行するため、目が行き届く安心感もあるでしょう。さらに、自社の社員との連携やシステムの活用などの工夫で、ノウハウやナレッジを自社内に蓄積することも可能です。

派遣期間は長期と短期があり、短期派遣の場合は、必要なときに必要なスキルを持つ人材を活用できます。

人材派遣のデメリット

業務遂行に必要なスキルを持つスタッフは、時給も高いのが一般的です。一方、コストの低いスタッフは、経験が浅いなどの理由があるため自社で育成する必要があります。しかし、契約期間には制限があるため、長期的な人材確保には不向きです。また、契約終了や退職などによるスタッフ交代があった場合は、自社で引き継ぎや育成を行わなければなりません。