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コラム

2022.09.15: しっかり勤怠管理できていますか？勤怠の注意点

企業における勤怠管理は法律に従うだけでなく、従業員の健康管理にも関わる重要項目です。勤怠管理が適正に行われていないと法令違反となる可能性もあり注意が必要です。本記事では勤怠管理の基礎や注意点について解説します。

企業における勤怠管理とは何か？

労働基準法のうち労働時間にかかる規定が適用される全ての企業において、従業員の労働時間の正確な把握は義務であり、従業員の健康管理のためにも適切な勤怠管理は欠かせません。なお、勤怠管理の対象となる従業員は、労働基準法が適用される労働者すべてとなります。

勤怠管理を行うためには、企業は労働時間の記録をし、給与計算に反映し、時間外労働や休日労働時間の超過時間などが法令違反状態となっていないかを確認することとなります。

勤怠管理の目的と重要性

勤怠管理の目的は、「従業員の労働時間の正確な把握」、「適正な賃金の支払い」、「過剰労働の早期発見や防止」、「従業員の健康維持」、「コンプライアンスの遵守」が挙げられます。なお、コンプライアンスとは、企業が法律を正確に守ることです。法令を遵守し勤怠管理を適切に行うことで、その企業が健全な経営を行っていることとなります。労働基準法のほか、働き方改革関連法によっても「長時間労働の是正」が義務化されており、これら法令に適切に対応するためにも適正な勤怠管理が重要となります。

勤怠管理する項目には何があるか

勤怠管理する項目は、厚生労働省のガイドラインに記載されており、主に次の3点となります。

勤怠管理する項目1：労働時間

労働時間とは働いている時間から休憩時間分を差し引いたもので、労働基準法第32条では原則1日につき8時間以内、1週間で40時間以内が法定労働時間とされています。使用者の指揮命令下に置かれている時間であれば、明確な指示の有無にかかわらず客観的に見てその行為が使用者から義務付けられていれば労働時間とされます。出勤時間と退勤時間、実働時間、時間外労働時間とその区分（法定内残業・法定外残業）、深夜労働時間、休日の労働時間とその区分（法定内・法定外）等、従業員が何時から何時まで勤務していたかを1分単位で算定し管理する必要があります。

勤怠管理する項目2：休憩時間

休憩時間とは基本的に従業員が働いている最中に休息を目的として自由に使用できる時間で、労働基準法第34条では6時間以上8時間以下の労働では45分、8時間以上の労働では1時間以上の休憩を与えなくてはならないこととなっています。

勤怠管理する項目3：休日数・有給休暇数

労働基準法第35条では、休日の最低取得日数は1週間に1回以上または4週間で4回以上とされています。従業員の休暇取得は従業員の健康管理と生産性につながりますので、適正に休暇取得がされているかを確認する必要があります。特に2019年4月施行の働き方改革関連法案により、企業は従業員に対し最低でも5日間の有休休暇を与えることが義務化されました。違反した場合には罰金も科されますので、注意する必要があります。また、コンプライアンスの面からも、有給休暇取得率は就職の際のひとつの判断基準となります。適正に有給休暇を取得で来ているかと同時に残日数、出勤日数、欠勤日数も管理しましょう。

適正な勤怠管理を行うための方法

勤怠管理の代表的な方法は、次の4つの方法があります。
いずれの方法においても、記録と実態の乖離があるなど運用に問題があれば適正な勤怠管理はできず、労働基準監督署の指導対象となってしまうという注意点があります。逆に運用がしっかりしていればどの方法でも問題はないので、それぞれの企業にあった勤怠管理の方法でよいでしょう。

●紙の出勤簿による勤怠管理

従業員が手書きで出勤時刻、退勤時刻を自己申告し、企業が確認をする方法です。大人数の出勤簿による管理は非効率なため、従業員の少ない企業向けとなります。デメリットとしては、記入や集計時にミスが発生する可能性があること、集計作業に手間がかかること、従業員による不正申告の可能性があることです。

●タイムカードによる勤怠管理

手書きもしくは打刻用のシートをレコーダーに差し込んで、出勤時刻及び退勤時刻をタイムカードに記録する方法です。多くの企業が長い間この方法を利用してきています。デメリットとしては、タイムカードの回収や集計作業に手間がかかること、打刻漏れや集計時にミスが発生する可能性があること、他人による不正打刻ができてしまうことです。

●エクセルによる勤怠管理

エクセル等の表計算ソフト上で計算式を設定するほか、インターネット上で入手できる無料の勤怠管理用テンプレートを使って、出勤時刻、退勤時刻を入力する方法です。また紙の出勤簿やタイムカードで記録した時刻を、改めて表計算ソフトに入力し、ダブルチェックを行う方法もありますデメリットとしては、表計算ソフトでの入力ミスや不正申告の可能性があること、法改正のたびにエクセルに設定してある数式等の確認をしなくてはならないという手間があることです。

●勤怠管理システムによる勤怠管理

パソコンやスマホで勤怠管理システムを立ち上げ、出勤・退勤を入力する方法です。パソコンにインストールするインストール型と、インターネットでネットワーク上のシステムを利用するクラウド型があり、いずれも法改正があっても自動更新されます。デメリットとしては、他の方法と比べてシステム導入や毎月の契約コストがかかることです。

まとめ

いずれの方法で勤怠管理をするにも、まずは従業員に勤怠管理の重要性を認識してもらう必要があります。そうすることで、従業員自身の健康管理には正しい残業時間の申告が当然といった認識が浸透し、記録と実態との乖離についても解消され、不正申告も起こりにくくなります。また、勤怠管理上の不正申告や計算ミスを回避するため、さらには、テレワーク中の勤怠管理を行うために、勤怠管理システムを導入するのもよいでしょう。ネット環境とパソコンやスマホ、タブレット等の端末があれば、どこからでも打刻やデータ管理ができ、自動で集計やデータ保管が行われるので勤怠管理の作業が格段に効率化されます。

神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィスでは、勤怠システムの導入、また給与計算代行などを行っています。コラムをお読みいただいた中で生じた疑問点、聞いてみたい点等ありましたらお気軽にご相談ください。

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