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コラム

2024.12.05: ICTツール導入の失敗から学ぶ「成功の鍵」

なぜ、導入したはずのICTツールが社内に浸透しないのか

ICTツールとは、ICT（情報通信技術）を活用して業務効率化を目指すためのツール群を指します。代表的なツールとして、経理業務や給与計算を行う会計システムが挙げられます。その他に、Web会議ツールやチャットツール、勤怠管理ツールやタレントマネジメントシステムなど、中小企業で活用が期待されるツールも数多く存在します。

一見すると便利で効果的なツールばかりですが、導入しても思うように社内で浸透せず、いつの間にか使われなくなったというケースもあります。それはなぜでしょうか。まずは、よくある理由を6つ紹介します。

理由1：使わない機能が多い

ICTツールには、目的に特化したものから幅広い業務に対応できるものまで、さまざまな種類があります。しかし、必ずしも多機能であることが良いとは限りません。機能が多いことで操作が複雑化し、「面倒だ」と感じる人が増えてしまい、結果的にツール自体が使われなくなることもあります。

理由2：既存ツールと連携できない

新しく導入するツールが、既存のICTツールや業務システムと連携できる場合、データの自動取得や共有が可能になり、作業負担が大幅に軽減されます。しかし、連携ができない場合は、手動でデータを移さなくてはなりません。そうなると、転記漏れや入力ミスなどのヒューマンエラーが起こりやすくなります。データの正確性が信頼できないのならば、新ツールが放置されても仕方がないでしょう。

理由3：情報共有・共同作業がしにくい

クラウド型ツールは、場所や時間を問わずにクラウドサーバー上のデータにアクセス可能です。このことから、アクセス権を持つ社員同士が情報共有や共同作業を行いやすいというメリットがあります。しかし、運営会社との契約プランによっては、アクセス権の付与数や同時接続人数に制限が設けられているケースもあるでしょう。使いたい機能があっても、使用条件が合わなければ使えません。

理由4：別料金が発生する

ICTツールは、一定の月額料金を支払って運用する方法が一般的です。しかし、契約プランによっては、基本料金以外にも次のようなコストがかかることがあります。

現地出張でのサポート対応（サポートデスクの電話対応は無料）
法改正に伴うアップデートなど

「追加料金がかかる」と思うとサポートやアップデートの利用を控えるようになり、一部の業務にしか使わなくなるでしょう。月額料金が安いからと選んだことで、かえって高くつくおそれもあります。

理由5：企業規模や社内環境とかみ合っていない

たとえば、アクセス権数無制限というプランは、従業員数30人以下の企業には不要でしょう。対応規模が大きいほどコストがかかるため、実態に見合わない費用を払うことになります。また、従業員一人ひとりがPCやタブレットを持っていない職場環境では全員が同時に利用することはありません。そこに、共同作業に特化したクラウド型ツールを導入しても、うまく活用できない可能性が高いでしょう。

理由6：ベテラン社員が使いたがらない

他の理由はクリアしていても、「使い方がわからない」「これまでのやり方を変えたくない」などの理由から、年齢の高い社員が新しいツールの導入を渋ることがよくあります。一般的に、勤務歴が長く年齢の高い社員は各部門の上長であることが多く、上長が使わないものを部下が使うわけにいかず、結果的に敬遠されてしまうのです。

6つの理由を解消する効果的な対策とは

ここまでに紹介した失敗例を踏まえ、ICTツール導入を成功させるための効果的な対策について解説します。

対策1：現場の声を聞く

新しいツールを導入した場合、実際に使用するのは現場の社員です。そのため、何よりも現場社員にヒアリングを行い、現場で感じる苦労や不便を解消できるツールを選ぶことが重要です。経営者や上長だけで判断するのではなく、現場で求められる機能を正確に把握することで、ツールの導入効果を最大化できるでしょう。

対策2：社内全体の業務フローを見直す

たとえば、バックオフィスの業務効率化を目的としたICTツールでも、他部門にまったく関係がないということはありません。会社全体の業務フローを客観的に捉え、重複やボトルネックといった課題を洗い出し、最適化を目指すことが大切です。そうすることで、会社全社の業務効率化を図ることができます。

対策3：導入目的を明確にする

ICTツールを導入する際は、業務効率化を図るのか、コスト削減を目指すのか、セキュリティーを強化したいのかなどの目的を明確にすることが重要です。特に、現場の社員にとっては新しいツールの効果を実感しにくい場合もあります。事前に「何のために新しいツールを導入するのか」を説明し、ツールを使うことの意義をしっかり伝えることで、現場の理解と協力を得やすくなります。

対策4：社員への説明会や研修会を開催する

何よりも、社員への丁寧な説明が大切です。特に、対策1～3のプロセスにおいて、社員が疑問や不安を解消できる場を設けることで、導入への抵抗感を減らせます。また、事前研修の実施により、新しいツールの使い方や導入後の業務フローがわかり、スムーズに移行させることができるでしょう。

対策6：対話の機会を設ける

一般的に中小企業では、従業員の平均年齢が高い傾向にあります。高年齢者が必ずしもICTに弱いわけではありません。しかし、長年勤めている社員ほど現在の業務フローに不満がない場合が多いため、変化を歓迎しない傾向が強いでしょう。そのため、ICTツールを導入する理由やその効果について、丁寧に説明し対話を行うことが重要です。

特に、長年勤めている人は、「既存のやり方」を作った可能性があります。不満や否定だと捉えられないように、ICTツールの導入で「業務負担の軽減」や「コスト削減」といった具体的な利点があることを理解してもらえるように努めましょう。