【忙しい経営者必見】勤怠管理を見直すべき会社とは - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2023.12.16: 【忙しい経営者必見】勤怠管理を見直すべき会社とは

勤怠管理とは

勤怠管理とは、企業が従業員の出勤や退勤、休暇などの就業状況を把握して、適切に管理することをいいます。

所属する従業員の勤怠管理を行うことは、すべての事業所における義務のひとつです。

2019年からの働き方改革で変わったこと

2019年4月、政府における「働き方改革」の推進に向けて、労働基準法、労働安全衛生法、労働時間等設定改善法など、複数の関係法が改正されました。

働き方改革とは、働き過ぎを防ぎながら「ワーク・ライフ・バランス」と「多様で柔軟な働き方」を実現するための取組です。

これによって、労働における新たなルールが制定されました。

なかでも、「時間外労働の上限規制」や「年5日の年次有給休暇の確実な取得」といった、長時間労働の是正にかかわるものが多くなっています。

新たなコンプライアンスの徹底には、企業における適正かつ厳密な勤怠管理が必要不可欠です。

勤怠管理ができていないことで生じるリスク

人手不足のため、適正な勤怠管理ができていない中小企業もあるでしょう。

あるいは、管理体制を構築したものの時間経過とともに形骸化してしまい、徹底できずにいるという事業所も多いと思われます。

そもそも、なぜ勤怠管理が必要なのでしょうか。まずは、不適切な勤怠管理で生じるリスクについて考えることが大切です。

リスク1：従業員とのトラブル

勤怠管理は、従業員の労働時間や残業代、休暇の取得状況などを管理する業務です。

このとき、正確に記録しておかなければ従業員それぞれの仕事量を把握できません。

そうなると、人材と仕事量の適切なバランスが保てず、長時間労働の慢性化や従業員間での負担の偏りなどが生じます。

また、割増賃金となる時間外労働時間や休暇取得数が把握できなければ、正確な給与額を算出することも不可能です。

企業と従業員は、労働力を提供する代わりに賃金を得るという約束で雇用契約が成り立っています。

その根幹となる労働時間の管理や給与計算が不適切な企業は、従業員からの信頼を得ることはできないでしょう。

リスク2：法律違反

勤怠管理は、法律によって義務づけられています。

つまり、勤怠管理をしないということは、「法律違反」になります。

適正な勤怠管理ができずに従業員の長時間労働や残業代未払いなどが生じた場合、事業主に対して6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されることを肝に銘じておきましょう。

また、労働関連法では下記の「法定三帳簿」を作成し、一定期間保存することが義務づけられています。

・労働者名簿：従業員の基本的な情報、従事する業務内容など
・賃金台帳：給与の支払い状況の記録
・出勤簿：賃金計算の基礎となる出勤状況の記録

さらに、働き方改革によって次の管理簿作成と保存も必要となりました。

・年次有給休暇管理簿：年次有給休暇の基準・日数、および請求・付与の記録

これらの帳簿は別々に作成しても、合わせて調製してもかまいません。適正な帳簿作成や管理ができていない場合は、事業主に対して30万円以下の罰金が科される点に注意しましょう。

リスク3：企業イメージの低下

勤怠管理が不適正でサービス残業や長時間労働が常態化している企業は、一般的に「ブラック企業」と判断されます。さらに法律違反をしているとなれば、企業イメージの失墜は必至です。

取引先や金融機関との関係にも悪影響を及ぼすでしょう。

従業員との信頼関係が築けなければ離職者が続くおそれもあります。

しかし、少子高齢化の影響により労働人口が減少している昨今、イメージが悪く社会的信用も低い企業に人材が集まるでしょうか。新卒採用・中途採用ともに苦戦し、人手不足が加速し長時間労働が増加、職場環境の悪化から離職に歯止めがかからなくなくいう悪循環に陥りかねません。

このように、勤怠管理をしないことは、企業にとって大きなリスクを抱えることとなります。勤怠管理は、「するか、しないか」ではなく「しなければならない」、マスト業務なのです。

勤怠管理がスムーズにいかない理由

適正な勤怠管理を徹底できない会社には、次のような特徴があります。

特徴1：1人の担当者がバックオフィス全般を担当している

中小企業では社員数が限られることから、総務や経理などのバックオフィス業務をたった1人で担っているケースが多く見られます。

メイン業務の合間を縫うように複数の業務を処理している場合、それぞれの精度が落ちるのは当然です。

また、利益に直結しない勤怠管理は後回しになりやすいでしょう。

特徴2：経営者がバックオフィス業務を兼務している

中小企業では、特徴1で紹介したような経理総務兼任の1人担当者を雇わず、経営者自身が担っているケースも少なくありません。

しかし、当然のことながら、経営者は他に優先すべき業務を多く抱えています。

コア業務が忙しく、従業員の勤怠管理まで手が回らないという企業も多いでしょう。

特徴３：アナログ管理で人的ミスが発生する

勤怠管理がシステム化されていない中小企業は現在も多いようです。

しかし、旧来のタイムカード打刻による出退勤管理には、打刻忘れに対する修正ミスや漏れ、集計作業での転記ミスなどが生じやすく正確性に不安があります。

手作業が介入するアナログ管理では、複雑化した勤怠管理を正確に扱うことは難しいでしょう。

勤怠管理の改善策

前述の特徴に当てはまる場合、勤怠管理の改善策を講じることをおすすめします。

改善のために考えられる手段を大別すると、次の3つです。

改善のために考えられる手段1：人材補充

1人担当者、あるいは経営者がバックオフィス業務を兼務している企業では、勤怠管理を優先的に扱うための人材を補充する必要があります。

とはいえ、中小企業にとって増員は容易なことはありません。

月末の集計作業に合わせた派遣契約など、業務や期間を限定した増員も視野に入れるとよいでしょう。

改善のために考えられる手段2：会計ツール（給与計算・勤怠管理ツール）の導入

経理業務専用ソフトウェアなどの「会計ツール」の中には、勤怠管理や給与計算を扱っているものが多くあります。

経理業務と勤怠管理の正確性や業務効率が向上し、担当者の負担軽減を図ることもできるため、バックオフィス業務を少人数で担当している企業に最適です。

改善のために考えられる手段3：アウトソーシング

経理業務や勤怠管理業務の専任スタッフがいない企業は、会計士や税理士といったプロに業務委託するという手段もあります。

丸投げから部分的な委託まで、自社に合った内容での利用が可能です。

従業員をコア業務に専念させたい少数精鋭の小規模企業から、部分委託で業務の精度を高めたい中小企業まで、それぞれに合った使い方が見つかるでしょう。

勤怠管理の改善には会計ツールの導入がオススメ

勤怠管理については、企業コンプライアンスの観点からも早急な対応が求められます。

先に紹介した3つの手段のうち、もっとも手軽に安価で始められるものが「会計ツールの導入」です。

会計ツールを導入することで得られるメリットには、次のようなものがあります。

メリット１：出退勤時刻を素早く正確に記録できる

アナログでの勤怠管理には、本人以外の打刻といった不正リスクがありました。

しかし、会計ツールでは、従業員各自のスマートフォンや専用ICカードによる打刻となるため、不正リスクが大きく低減します。また、タイムカードを探し出して打刻するという作業が不要となり、直帰する場合でも出先から打刻できるといったメリットもあります。

メリット２：二度手間が減り、業務効率アップ

会計ツールでは、出退勤時刻データが自動集計されるため、転記ミスや計算ミスがなく正確な労働時間の算出が可能です。

また、時間外労働や有給休暇取得の管理も自動集計・反映されるため、正確性と作業効率が大幅に向上します。

給与計算にかかる担当者の負担も軽減するでしょう。

メリット３：自動アップデートで法改正にも対応

労働慣例法や税法など、勤怠管理に関係のある法律はいくつもあります。

実は法律の改正は毎年のように実施されており、経理や勤怠管理を担当する従業員は常にアンテナを張り情報を仕入れ、対応について勉強し続けなければなりません。

しかし、会計ツールはシステムの自動アップデートによって、その時点での適切なルールに則った処理をおこないます。法令違反を犯す心配もなくなるというわけです。

まとめ

従業員の健康を守るために、適切な勤怠管理が必要です。

勤怠管理は経営者の義務であり、不適切な勤怠管理ではさまざまなトラブルのもととなり、社内外の信用を失うこととなるでしょう。法律違反による罰則が科される可能性もあります。

そのようなリスクを回避するためには、勤怠管理システムを含めた会計ツールの導入が近道です。

働き方改革に則した勤怠管理が徹底できれば、従業員からの信頼が厚くなりエンゲージメントが高まることにつながります。

結果的に、モチベーション向上によ生産性や業績アップも期待できるでしょう。また、クリーンなイメージの企業として、社会的評価がアップすることで、採用もしやすくなります。

会計ツール導入には初期投資が必要です。

しかし、費用対効果を考えると決して高い買い物ではありません。ただし、自社に合ったシステムを慎重に検討することが大切です。

弊社では、貴社の環境に応じてご提案・サポートさせていただきます。
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この記事を担当した税理士

株式会社YMG コンサルティングラボ部長代理興梠　貴裕

保有資格弥生インストラクター資格 / 日商簿記３級

専門分野IT

経歴業務系システム業界に身を置いて12年目。様々な業種のお客様のシステム導入に関する多くの相談実績が有り導入実績も多数。常にお客様目線で対応し、お客様の課題解決に全力で取り組む姿勢に定評有。

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