クラウド記帳代行とは？利用する際のメリット・デメリットを解説 - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

神奈川　横浜・町田経理アウトソーシングオフィス > コラム > クラウド記帳代行とは？利用する際のメリット・デメリットを解説

コラム

2022.12.13: クラウド記帳代行とは？利用する際のメリット・デメリットを解説

クラウド記帳代行とは？

そもそも記帳代行とは、日々発生する売上や仕入の金額、各種経費の支払いについて記録する帳簿作成業務を代行するサービスのことをいいます。専任の経理担当者がいなかったり、多忙で手が回らなかったりする場合などに利用することで、経理業務を効率的に回せるようになります。
平成26年１月の税法改正により、それまで記帳作成が義務化されていなかった白色申告者にも記帳や記帳の保存が義務化されました。そのため、記帳業務は事業を営んでいれば当然行うものとなったので、こういった記帳代行のニーズも増えつつあります。
記帳代行には、昔から存在する自社で会計ソフトを導入しなくても対応可能な記帳代行と、クラウドシステム型会計ソフトを利用したものと大きく2種類に分かれます。従前は手作業による記帳代行が主流でしたが、クラウドシステム型会計ソフトの登場により、正確なデータの自動取得が可能となりました。自動取得したデータチェックと、一部手作業により入力部分も会計業務に熟練した専門家が対応することで、より正確な記帳代行が可能となっています。

記帳代行業者とは？

記帳代行業者とは、企業から必要書類を受け取って企業から委託されて記帳業務を担う業者のことで、実際には、税理士事務所や記帳代行を専門とする会社などが行っています。なお、決算申告は税理士業務なので、税理士資格を持っていない第三者が行うことはできません。
しかし、記帳代行業務は資格が不要なため、さまざまなな業者が行っています。
また、記帳業務のみならず、給与計算や年末調整業務など幅広い経理業務を担う経理代行まで行うサービスもあるなど、業者によってそれぞれの特徴がありますので、自社の業種や依頼内容に合致する業者を選定する必要があります。

クラウドシステム型会計ソフトとは？

クラウドシステム型会計ソフトには、インストール型とクラウド型があります。インストール型ソフトは、パッケージを購入もしくはダウンロードして、そのソフトがインストールされたPCでのみ入力・編集・閲覧が可能となります。ただ、税法や会社法などの改正があるたびにソフトのバージョンアップ作業をしなくてはなりません。
クラウド型会計ソフトは、パソコンにインストールする必要がなく、インターネットにつながっているパソコンやスマートフォン、タブレットからパスワード等を入力することでアクセスできます。クラウド上にログインしている人のみデータを閲覧できるので高セキュリティなうえ、インターネットにつながっていればデバイスを問わず、いつでもどこでも入力・編集・閲覧ができて、非常に便利です。また、インストール型と違い、月額や年額で購入後は税法や会社法などの改正があっても無料でバージョンアップできます。

クラウドシステム型会計ソフトを利用する際のメリット・デメリット

近年、クラウドシステム型会計ソフトを導入して、経理業務の効率化を実現している企業が増えつつあります。そこで、実際にクラウドシステム型会計ソフトを利用する場合のメリットとデメリットを挙げてみました。

クラウドシステム型会計ソフトを利用する際のメリット

アウトソーシングすることでコストダウンが図れる

最初にデータの取り込みを適切に設定して運用を開始すれば、それまで手作業で行っていた多くの経理処理が自動で処理されます。そのため、経理担当者の採用コストや残業代の削減が図れたり、経理担当者が記帳以外の業務に専念できたりするなど、のメリットがあります。また、経理をするには簿記知識も必要ですので、そういった知識を習得させるための教育費用の削減も期待できます。

リアルタイムで業績を確認できる

インターネットに接続できる環境があれば、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスからクラウドシステムに場所を問わずアクセスできる点もメリットです。同時に複数の人が、入力済みの内容や業績をリアルタイムで確認することも可能です。

経費の入力帳簿の作成から確定申告まで依頼できる

会計ソフトを使って記帳、決算、確定申告作業までできるので、税理士事務所もしくは税理士と提携している記帳代行業者のクラウド記帳代行サービスであれば、記帳代行のみならず確定申告まで幅広い業務を依頼できます。また、記帳作業は経営にかかわるお金の動きを記録する作業であり、そこから経営情報の把握もできますので、代行業者の税理士に節税のアドバイスを受けることができれば、大幅なコスト削減も期待できます。

クラウドシステム型会計ソフトを利用する際のデメリット

ランニングコストがかかる

依頼する業者や使うシステム、サービス内容によりかかるコストも幅がありますが、いずれにしても月額もしくは年額でシステム利用料がかかります。その他追加料金の発生可能性等、契約段階でよく確認しておく必要があります。

社内にノウハウがたまらない

クラウドシステム型会計ソフトを利用することにより、従来の手作業の記帳業務に比べ事務が自動化されるため、細かなお金の流れは把握しにくくなります。社内で経理知識のノウハウが蓄積されないことになります。

代行業者選びを間違えるとリスクになる

記帳代行業者の事務レベルが一定の水準にない場合、入力スピードやレスポンスが悪い、柔軟性がない等、本来記帳代行業者に依頼したことにより期待できる業務の効率化につながらない場合もあります。また、情報セキュリティがしっかりと徹底していない業者に依頼すると、情報漏洩のリスクもありますので、記帳代行業者選びは慎重に行う必要があります。さらに、記帳代行業者に提携している税理士がいない場合、税務申告や個別の税務相談を行うと税理士法違反となります。税務申告や個別の税務相談までを依頼する場合は、有資格者がいるかを確認したほうがよいでしょう。

まとめ

クラウドシステム型会計ソフトを導入するメリットは大きいので、経理業務の効率化を図るために、自社にあったシステムの導入を検討してみるのがよいでしょう。経理事務にまで手が回らない中小企業やベンチャー企業、個人事業主、フリーランスの方は特に利用する価値があります。
導入する際には、代行業者の選定を慎重に行い、信頼できる記帳代行業者に依頼することで、経理事務のミス軽減や法改正への迅速な対応など経理事務の質も向上します。また、経理業務にかかるコストダウン、効率化のみならず、節税など大幅なコスト削減も期待できます。