“なんとなく”から“納得”へ｜中小企業のためのアウトソーシング契約見直しガイド

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コラム

2025.09.23: “なんとなく”から“納得”へ｜中小企業のためのアウトソーシング契約見直しガイド

経理アウトソーシングをすでに数年利用している中小企業の経営者には、「委託契約を“なんとなく”継続している」ケースも多いのではないでしょうか。契約内容の見直しを行わないまま継続していると、いつの間にか自社の状況に合わなくなっていたり、思わぬリスクにつながったりするおそれがあります。

本コラムでは、中小企業の経営者の皆様に向けて、経理アウトソーシング契約の見直しが必要な理由や業者変更のポイントを分かりやすく解説します。

≪目次≫

アウトソーシング契約を“なんとなく”継続するリスク
“納得して”継続する｜6つのチェックポイント
業者変更の実践ステップ
まとめ

アウトソーシング契約を“なんとなく”継続するリスク

経理アウトソーシングの契約条件は、業者やプランによって異なります。業務範囲の明示や更新時期の取り決めなどの要素が含まれており、一定の契約期間を設け、以降は自動更新となるケースが一般的です。契約更新にあたって何らかの意思表明を必要とするケースでも、内容を確認せずに更新を承諾している企業は少なくありません。

しかし、経理アウトソーシングの契約を「なんとなく」継続することには、次のようなリスクがあります。

自動更新の盲点

自動更新のメリットは、特別な手続きを行わなくても契約を維持できるところです。しかし、事前通知がない、あるいはメールなどによる通知を見逃しているケースも多く、契約内容を見直す好機を逃しやすいという問題があります。

こうした確認不足が続くと、契約条件が自社の現状とそぐわなくなっていることに気づかず、業務面やコスト面での不利益につながるおそれがあるのです。

更新時に見直すメリット

契約プランや業務量、業務範囲などに期間が設けられている場合や、料金を年払いでまとめているケースでは、契約更新のタイミングが変更しやすいでしょう。また、業者や契約内容によって違いはありますが、更新時にはプランの再構成や条件の見直しにも柔軟に対応してもらえる可能性が高まります。

突発的な契約解除のリスク

契約内容の大幅な縮小や部分的な解約などが必要な場合、更新時期を逃すことで料金の計算が複雑になり、手続きが滞る可能性があります。また、契約内容によっては、部分的な解約に違約金や別途料金が発生するケースも考えられます。加えて、解約部分の業務引き継ぎがスムーズに進まないことで、業務が一時的に停滞するリスクも否定できません。

“納得して”継続する｜6つのチェックポイント

たとえ契約変更がない場合でも、内容を確認せずに契約を更新することにはリスクが伴います。変更の有無に関わらず、現状との整合性をとるための契約内容の確認は必須です。更新日の2～3カ月前を目安に、以下のポイントをチェックしましょう。

ポイント1：更新スケジュール・通知の有無

契約変更の受付期間や変更内容の反映タイミングは、特に重要なポイントです。また、見直しのタイミングを逃さないために、更新通知を受け取るように設定しておくことをおすすめします。通知が届かない場合は、更新時期や期末・半期などの節目に連絡がもらえるかを業者に確認しておきましょう。

ポイント2：セキュリティ・コンプライアンス

アウトソーシングでは、企業の機密情報を外部と共有することになるため、セキュリティリスクへの配慮が必要不可欠です。近年では、サイバーセキュリティやコンプライアンス対策についても注目されるようになりました。

数年前から契約を自動更新している場合には、業者のセキュリティ対策が現在も有効かどうかの見直しが求められます。また、秘密保持契約の締結状況や損害賠償に関する枠組みも、改めてチェックすべき重要なポイントです。

ポイント3：契約プラン・割引・料金改定

パッケージプランや条件付きの割引が適用されている場合、契約内容の変更によって割引対象から外れたり、逆に新たな割引が適用できたりすることがあります。料金改定の可能性や、契約期間中に改定があった場合はすぐに新料金が反映されるのか据え置きになるのかも含めて、業者に相談しておくと安心です。

ポイント4：サービス内容・業務範囲・緊急対応

特に変更の予定がなくても、定期的な契約形態や業務範囲の見直しは欠かせません。現状の課題を相談することで、より効率的な契約プランや新サービスが適用できる可能性もあるでしょう。また、緊急対応や業務量の増減に伴う追加料金、対応例などを確認しておけば、予期せぬトラブルに備えられます。

ポイント5：企業の今後を相談

業務拡大や人員増など、今後の展開を見越して業者へ相談することで、最適なプラン提案が期待できます。事前に契約を整えておくことで、将来の変更手続きの煩雑さの軽減が可能です。

ポイント6：”納得できない”ときは我慢しない

契約を見直した結果、納得できない点が残る場合は、問題解決のために何らかの対応を検討する必要があります。契約内容を調整するだけで解決するケースもあれば、再交渉や業者変更を視野に入れるべきケースもあるでしょう。経営に欠かせない経理業務を委託するのですから、「納得できるかどうか」は重要な判断基準です。

業者変更の実践ステップ

中小企業向けの経理アウトソーシング業者は数多く、選ぶのに迷うこともあるでしょう。しかし、安易な業者選びは、同じ失敗を繰り返すことになりかねません。また、自社の経理業務を円滑に進めるため、業者変更は慎重かつ計画的に行う配慮が求められます。

以下に、業者変更で後悔しない5つのステップを紹介します。

ステップ1：不満・不安の明確化が重要

まず、既存の契約に対して、自社が抱く不満や不安を洗い出すことが重要です。こうすることで、自社が求めていることとの齟齬が浮き彫りになり、改善点が明確になります。業者変更はせずに交渉だけを予定している場合でも、「不満＝要望」を明らかにしておきましょう。

コストがかかりすぎる

経理アウトソーシングを利用する目的が「コスト削減」の場合、自社が支払っている料金が他よりも割高であれば、業者を変更する理由として十分です。しかし、料金は業務範囲や作業量などによって大きく異なるため、ネット上の相場情報や基本料金例は参考程度にとどめることが大切です。

サービスの質が合わない

経理アウトソーシングを導入したものの、当初の期待に反して十分な成果が得られないケースもあります。たとえば、業者が自社とは異なる業務フローを採用していたり、業種特有の業務に対応できなかったりすることも原因になるでしょう。このような不満を抱え続けるより、別の業者への変更を前向きに検討することをおすすめします。

担当者が信頼できない

業者の窓口担当者とのコミュニケーションは、業務の円滑化や信頼性の確保に重要な要素です。もしも、担当者からの報告や説明が遅れたり、内容が不十分だったり、専門用語ばかりで理解しにくかったりする場合は、業者に対する不信感につながります。

この場合は、まず担当者を交代できるかを確認し、改善が見られなければ、業者変更も検討すると良いでしょう。

経営状況の変化

新規事業の展開などによっては、経理に専門性の高い処理が必要になることがあります。海外との取引に伴う税務申告などは、専門的なノウハウのある業者でなければ対応できません。企業成長に伴い、業者の切り替えも視野に入れておく必要があります。

経理業務を委託する税理士を変更する際のポイントについては、下記コラムでも紹介しています。
https://keiri-outsourcing.com/column/column-5815/
税理士に感じる10の不満！解決策と良い税理士の見つけ方

ステップ2：契約の確認

解約のタイミングによっては費用が発生する可能性があるため、現在の契約内容をしっかりと確認します。特に、解約予告期間・違約金・中途解約ペナルティなどが設定されているかどうかが重要なポイントです。

理想は、余計なコストをかけずに契約を終了させることですが、契約を継続することで自社に損失が生じるケースでは迅速な対応が求められます。自社の決算時期なども踏まえ、経理業務に影響が少ないタイミングで手続きを進めることをおすすめします。

ステップ3：業者の比較検討

新たに契約する業者を選定する際には、複数業者の比較検討が欠かせません。前述した6つのチェックポイントを参考に、自社の業務内容や体制に合ったサービスを提供できる業者を選ぶことが大切です。

このときの注意点として、以下の点が挙げられます。

評判よりも自社に合うかどうか

知名度が高く、口コミなどの評判が良いからという理由だけで業者を選ぶことは、避けましょう。表面的な評価よりも、自社にとっての適合性を見極めることがポイントです。

基本料金・平均価格に注意

業者のホームページなどで公開されている料金は、多くの場合「基本料金」や「平均価格」です。いわば最低価格であり、実際の契約料金とは大きく異なる可能性があります。必ず、業者に希望を伝えて、詳細な個別見積もりを依頼しましょう。

クラウド対応やツールの互換性

経理アウトソーシングと並行して会計システムの導入を実施するケースがあります。この方法は、より効率的なアウトソーシングを行うために有効です。

このとき、業者が推奨するツールと自社で導入しているツールとの互換性、データの移行方法、ファイルの共有やオンラインサポートなどのクラウド対応について、事前に確認しておきましょう。

営業担当者と窓口担当者の違い

契約前の見積や説明で話をする営業担当者と、契約後にやりとりをする窓口担当者は、異なるケースが多いでしょう。実務を任せる窓口担当者が信用できるかどうかは、運用の成否に直結する重要ポイントです。契約前に実務担当者と話がしたい希望を伝えてみると、実現する可能性があります。

ステップ4：現契約の解約

新しい業者を決定したら、現在契約している業者に対して、指定の方法で解約の通知を行います。不満があって契約を終了させる場合でも、正直に理由を伝える必要はありません。解約日を調整し、資料やデータの返却などの必要な手続きに進みましょう。

ステップ5：新契約による業務開始

業者の切り替えは、経理業務に支障が出ないようにタイミングを慎重に調整する必要があります。特に、業務の引き継ぎやデータの移行がスムーズに行えるよう、新しい業者との連携を密に行ことが重要です。

まとめ

経理アウトソーシングの目的は、自社の業務効率化を図ることです。契約をなんとなく継続していると、無駄なコストや生産性の低下につながる可能性があります。

契約を定期的に見直し、必要に応じて内容や業者を変更しながら常に最適化することが重要です。

弊社では、丁寧なヒアリングにより、貴社に最適な経理アウトソーシングのプランをご提案いたします。

初回相談は無料で対応しておりますので、この機会にぜひお問い合わせください。

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この記事を担当した税理士

株式会社YMG コンサルティングラボ部長代理興梠　貴裕

保有資格弥生インストラクター資格 / 日商簿記３級

専門分野IT

経歴業務系システム業界に身を置いて12年目。様々な業種のお客様のシステム導入に関する多くの相談実績が有り導入実績も多数。常にお客様目線で対応し、お客様の課題解決に全力で取り組む姿勢に定評有。

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