アウトソーシングのデメリットと対策。理解すれば、より効果的に利用できる。

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コラム

2023.11.10: アウトソーシングのデメリットと対策。理解すれば、より効果的に利用できる。

アウトソーシングとは

そもそもアウトソーシングとは、どういうことでしょうか。

アウトソーシングをひとことでいうと、自社の業務の一部を外部の企業や個人に委託することです。

自社内ですべての業務を管理、運営できれば良いかもしれませんが、それはほぼ不可能でしょう。

特に中小企業においては、マンパワーの不足などにより多様な業務を社内ですべて賄うことは困難です。

データ入力、コールセンター、採用、社員研修、情報システム関係などさまざまな業務をアウトソースする場合があります。

●アウトソーシングの目的

アウトソーシングの主な目的は、自社に不足している人材やサービスを外部に委託し、自社のコスト削減、業務効率化、生産性向上などをはかることにあります。

たとえば、煩雑なうえに業務が売り上げに結びつかないバックオフィスなどの間接部門などをアウトソースしている企業は多くあります。

それは、間接部門の人材を社内に多数抱えるより外部の力を借りたほうがコスト削減や効率化につながると企業が判断するためです。

限られた自社のリソースを利益や収益を生む主要業務に集約し、企業の生産性を向上させるののです。

アウトソーシングするデメリット1：社内にノウハウが蓄積されない

しかし、自社のある業務をアウトソーシングすると、その業務については外部に任せっきりといった状況になってしまいがちです。

アウトソーシングをした業務を社内で全く把握しなくなってしまうと、それらの業務に精通している者がいなくなり、急な対応などに支障をきたす場合があります。

また、いつまでも社内にノウハウが蓄積されないため、将来的に問題化する可能性もあります。

●解決策：コミュニケーションを大切にする

アウトソーシングをしたからといって、それらの業務が自社からなくなるわけではありません。そのため、外部に任せっきりといった状況にならないようにしましょう。

アウトソーシングのデメリットは内部管理できなくなることです。丸投げするのではなく、むしろアウトソーシング会社と密に連絡を取り、進捗状況を確認しておく必要があります。

アウトソーシング会社と定期的にコミュニケーションをとり、「何を目的としてどのような作業をしているのか」「今どこまで進んでいるのか」確認しましょう。そうすることで、自社でも業務把握できるようになります。

将来的に、経理業務を内製化する「自計化」を検討している場合は、業務のマニュアル化や引き継ぐ人材を並行して育てるなど準備をしておく必要もあるでしょう。

アウトソーシングするデメリット2：情報漏えいリスクが生じる

自社の機密情報を含んだ業務をアウトソーシングすることにより、単純に社外に情報が出されるといった観点からは、アウトソーシングする前と比べると新たに情報漏えいリスクが生じることになります。

●解決策：SLAを締結する

自社の業務をアウトソーシングすることによる情報漏えいリスク対策としては、SLA（Service Level Agreement：サービス品質保証）を締結するという方法があります。

SLAは、ITサービスにおいて、サービスを提供する事業者がサービスの契約者に対し、品質を保証するための契約です。
SLAの契約においては、アウトソーシングする業務の内容や範囲、品質水準、それらの情報へのアクセス権利者、アクセスできる場所及び時間、万一の際の罰則等を細かくルール化し、契約書に明確に記載しておきます。

また、SLAの締結は、自社が提供しているカスタマー向けサービスなどの品質保証と、万一のトラブルの際の補償内容などにも役立ちます。そのため、業務をアウトソーシングする際は必ず締結するようにしましょう

●信頼のおける委託先なら、むしろセキュリティレベルは高い

アウトソーシング化は、自社の機密情報を外部に出すことになります。情報漏えいのリスクが高まることからアウトソーシングに消極的な事業者も少なくないでしょう。

もちろん、委託先企業のセキュリティ対策については確認する必要がありますが、が信頼のおけるアウトソーシング先であれば、自社内より高いセキュリティを保っていることのほうが多いでしょう。

アウトソーシングするデメリット3：費用対効果が悪くなる可能性がある

アウトソーシング化の目的は前述の通り、コスト削減、業務効率化、生産性向上などあります。しかし、コストをかけてアウトソーシングしても状況によっては、かえって費用対効果が悪くなる可能性もあります。

たとえば、自社特有の業務が多い場合、アウトソーシング会社が業務に対応するための仕組みなどを構築する必要があります。

固別の対応をするために工数がかかってしまうと、アウトソーシングの費用が高くなってしまうかもしれません。また、業務の一部をアウトソーシングできずに結果的に自社で行うこととなってしまうなど、思うように業務効率化がはかれないこともあります。

●解決策：自社の状況や目的と合った委託先を探す

アウトソーシングを行うことにより、費用対効果が悪くなってしまっては意味がありません。アウトソーシングをする際には、しっかりと自社の状況や課題の洗い出しをし、目的を明確化させ、アウトソーシング会社と綿密な打ち合わせを行う必要があります。

また、対応できる業務については、アウトソーシング会社ごとに得意とするものが異なります。自社の目的が達成できるようなアウトソーシング会社を選定し、アウトソーシング会社に自社の状況や課題を具体的に伝えることを意識しましょう。そうすれば、効率的な改善策が見つかるはずです。

アウトソーシングするメリット

アウトソーシングのデメリットとその対策を理解し、それらの対策を講じることにより、アウトソーシングには、次のような素晴らしいメリットがあります。

●人件費や固定費、消耗品費などが削減できる

自社の状況や目的に合った業務をアウトソーシングすることで、無駄な人件費や固定費、消耗品費などを削減できます。また、費用対効果の面からも効果的です。

たとえば、ノウハウや人員が不足していたことで長時間労働となり人件費がかかっていた業務などは、アウトソーシングすることで人員や残業代といったコストの削減につながるでしょう。

また、紙ベースで行っていたために発生していた紙代やインク代などの消耗品費、資料などを保管する倉庫代などの費用削減も期待できます。

社外で管理されていることの安心感

アウトソーシングすることで、社内で管理する以上に安心感が生まれる場合もあります。

たとえば、それまで業務を担当する人材が限られていたために生じてしまっていた「業務の属人化」といった状況が、アウトソーシングすることで解消されます。

属人化が避けられれば、担当者が変わっても業務内容をスムーズに引き継ぐことができるでしょう。

コア業務に専念でき、生産性向上が期待できる

直接的に利益に結びつかないバックオフィス業務をアウトソーシングすることで、従業員が直接的に利益に結びつくコア業務に専念できるようになります。

直接費の比率を高め間接費を下げることで、企業全体の生産性向上が期待できます。

モチベーションアップで品質向上が見込める

手間のかかるバックオフィス業務などをアウトソーシングすることで、従業員に残業や休日出勤を強いることがなくなります。

また、休みが取りやすくなるなど余裕ができることは、従業員のモチベーションアップ、しいては品質向上にもつながるでしょう。その結果として、企業に対する愛着心や満足度もあがることも期待できます。

まとめ

アウトソーシングを利用することになかなか踏み切れない中小企業も、アウトソーシングのデメリットとその対策を理解すれば、不安も払拭されるのではないでしょうか。

アウトソースする際は、業務内容と、アウトソースの目的、費用対効果などの分析が欠かせません。

デメリット大きく上回るメリットがあることを理解し、業務の効率化、コスト削減、生産性向上など大きな効果が期待できるようであれば、アウトソーシングを利用してみてはいかがでしょうか。