無料相談は、何をどこまで相談できる？無料相談を上手く活用する方法 - 神奈川横浜・町田経理アウトソーシングオフィス

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コラム

2023.11.10: 無料相談は、何をどこまで相談できる？　無料相談を上手く活用する方法

無料相談は、何がどこまで無料なのか

まずは、経理アウトソーシング会社が実施している無料相談は、どこまでが無料なのか、
無料相談の範囲について確認してみましょう。

無料の範囲を確認する

1：相談の間は無料というパターン

契約に至るまではすべて無料で相談できるというパターンです。

料金が発生しないため、安心して気軽に相談できます。一般的に、経理アウトソーシングは、こちらのパターンが多いですが、だからといって何度も相談するのは非常識です。

また、無料相談の回数に上限を設けている場合もあるので確認しましょう。

2：時間内の相談は無料というパターン

内容にかかわらず、「初回60分まで」など制限時間内の相談は無料というパターンです。弁護士相談に多いパターンですが、税務相談などに適用されているケースもあります。

時間を過ぎると有料になってしまう点が気になるかもしれませんが、相談を受ける会社のほうでも時間を考慮しながらうまく対応します。

制限時間を超えたために料金を請求される、ということはまずないでしょう。とはいえ、時間内を有効活用するためにも事前に相談内容を決めておくと良いでしょう。

無料相談でできること

次に、無料相談ではどのような内容まで答えてもらえるのか確認してみましょう。無料相談で確認できることは、次のようなことが挙げられます。

自社の状況確認

まずは率直に自社の状況を漏れなく伝えましょう。

自社の状況が正しく伝わらないと、アウトソーシング会社も的確なアドバイスができません。

自社に経理・総務の経験が豊富な社員がいるものの業務量が多すぎて手が回らない、そもそもスキルのある社員が一人もいないなど、状況は企業それぞれ異なります。

限られた時間で要領よく説明するためにも、予め自社の状況や課題をまとめておくとよいでしょう。

課題に対応するサービスの確認

経理業務は、経費精算、売上・請求業務、買掛・支払業務、伝票確認、決算業務、システム導入サポート、給与計算、年末調整など多岐にわたります。

それらの経理業務すべてをアウトソーシングするのか、それとも一部なのか、自社の状況や費用対効果を考える必要があります。

アウトソースすることで何を解決したいのか、そのためにどのような手段をとるべきかを提案してもらうとよいでしょう。

予算確認と見積り作成

自社の状況に応じて、経理業務をすべて依頼する場合、もしくは、経理業務の一部を依頼する場合など、複数のパターンの見積もりを作成してもらいましょう。

その際、アウトソーシングにかける予算も伝えておきましょう。そうすると金額に沿った見積もり作成や提案をしてもらいやすくなります。

費用対効果の確認

見積もりが出てきたら、その業務をアウトソーシングすることで発生するコストと、アウトソースせず社員が業務を担当し続けた場合のコストとを客観的に比較してみます。

そして、費用対効果の観点から、経理アウトソーシング会社に依頼すべきかどうかを検討します。

コスト面だけでなく、アウトソーシングすることで生まれる、売り上げに直結するコア業務への好影響、働く環境の改善などにも着目するようにしましょう。

無料相談の流れ

では、実際に無料相談をする場合の具体的な流れをみていきましょう。

①無料相談の申込

無料相談を希望する場合、経理アウトソーシング会社へ電話で問い合わせるか、その会社のホームページ内の専用フォームから申込みます。

申し込み時、具体的すぎる内容や、社外にオープンにするのは避けたい数字などは記載せず、実際に無料相談をする際に伝えるようにしましょう。

その際は、申し込み後に電話やメールで詳しく伝えておくと、予め先方も提案内容等を準備することができ、無料相談の当日もスムーズに進むでしょう。

②日程の確認

申し込み後、経理アウトソーシング会社の無料相談の担当者と面談日程の調整を行います。
1回あたりの相談時間を聞いておくと良いでしょう。

③無料相談当日

相談をする際には、予め自社の状況等をまとめた書類などを見せながら説明すると、担当者に状況が伝わりやすくなります。繰り返しになりますが、限られた時間ですので、効率よく使うことを意識しましょう。

また、無料相談をした当日には契約をせず、いったん自社に持ち帰って検討するほうがよいでしょう。改めて費用対効果の観点から考え、アウトソーシングすることがベストではないかもしれません。最初からその1社だけに相談するつもりでも、他の会社を検討する場合も同様です。

④無料相談後の返答

無料相談後、実際にその経理アウトソーシング会社に業務を依頼するか否か、依頼する場合の依頼内容について検討し、その結果を先方に伝えます。業務内容、契約期間、追加で発生する費用などについて、不明確な点があれば改めて確認するとよいでしょう。

いろいろな相談方法

無料相談の方法については、次のような種類があります。最近はオンラインでの相談が増えていますが、自社に合った方法を選ぶとよいでしょう。
たとえば、対面での面談を希望する場合、原則オンライン面談を実施している経理アウトソーシング会社にも打診してみると良いでしょう。交通費などは応相談になりますが、柔軟に対応してくれる場合もあるので、遠慮なく希望を伝えてみましょう。

委託先事務所での面談

経理アウトソーシング会社のオフィスなどで無料相談を実施する方法です。メリットとしては、その会社の様子などが見える点です。実際に見ることにより、その会社が自社にとって信頼でき、安心して依頼できるどうかの判断材料となります。

自社での面談

アウトソーシング会社の担当者が自社を訪問し無料相談を実施する方法です。メリットとしては、担当者が自社の様子を実際に見ることで、社内の状況についてより的確に把握できることです。それにより、自社の課題やアウトソーシングで解決できるポイントをより具体的に答えてもらえる可能性があります。

オンライン面談

ZOOMなどを利用しオンラインで無料相談を実施する方法です。メリットとしては、出かける必要がないため移動時間が節約できることです。ただし、実際に対面しての面談と比べると、お互い相手の会社の様子までは見えません。また相手の表情が読みとりにくかったり、対面より相談内容が伝わりにくかったりするといったメリットもあります。

無料相談でチェックすべき点

それでは、どのような点を無料相談でチェックしておくべきでしょうか。そのアウトソーシング会社と実際に契約する場合、基本的に契約期間中は業務を委託することになります。本当に任せられる会社なのか、費用以上に成果が得られそうかなど、無料相談の時点でもしっかりとチェックすべきです。

信頼できる事務所かどうか

無料相談で経理アウトソーシング会社に出向いた際は、会社が入っているビルの外観、社内の清潔感や整理整頓が行き届いているか、さらには担当者を呼び出す様子などもチェックするようにしましょう。アウトソーシング会社の企業規模や実績以上に、社員の対応に、誠実さや清潔感があるかなどの印象も重要です。

信頼できる担当者かどうか

対面でもオンラインによる無料相談でも、アウトソーシング会社の担当者の様子を確認することは可能です。自社の質問に対する担当者の返答があいまいである場合や、話していて信用しきれないと思う場合は、その会社と契約することは止めた方がよいでしょう。また、アウトソーシング会社の担当者と自社の担当者との相性も重要です。担当者同士が気持ちよく仕事できるかといった点も念頭において、じっくりと見極めましょう。

まとめ

経理アウトソーシング会社に業務を依頼するかどうかお悩みの場合は、まずは無料相談することで、次のステップに進むことができます。
臆さずに一歩踏み出し無料相談をすると、自社の経理業務をアウトソーシングすべきか、アウトソーシングをすることでどのような効果が期待できるのかが、イメージしやすくなります。
無料相談をすることで、自社の課題がわかり、業務改善のヒントが得られます。無料相談の結果、アウトソーシングをしないという結論になることもあるでしょう。しかしそれも、無料相談をしたことが現状把握につながったといえます。もし少しでも自社の経理業務についてお悩みがあるようでしたら、無料相談を活用してみてはいかかでしょうか。