給与計算代行とは？

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給与計算業務は、関連する規則が多く、業務も煩雑です。
また、給与計算業務に関するミスは従業員からの信用問題に直結しかねません。

以下では、そもそも給与計算とは何なのか、そして解決策である給与計算代行のおススメポイントをご説明します。

「給与計算代行」とは？

給与計算代行とは、社員や契約社員に対する給与支給額を計算する「給与計算業務」をアウトソーシングすることです。
そもそも、「給与計算業務」とはどのような業務なのか？以下でご説明していきます。

業務内容

給与計算業務は、
①毎月の作業
②特定の時期に行う作業
に分かれます。

①毎月の作業
従業員への給与計算は毎月発生するものかと思います。
これまで経理や、身内の方に任せっきりだった場合は、細かく分けると何があるか正確には分からないという方もいらっしゃるかと思うので、毎月どのようなルーティンが発生するのか、順にご説明していきます。

1.労働時間の計算
出勤日数、勤務時間、残業時間等をタイムカードなどの記録から集計します。就業規則で外勤手当、出張手当などが規定されている場合には、その時間も分けて集計する必要があるので注意しましょう。

2.支給額の計算
基本給や諸手当、時間外手当などを計算し、総支給額を計算します。
昇給のタイミングでは、前月と基本給が異なる可能性があるので注意しましょう。

3.控除額の計算
社会保険料や税額を計算して毎月の総支給額から控除を行い、手取り額を計算します。
住民税は前年の収入によって計算されますので、計算には注意が必要です。
また、上記以外にも、持株会や積立等の控除が必要な事柄がある場合には一緒に計算し、控除を行います。

②特定の時期に行う作業
毎月行われる給与計算業務以外にも、給与計算に関する業務は存在しており、経理担当者の負担が大きくなっている場合があります。
定期的に行われる作業についてご説明いたします。

1.新入社員対応
新入社員が入る際には、新入社員の状況を把握する必要があります。
特に、通勤・住居・資格手当、前年の収入に課税される住民税などは、社員ごとに額が異なります。
入社時に状況を確認しておくことが必要となります。

2.賞与対応
企業によって回数や時期が異なりますが、賞与計算も給与計算業務の一つです。
会社の評価制度に従って賞与を計算したうえで控除額を計算する必要があります。

3.年末調整
その年最後の給与支払の際に、毎月の給与から事前に徴収した所得税と、その年納付すべき税額とを比較し、過不足額の精算を行う業務をいいます。
ほとんどの企業は12月に行います。

4.退職金
従業員が退職する際、退職金の計算をする必要があります。
会社の規則に従い、退職金の計算を行います。
退職金の支払いには、「一時金」「年金」の2つの種類があります。

「一時金」として支払う際には、所得税と住民税が課税されます。
ただし、所得税には「退職所得控除」が適用されるため、通常の所得税とは課税割合が異なるため、注意が必要です。
一方、「年金」として支払う際には、他の公的年金収入と合算して「雑所得」として計算されます。

退職金の計算を行う際には、会社の規則を確認したうえで法に従って手続きを行う必要があるのです。

給与計算に関する法律

給与計算は、法令の規定を大前提とした企業の給与によって行われます。
当然ですが、法令の規定に違反した企業の給与規定は違法となります。
給与計算に関わる法律は主に以下となります。

1.労働基準法
労働基準法とは、労働条件の最低基準を定めている法律です。
給与に関する規定として、労働基準法24条の「賃金支払い5原則」が挙げられます。
24条では、賃金は「①通貨で②直接労働者に③その全額を④毎月1回以上⑤一定の期日を定めて」支払わなければいけないと規定されています。
つまり、年俸制の企業でも12分割にして毎月支払う必要があります。
ただし、①②に関しては「労働者の指定する本人名義の口座に」「所定の期日に賃金全額を引き出せること」を条件に口座振り込みが可能です。
また、③に関しても「他の法令の定めや労働組合等での合意があれば」控除した金額での支払いでも可能となっています。

2.所得税法
所得税法とは、個人の所得に対する税金について定めている法律です。
給与計算に関わる部分では、使用者が労働者に対する源泉徴収義務を負っており、給与や報酬を支払う場合にはその額に応じた所得税を差し引く必要があります。
また、その所得税は原則として実際に給与を支払った月の翌月10日までに国に納付する必要があります。

3.最低賃金法
最低賃金法とは、使用者が労働者に対して支払う給与の最低額を定めている法律です。
各都道府県ごとに最低賃金が定められているため、各企業はこれを下回ることのないよう、雇用契約を結んだり、実際に給料の支払いを行う必要があります。

4.36協定
36協定とは、労働基準法36条に基づく労使協定の通称です。
労働基準法では、「法定労働時間」が定められており、労働時間は原則として1日8時間、週40時間以内と規定されています。
法定労働時間を超えて労働者に時間外労働をさせる場合には36協定の締結と所轄労働基準監督署長への届出が必要となります。
給与計算の際、労使協定の内容に反した労働実績がないか、注意する必要があります。

このようなお悩みの方におすすめ！

第一章では「給与計算代行」についてご説明しました。
経営者の方々の印象より多くの工数・負担がかかっているのが給与計算業務です。
本章では、給与計算代行をおススメしたいお客様のお悩みについて、整理します。

経理担当者の負担が大きく残業時間が多い

経理担当者の残業が常態化し、負担の大きさからミスが増える、従業員の退職が発生しているなどとお困りの経営者の方も多いかと思います。
給与計算業務は、月末や月初など、企業ごとに毎月決まった期間に行います。
そのため、時期によって業務量が大きく増えるため、他にも業務を抱えている経理担当者の負担はますます大きくなっています。
特定の期間に業務が集中する給与計算業務を外注すれば、経費の削減や負担軽減に繋がり、業務を効率化することができます。

給与計算業務にミスが多い

自ら給与計算をしているがミスが怖い、経理担当者が高齢でミスが目立つという方も、給与計算代行を検討することをおすすめします。
第一章でご説明した通り、給与計算業務は関連する法令・規則が多く存在します。
また、従業員ごとに扶養家族の有無、勤続年数、基本給等が異なるため、計算が煩雑です。
長年給与計算業務を担当している従業員でも、計算ミスが発生する可能性が高くなってしまいます。
給与の計算ミスは、法令・雇用契約違反に繋がります。
最悪の場合、企業の信用問題に発展しかねません。
煩雑でミスが起こりやすい給与計算業務を専門家に外注すれば、ミスが減り、法令・契約違反を防ぎ、リスクを事前に減らすことができるのです。

従業員の個人情報の管理に不安を覚えている

経理担当者が従業員の個人情報を把握している点に不安を覚えていらっしゃる方も多いかと思います。
給与計算を行うためには、従業員の基本給や評価を把握する必要があるだけでなく、従業員の被扶養者の情報を把握する必要があります。
そのため、給与担当者は従業員の個人情報を詳細に把握することになります。
業務に必要な事柄ではありますが、同僚に個人情報を知られることに抵抗を感じる従業員も多いでしょう。
給与計算業務を専門家に外注すれば、個人情報を同僚に知られる必要がなくなります。
無用な心配を無くすことができるのです。

給与計算代行を導入すると実現可能になること

前章では、給与計算代行をおススメしたい、お悩みについてご説明しました。
本章では前章のまとめとして、給与計算代行を導入すると実現できることをご説明します。

ミスが減る

前述の通り、給与計算には関連する法令・規則が大量かつ煩雑です。
多くの情報を把握する必要があるということは、同時にミスが起きる可能性が大きくなるということです。
ミスが起き、都度の対応・確認が多くなると日々の管理の手間が増える一方です。
また、給与計算業務は多くの個人情報を把握する必要がある点にも言えることですが、無用なリスクを減らすことができます。